别再把Excel当成一个只会算数的闷葫芦了。

它肚子里的墨水，比你想象的要多得多。今天就聊聊怎么让这个天天见的家伙，变成一个能掐会算、到点就提醒你的贴身秘书。没错，就是Excel的提醒功能。

你是不是也有过这样的瞬间？盯着一张密密麻麻的表格，项目截止日期、合同续签日、员工试用期到期日……像一片沉寂的数字海洋。你以为自己都记着呢，结果呢？老板一个电话打过来，“那个XXX合同怎么还没续？”，你脑子里“嗡”的一声，瞬间石化。

这种“我以为我记得”的错觉，是效率的大敌。而解药，就藏在你眼前的Excel里。

第一层境界：让颜色为你说话 —— 条件格式

这是最直观，也是最不需要动脑子的方法。简单粗暴，但效果拔群。我管它叫“交通灯”提醒法。

想象一下，你有一列“到期日期”。我们要做的事，就是让Excel自己判断，哪些快到期了，哪些已经过期了，然后用不同的颜色给你标出来。红色代表“火烧眉毛”，黄色代表“得抓紧了”，绿色代表“高枕无忧”。

怎么搞？

别慌，跟我一步步来。假设你的到期日期都在D列，从D2单元格开始。

1. 选中你要设置提醒的整个D列（或者具体的数据范围，比如D2:D100）。
2. 在菜单栏里找到“开始”选项卡，然后点那个大大的 条件格式 按钮。
3. 在下拉菜单里，选择“新建规则”。
4. 弹出的窗口里，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。这个选项是万能的，自由度最高。

现在，重头戏来了，就是那个“公式”。

场景一：过期提醒（亮瞎眼的红色警告）

如果一个任务的到期日已经过了今天，那它就必须是红色的。公式怎么写？

很简单，就一行：=D2<TODAY()

解释一下：TODAY() 这个函数，就是获取“今天”的日期。整个公式的意思是，如果D2单元格的日期，小于今天的日期（也就是已经过去了），那么这个条件就成立。

然后，点击旁边的“格式”按钮，在“填充”选项卡里，选一个你觉得最刺眼的红色。确定，确定。

搞定。你看，所有过期的日期，是不是瞬间就被染上了“罪恶”的红色？它们在屏幕上尖叫，你不可能再忽视它们了。

场景二：临期提醒（温柔的黄色预警）

我们总不能等到过期了才行动吧？得提前预警。比如说，我想让未来7天内到期的任务，都显示成黄色。

公式稍微变一下：=AND(D2>=TODAY(), D2<=TODAY()+7)

这个 AND 函数是关键，它要求括号里的所有条件都必须同时满足。所以这个公式的意思是：D2单元格的日期，必须大于等于今天，并且小于等于今天往后推7天的那个日期。完美地圈定了“未来7天”这个范围。

同样，去“格式”里给它配一个醒目的黄色。

你可以根据自己的需要，设置更多的规则。比如30天内到期的用淡黄色，15天内用深黄色，3天内用橙色……只要你愿意，可以搞出一个彩虹渐变。

这就是 条件格式 的魅力。它是一种被动的、视觉化的提醒。它不会跳出来打扰你，但只要你一打开表格，那些色彩斑斓的单元格就会立刻抓住你的眼球，告诉你工作的优先级在哪里。它把一个死气沉沉的数据表，变成了一个动态的、有生命力的仪表盘。

第二层境界：让弹窗对你咆哮 —— VBA宏

颜色提醒虽好，但对于某些“拖延症晚期患者”来说，可能还不够。他们需要的是一个能主动跳出来、指着鼻子提醒的“监工”。

这时候，我们就得请出Excel里的终极武器了——VBA。

听到VBA，很多人头都大了，觉得那是程序员才玩的东西。别怕，今天我们不讲那些复杂的编程理论，就给你一段现成的、能直接抄作业的代码。你只需要知道把它贴在哪里，它就能为你工作。

