excel怎么打印不出来怎么办

眼瞅着就要下班了，老板那边催着要报表，你胸有成竹地选中数据，按下Ctrl+P，然后……什么都没有发生。打印机跟睡死过去一样，毫无动静。或者，它吐出一张白纸，仿佛在无声地嘲笑你。

那一刻，血压是不是瞬间就上来了？感觉全世界都在跟你作对？别急着砸键盘，也别去踢那个无辜的打印机。信我，这事儿十有八九不是打印机的锅，而是Excel这个磨人的小妖精，又在跟你玩心眼了。

“Excel怎么打印不出来”，这个问题简直就是办公室里的“百慕大三角”，无数英雄好汉折戟沉沙。今天，我就把这些年踩过的坑、熬过的夜，给你掰扯得明明白白。这不仅仅是教程，更是血泪史。

第一重迷魂阵：那个看不见的“框”——打印区域

你以为你打印的是你看到的全部内容？天真了。Excel内心有个小本本，上面清清楚楚地记着一个叫“打印区域”的东西。如果之前有人（可能是你自己，也可能是上一个用这份表格的同事）手欠设置过这个，那不好意思，无论你选中什么，Excel都只会认那个被“钦定”的区域。

这玩意儿就像一个无形的紧箍咒。你看到的明明是一片汪洋大海，但打印出来的可能只是一个小小的孤岛。

怎么破？

很简单，也很暴力。

1. 找到菜单栏里的 页面布局（Page Layout）。
2. 看到那个叫 打印区域（Print Area） 的按钮了吗？点它。
3. 下拉菜单里有个选项叫 取消打印区域（Clear Print Area）。给我，狠狠地，点下去！

点击之后，世界瞬间清净了。Excel的“执念”被你打破，它现在会重新审视你想要打印的整个工作表。这时候你再按Ctrl+P，预览一下，看看是不是你想要的东西都回来了？

很多时候，问题到这一步就解决了。但如果还没有，别慌，我们继续往下走，Excel的坑，多着呢。

第二重鬼打墙：逼死强迫症的页面布局

有时候，打印机确实动了，但打出来的东西……怎么说呢，像是毕加索的抽象画。表格被无情地切割，一列数据孤零零地出现在第二页，或者页边距宽得能跑马。这也不是打印机的问题，这是你在“页面布局”这个大观园里迷路了。

进入打印预览界面（Ctrl+P），你的右手边会有一大堆设置项。别怕，我们一个一个来盘它。

• 方向（Orientation）：你的表格是“高个子”还是“胖小子”？数据是纵向延伸还是横向铺开的？想清楚，然后选择 纵向（Portrait） 还是 横向（Landscape）。选错了，再好的表格也会被挤兑得不成样子。

• 缩放（Scaling）：这是个大杀器，也是最容易被忽略的救命稻草。你是不是经常遇到表格宽度就差那么一丢丢，结果最后一列被硬生生甩到下一页的尴尬情况？这时候，就要用到缩放功能了。

  • 找到“无缩放”那个下拉菜单，里面有几个宝藏选项：
  • 将工作表调整为一页（Fit Sheet on One Page）：简单粗暴，不管三七二十一，把所有东西都压缩到一页纸上。内容少还行，内容一多，字小得跟蚂蚁似的，费眼。
  • 将所有列调整为一页（Fit All Columns on One Page）：这招是我的最爱！强烈推荐！它能保证你所有的列都老老实实地待在一页的宽度里，至于行数，随它去，可以打印很多页。这对于那些又宽又长的报表来说，简直是神技。
  • 将所有行调整为一页（Fit All Rows on One Page）：同理，保证所有行都在一页的高度里。用得比较少，但特定场景下也很有用。

• 页边距（Margins）：默认的页边距有时候真的太奢侈了。感觉打印机吐出来的纸，四周都留着准备种花种草的空地。在打印预览界面，选择 窄（Narrow） 页边距，能为你的内容争取到宝贵的空间。你甚至可以 自定义页边距，把数字调到极限，榨干A4纸的每一寸潜力。

把这几项捋顺了，你的打印效果至少能从“惊悚”变成“正常”。

第三重隐形杀手：那些藏起来的“小东西”

