excel 怎么加页眉页脚

你是不是也遇到过，辛辛苦苦做完一张几十页的Excel报表，数据、图表都完美无瑕，结果打印出来交给老板，一沓散乱的A4纸，分不清哪张是第一页，哪张是最后一页，甚至都不知道这份“天书”是出自谁手、哪个文件。场面一度十分尴尬。

别笑，这绝对是职场新人的“必踩之坑”。而解决这个问题的终极武器，就是那个看似不起眼，却能瞬间让你报表专业度提升8个档次的——页眉和页脚。

很多人一听这词儿就头大，觉得这玩意儿是Word的专属，Excel里捣鼓起来肯定特麻烦。错了，大错特错。Excel里的页眉页脚设置，不仅不难，而且玩法多样，一旦你掌握了，简直就像打通了任督二脉，看什么报表都觉得能被你“格式化”。

咱们先从最直观、最“傻瓜”的方式说起。

你电脑右下角，就是显示比例旁边，通常有三个小图标，分别是“普通”、“页面布局”、“分页预览”。你平时用的，99%是“普通”视图。现在，请你深吸一口气，勇敢地去点那个中间的，长得像带页边距的文档的图标——页面布局视图。

点了没？

看到了吗？整个世界都变了。你的Excel表格瞬间被切割成了一页一页的A4纸的样子，跟你在Word里看到的效果差不多。最关键的是，在每一页的顶部和底部，都出现了三个若隐若现的框框，上面写着“单击可添加页眉”和“单击可添加页脚”。

就是它。点进去。

一旦你的光标点进了其中任何一个框，你会发现Excel的菜单栏（也就是“功能区”）的顶上，会“biu”地一下冒出来一个全新的、带着颜色的选项卡，叫做“设计”（在“页眉和页脚工具”下面）。这个选项卡，就是你掌控页眉页脚所有秘密的指挥中心。

这个“设计”选项卡里，简直是个宝库。我们来看看里面都有啥好东西：

• 页码 和 总页数：这俩简直是天生一对，是页眉页脚的灵魂。你点一下“页码”按钮，框里就会出现 &[页码] 这么一串代码。别怕，这不是让你编程，这只是Excel的“暗号”。你再输入一个“/”，然后点一下“总页数”按钮，框里就变成了 &[页码]/&[总页数]。等你鼠标点到表格其他地方，奇迹就发生了，它会自动显示成“1/50”、“2/50”这种我们最熟悉的样子。从此，你的报表就有了身份证，再也不会走丢了。我个人强烈建议，把它放在页脚的中间或者右边。

• 当前日期 和 当前时间：想让你的报表有时效性吗？想让别人知道这份数据是哪个时间点打印的吗？点它就对了。每次你打印或者预览，它都会自动更新成最新的日期和时间。这对于需要频繁更新和打印的报告来说，简直是救命稻草，避免了新旧版本混淆的惨剧。

• 文件路径 和 文件名：这绝对是个高手才懂用的功能。想象一下，老板看着你打印的报表，突然问：“小王，这个原始数据文件在哪？发我一下。” 如果你没加这个，你可能得在电脑里翻箱倒柜找半天。但如果你在页脚某个不起眼的角落加上了“文件路径”，上面清清楚楚地写着 D:\财务报表\2023年第四季度\最终版v3.xlsx，是不是瞬间就显得你心思缜密、做事有条理？“文件名”同理，至少让拿到纸质版的人知道它叫什么。

• 工作表名：如果你的一个Excel文件里有很多个工作表（Sheet），比如“汇总表”、“华北区”、“华南区”等等。打印出来之后，很容易搞混。在页眉或页脚里加上“工作表名”，每一页都会清清楚楚地告诉你，这一页的数据来自哪个工作表。细节，全是细节。