我们的目标是：每次一打开这个Excel文件，它就自动检查一遍所有任务，如果发现有今天到期的，或者已经过期的，就弹出一个窗口提醒你。

这简直就是魔鬼闹钟，你想装睡都不行。

来，深呼吸，我们开始召唤这个“数字恶魔”。

1. 首先，你的Excel文件得另存为 .xlsm 格式，也就是“启用宏的工作簿”。不然VBA代码就是一堆废纸，根本运行不了。
2. 按下快捷键 Alt + F11，你会进入一个看起来很高级的界面，这就是VBA编辑器。
3. 在左侧的“工程”窗口里，找到一个叫 ThisWorkbook 的东西。双击它。
4. 右边会弹出一个空白的代码窗口。现在，把下面这段“咒语”复制粘贴进去：

```vb Private Sub Workbook_Open() Dim i As Long Dim lastRow As Long Dim reminderMsg As String

'--- 这里修改成你的工作表名字和日期列 ---
Dim ws As Worksheet
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") '把"Sheet1"改成你的工作表名

lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "D").End(xlUp).Row '假设日期在D列
reminderMsg = ""

For i = 2 To lastRow
    '检查D列的日期是否小于等于今天，并且A列的任务状态不是“已完成”
    '你可以根据需要修改条件，比如A列是任务名称，B列是状态
    If ws.Cells(i, "D").Value <= Date And ws.Cells(i, "B").Value <> "已完成" Then
        reminderMsg = reminderMsg & "任务: " & ws.Cells(i, "A").Value & " (到期日: " & CDate(ws.Cells(i, "D").Value) & ")" & vbCrLf
    End If
Next i

'如果reminderMsg不是空的，说明有需要提醒的事项，就弹窗
If reminderMsg <> "" Then
    MsgBox "老大，有事情要处理啦！" & vbCrLf & "------------------------" & vbCrLf & reminderMsg, vbExclamation, "待办事项提醒"
End If

End Sub ```

别被这堆英文吓到。我给你翻译翻译这段代码在干嘛：

• Private Sub Workbook_Open()：这句是核心，它的意思是“当这个工作簿被打开的时候，就执行下面的所有操作”。
• Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")：这句是告诉电脑，我们要操作的是哪个工作表。你只需要把里面的 Sheet1 改成你自己的表名就行。
• lastRow = ...：这句是自动找到你数据区域的最后一行，很智能，不用你手动改。我们假设日期在 D 列，任务名在 A 列，任务状态在 B 列。你根据自己的表格布局改动那几个字母就行。
• For i = 2 To lastRow ... Next i：这是一个循环，它会从第2行开始，一行一行地检查到最后一行。
• If ws.Cells(i, "D").Value <= Date And ws.Cells(i, "B").Value <> "已完成" Then：这是判断条件。如果D列的日期小于等于今天（Date就是VBA里的TODAY()），并且，B列的状态不等于“已完成”，那么……
• reminderMsg = ...：就把这个任务的信息（任务名和到期日）记录下来。
• MsgBox ...：最后，如果记录下来的信息不是空的，就用 MsgBox 这个命令，把所有待办事项“Duang”一下，弹到你脸上！

现在，保存你的文件，关掉它。

然后，重新打开它。

看到了吗？那个弹窗！它带着你设定的标题和内容，不由分说地占据了你的屏幕中央。除非你点击“确定”，否则休想对表格进行任何操作。

这种 VBA 带来的主动式、强制性提醒，对于管理复杂的项目清单、跟进大量的客户续约，简直是神器。它把Excel从一个被动的信息记录工具，变成了一个主动的、会思考、会说话的数字管家。

还有些不一样的玩法

当然，Excel的提醒功能远不止这两种。

你甚至可以结合数据验证功能，来做一个事前预防。比如，在录入“计划完成日期”时，设置数据验证的规则，只允许录入今天之后的日期。如果有人想录入一个过去的日期，Excel会直接弹窗报错：“嘿，朋友，别开玩笑了，这日子都过去了！” 这不也是一种提醒吗？提醒你别犯低级错误。

更高级的玩家，甚至会用VBA去调用Outlook，实现邮件提醒。比如，在合同到期的前三天，自动给相关负责人发送一封提醒邮件。这已经超出了Excel本身的范畴，是办公自动化的领域了，但它的根基，依然是Excel里的那一个个日期。

说到底，工具是死的，人是活的。

大部分人只是把Excel当成一个电子版的方格纸，用来填数字、画表格。但只要你稍微深入一点，去理解它背后的逻辑，去挖掘 条件格式 的色彩潜力，去触碰 VBA 的自动化魔力，你就会发现一个全新的世界。

别再让你那些重要的日期，静静地躺在单元格里睡大觉了。用颜色唤醒它们，用弹窗命令它们。去折腾，去尝试，把你的Excel，从一个沉默的仆人，调教成一个能干的、甚至有点话痨的提醒助手。

去吧，去驯服那头名叫Excel的巨兽。