还有一种情况，更诡异。打印预览看着好好的，但打印机就是不吐纸，或者任务队列里一闪而过就消失了。这时候，你可能需要扮演一下福尔摩斯，找找表格里是不是藏了什么“隐形杀手”。

• 透明的图形或文本框：有些表格模板里，会带一些看不见的图形对象，比如一个没有填充色、没有边框的文本框。你肉眼看不见，但Excel打印的时候会尝试处理它，有时候就会卡住。

  • 怎么找？ 按下 F5 键，调出“定位”对话框，点击“定位条件”，选择“对象”，然后确定。所有图形、图表、文本框都会被选中。看看是不是有一些你意想不到的东西被选中了，删掉它们！

• 损坏的图片或图表：表格里插入的图片或者生成的图表，如果源文件有问题或者创建过程中出了错，也可能成为打印的“拦路虎”。尝试着把最近插入的图片或图表删掉，再试试打印。如果可以了，那恭喜你，找到真凶了。

• 奇奇怪怪的单元格格式：我见过最离谱的，是某个单元格被设置了极其复杂的条件格式，或者从网页上复制过来的内容带了一些Excel无法理解的“脏代码”。这玩意儿就像数据世界的牛皮癣，看着不碍事，但会引起各种玄学问题。

  • 终极大法：如果怀疑是格式问题，可以新建一个工作簿，然后只 选择性粘贴 -> 值（Values） 把原始数据复制过去，再重新设置格式。虽然麻烦，但能从根源上解决问题。

第四重釜底抽薪：硬件与驱动的“物理劝降”

如果我们把Excel里的坑都排查了一遍，打印机还是没反应，那就得把目光从屏幕上移开，看看那些实实在在的硬件了。

• 打印机状态自查：别笑，这绝对是高频错误。

  • 缺纸了吗？卡纸了吗？ 打印机面板上有没有亮红灯？打开盖子看一看。
  • 墨盒/碳粉还有吗？ 很多打印机在耗材用尽后会直接罢工。
  • 电源线、数据线插好了吗？ 办公室里人来人往，谁的腿不小心绊了一下，线松了，太正常了。拔下来，重新插一遍，大力出奇迹。

• 打印机脱机（Offline）：在电脑的“设备和打印机”里，看看你的打印机图标是不是灰色的，或者显示“脱机”状态。如果是，右键点击它，看看有没有“联机使用打印机”之类的选项。有时候网络波动或者打印机重启，电脑会误以为它“离家出走”了。

• 打印驱动程序：这东西就像打印机和电脑之间的“翻译官”。翻译官要是说胡话或者干脆不说话了，那自然无法沟通。虽然不常见，但驱动程序出问题也会导致无法打印。去打印机品牌的官网，下载对应你电脑型号和操作系统（Win10/Win11，64位/32位）的最新驱动，重新安装一遍。这是一个稍微进阶点的操作，但有时候能解决顽固的玄学问题。

终极绝招，也是我的最爱：另存为PDF

如果上面所有方法都试过了，你已经濒临崩溃，而老板的催命符又来了。别犹豫了，祭出这招“降维打击”——另存为PDF。

在Excel里，点击 文件（File） -> 另存为（Save As），在保存类型里，选择 PDF。

PDF是一种极其稳定的文件格式，它会把你的Excel表格“固化”成一张张图片一样的页面。你在Excel里预览设置成什么样，它生成的PDF就是什么样。它几乎屏蔽了所有前面提到的格式、对象、打印区域等复杂变量带来的不确定性。

保存成PDF之后，再打开这个PDF文件去打印。

我敢说，99.9%的Excel打印难题，到这一步，都会迎刃而解。因为打印PDF，对于任何打印机来说，都是一项最基本、最不容易出错的工作。这就好比让一个博士生去做小学生算术题，闭着眼睛都能做对。

所以，养成一个好习惯：任何重要的、需要交付的Excel表格，在打印前，都先另存为PDF进行最终确认和打印操作。 这不仅能避免打印失败的尴尬，还能保证你发给别人的文件，在任何设备上打开都跟你看到的一模一样，不会因为版本不同而格式错乱。

把打印Excel这件事，从一场手忙脚乱的遭遇战，变成一种优雅从容的仪式。这，才是我们在格子间里应该追求的“专业”。