• 图片：想让你的报表更有“公司范儿”？在页眉的左侧或者右侧，插入你们公司的Logo啊！点击“图片”按钮，选一张Logo图片。瞬间，一份平平无奇的数据表，就变成了带有官方烙印的正式文件。不过友情提示一下，Logo图片别选太大的，也别太花哨，否则会喧宾夺主。记得在“设置图片格式”里调整一下大小和亮度，让它淡淡地存在就好。

在“设计”选项卡里，还有几个勾选项，也特别重要：

• 首页不同：这个必须勾上！正式的报告，第一页通常是封面，或者标题页，是不需要显示页码和公司Logo这些东西的。勾选了“首页不同”之后，你就可以为第一页设置一个完全空白或者完全不同的页眉页脚，从第二页开始才进入正常的格式。这一下，你的报告就脱离了“土味”，向着“精装版”迈进了一大步。

• 奇偶页不同：这个功能相对用得少，但如果你需要双面打印，并且希望像看书一样，页码一个在左上角，一个在右上角，那这个功能就派上用场了。你可以为奇数页和偶数页分别设置不同的页眉页脚格式。

当然，除了上面那个直观的“页面布局视图”，还有一种更“复古”、更“极客”的方式，那就是通过“页面设置”对话框。

在“页面布局”选项卡里，你找到“页面设置”那一组，右下角有个小小的、不起眼的箭头。点它，会弹出一个经典的对话框。在这个对话框里，找到“页眉/页脚”选项卡。

你会看到，它把页眉和页脚都分成了“左”、“中”、“右”三个区域。你可以点击“自定义页眉”或者“自定义页脚”按钮，然后在一个新的小窗口里，对这三个位置分别进行编辑。你会发现，那些我们刚刚在“设计”功能区看到的按钮——插入页码、日期、文件名等等，在这里也一应俱全。

这种方式的好处在于，它非常紧凑，所有的设置都在一个窗口里完成，对于熟悉它的人来说，效率可能更高。而且，它不会改变你整个Excel的视图，你可以在普通的编辑视图下，就把一切都设定好，然后通过“打印预览”来查看效果。

最后，再分享几个我在无数次打印报表中总结出的“血泪教训”和“独门秘籍”：

1. 页眉页脚挡住内容了怎么办？ 这通常是因为你的页边距设置得太小了。页眉页脚是生存在页边距的空间里的。如果你的上边距只有1厘米，但你的Logo加标题文字的页眉高度需要2厘米，那它自然就会“侵占”你正文的领土。解决方法很简单：在“页面布局” -> “页边距”里，把上边距和下边距调大一点，给页眉页脚留出足够的“呼吸空间”。

2. 字体也能改！ 别以为页眉页脚里的文字就只能是那个默认的宋体小小字。在你输入文字或者插入代码 &[页码] 之后，用鼠标选中它们，然后点击那个“A”字样的按钮（设置字体格式），你就可以随心所欲地改变字体、大小、颜色，还能加粗、倾斜。想让公司名字在页眉里用指定的“微软雅黑”加粗？没问题！

3. 多行显示，善用换行。 谁说页眉只能有一行？在一个框里，如果你想输入两行文字，比如第一行是公司名，第二行是报告标题，怎么办？很简单，在第一行输完后，直接按 Alt + Enter，就可以强制换行了。这个技巧在单元格里也同样适用，但在页眉页脚里，它能让你的版式设计更从容。

说到底，Excel的页眉页脚，远不止是加个页码那么简单。它是一份报表的“脸面”和“骨架”，是你在细节处展现专业素养的舞台。一份数据清晰、格式精美、页眉页脚信息齐全的打印报告，和一份随手打出来的、信息残缺的“裸奔”数据，给人的观感是天壤之别。

下次，当你准备打印Excel报表前，别再急匆匆地直接点打印了。花上那么一两分钟，切换到页面布局视图，或者打开页面设置，好好地给它“化个妆”，加上一个精致得体的页眉页脚。相信我，这个小小的举动，会让你在老板和同事眼中的形象，立刻变得不一样。