Excel表格怎么打印设置

说起Excel打印设置，很多人一听就头疼，感觉比算账还麻烦。我当初也是这么觉得的，每次弄完一份报表，满心欢喜地按打印，结果出来一塌糊涂，不是缺胳膊少腿，就是字体小得像蚂蚁搬家。那种抓心挠肝的感觉，至今还记忆犹新。今天就跟大家唠唠，这Excel打印设置到底是怎么回事，怎么才能让它乖乖听话，把咱们想要的东西，原原本本地呈现在那张纸上。

首先，得明白，Excel表格在屏幕上看，那叫一个随心所欲，想怎么摆就怎么摆。但它一旦要“上岸”，变成纸张，那就有规矩了。打印机可不像电脑屏幕那么“大度”，它有自己的尺寸限制，有自己的“脾气”。所以，咱们得先跟打印机“打个招呼”，让它知道咱们要打印啥，要怎么打印。

最最基础的，就是页面布局。这个东西，就相当于给你的打印稿“量体裁衣”。打开Excel，你会看到顶部菜单栏里有一个“页面布局”选项。点进去，里面有一堆东西，别被吓到，咱们一个一个来。

纸张大小，这个是最容易被忽略，但也是最重要的。你用A4纸打印，总不能设置成A3吧？所以，先确保这里选的是你实际用的纸张大小。不然，打印出来不是被裁掉，就是满页白纸，那叫一个郁闷。

方向，横向还是纵向？这个看你的表格内容。如果你的表格，列很多，行比较少，那横向打印可能更合适，能让内容舒展不开。反之，行多列少，就选纵向。这个很简单，点一下就能预览，看看哪个更顺眼。

页边距，这是留给打印机的“呼吸空间”。太窄了，容易把内容挤压变形；太宽了，又浪费纸。一般情况下，选择“普通”的页边距就够用了，它会给你留出合理的边距。当然，如果你有特殊需求，比如要把标题放在纸张中间，那就可以自定义页边距，自己一点点去调整。我有时候为了让报告看起来更“大气”，会把上下页边距调宽一点，左右稍微收窄一些，这样整个版面就显得比较有“分量”。

接下来，就是打印区域。有时候，Excel文档里有很多乱七八糟的东西，你只想打印其中一部分。这时候，设置打印区域就派上用场了。选中你想要打印的内容，然后到“页面布局”选项卡里，找到“打印区域”，选择“设置打印区域”。下次你再点打印，它就只会打印你选中的那块了。这个功能，简直是拯救选择困难症患者的福音。我之前写一份项目周报，里面夹杂着一些参考资料，每次打印都要费九牛二虎之力去复制粘贴，直到我学会了这个“设置打印区域”，才算彻底解脱。

还有个特别重要的，就是缩放。有时候，表格内容太多，一页纸实在放不下，怎么办？这时候，“缩放”功能就派上大用场了。在“页面布局”里面，你会看到“缩放比例”。你可以手动输入一个百分比，比如80%或者90%，让表格整体缩小，这样就能挤进一页纸里。更方便的是，“将工作表调整为一页”或者“将工作簿调整为一页”这种选项。我个人特别喜欢“调整为一页”，虽然有时候字体会变小一点，但至少内容是完整的，不会被切得七零八落。不过，你要是表格本身就很大，字体又希望保持原来的大小，那可能就需要调整纸张方向，或者考虑分成好几页打印了。

说到分成几页，分页符就是这里的“老司机”。有时候，Excel自己分得页，可能正好把一个重要的表头切在中间，或者把一个完整的单元格分成两页，这看着就太难受了。这时候，你就可以手动插入分页符。在你想开始新的一页之前，选中这一行或这一列，然后到“页面布局”里的“分隔符”，选择“插入分页符”或“插入行分页符”。这样，Excel就会听你的指挥，从你指定的地方开始换页。这个，尤其是在打印那些需要整齐划一的报表时，简直是“神来之笔”。

除了这些，还有一些小细节，但同样影响着打印效果。

打印标题，这个也是我之前经常忽略的地方。想象一下，你打印一个十几页的表格，翻到后面几页，你压根不知道这一列到底是什么意思，因为表头早就没影了。这时候，打印标题就牛了。你可以设置让每一页都重复打印你指定的行或列作为标题。操作也很简单，在“页面布局”里找到“打印标题”，然后选择你想要重复打印的行或列。这样，每一页上面都有清晰的表头，看着就舒服多了。我第一次这么设置的时候，感觉自己打开了新世界的大门，做出来的报告，瞬间就高大上起来。

网格线和页眉页脚，这些也是打印时可以根据需求设置的。网格线，有些人喜欢打印出来，觉得它能帮助区分单元格，让表格更清晰。有些人则不喜欢，觉得杂乱。这个可以在“页面布局”的“打印”选项里勾选或取消“网格线”。页眉页脚，就更实用了，你可以添加页码、日期、文件名，甚至公司Logo。这样，打印出来的文件就更专业、更完整。设置页眉页脚，也是在“页面布局”里面，找到“页眉页脚”的设置。里面的选项很多，你可以选择预设的，也可以自定义，非常灵活。

最后，我想说，Excel的打印设置，其实就是一个与打印机“沟通”的过程，它需要你耐心去尝试，去理解。不要怕麻烦，多点几次，多看看预览，你就能慢慢摸出门道。每一个选项，看似微小，但都会影响最终的打印效果。找到最适合你的表格和你的需求的设置，那才是最重要的。别把Excel当成一个只会做计算的机器，它也可以是你展示专业能力的一个得力助手，只要你愿意花点时间去“调教”它，让它按照你的想法去“工作”。