excel怎么做结构图

别再傻乎乎地用文本框和线条去画结构图了，我跟你讲，那玩意儿只要稍微挪动一个位置，整个世界都得跟着崩塌。线条对不齐，框框大小不一，折腾半天，最后交上去的东西丑得像狗啃过一样。老板看了直皱眉，还以为你上班摸鱼。

今天，我就把压箱底的绝活儿掏出来，告诉你用 Excel 做结构图，到底有哪些姿势，以及哪种姿势最高效、最体面。

姿势一：懒人福音，官方首选——SmartArt

信我，90%的情况下，SmartArt 就是你的救世主。这东西，简直是为做组织结构图、流程图这类玩意儿而生的。很多人对它的理解，还停留在“就是一堆好看的模板”上，大错特错！它的精髓在于逻辑，在于它背后那个看不见的“骨架”。

怎么用？

很简单。点开你的Excel，找到菜单栏里的【插入】，然后一眼就能看到那个绿油油的【SmartArt】按钮。点它！

弹出来的窗口里，左边一溜儿的分类，找到【层次结构】。看到了吧？这里面全是现成的结构图样式，什么标准的、半圆的、带图片的，应有尽有。随便挑一个你顺眼的，比如最经典的第一款，确定。

好了，一个基本的“总裁-副总-员工”三层结构就出现在你面前了。

这时候，新手通常会干嘛？他们会用鼠标一个个去点击那些框框，然后往里打字。慢！而且蠢！

真正的老手，会立刻把目光锁定在左边那个不起眼的【文本窗格】上。如果没看到它，别慌，选中你插入的SmartArt图形，在顶部出现的【SmartArt设计】菜单里，找到最左边的【文本窗格】，点一下就出来了。

这个【文本窗格】才是SmartArt的灵魂所在。

你把它想象成一个Word文档的大纲视图。每一行文字，就对应着结构图里的一个框。

• 顶级人物，比如“董事长”，就写在第一行，顶格。
• 想在他下面加一个“总经理”？回车，换行，然后按一下键盘上的Tab键。看见没？奇迹发生了，这一行文字自动缩进了一级，右边的图形里也自动生成了一个下级框框，并且连线都给你画好了！
• 想在“总经理”下面加几个部门经理？继续回车，再按Tab键，让他们都成为“总经理”的下一级。
• 那如果某个部门经理和总经理是平级的呢？简单，选中他那一行文字，按住Shift + Tab，他就“升级”了，回到了和总经理平起平坐的位置。

看明白了吗？整个结构图的搭建，完全变成了纯粹的文字录入和层级调整。你根本不需要用鼠标去拖拽任何一个框，去手动拉扯任何一根连接线。你只需要在那个小小的【文本窗-格】里，像写文章提纲一样，用回车和Tab键，就能运筹帷幄，轻松构建出一个几十上百人的复杂组织结构图。

人员增减？小菜一碟。在文本窗格里删掉一行，对应的框和线就消失了；增加一行，框和线就自动冒出来。这才是真正的效率！

美化？那更是SmartArt的强项。

你搭好了骨架，觉得默认的蓝色有点土？选中整个图形，看看顶部的【SmartArt设计】菜单。

• 【更改颜色】：里面有各种专业的配色方案。求求你，别用那个五颜六色的“彩色”，显得特别不专业。选个沉稳的“强调色2”或者“强调色3”就足够了。
• 【SmartArt样式】：想让你的框框有点立体感？或者带点阴影？这里有一堆预设样式，从扁平化到伪3D，鼠标放上去就能预览。选个清爽的，别太花哨，记住，这是工作，不是做艺术品。

布局不满意？比如你想让同一个级别的人横向排列，而不是默认的纵向。没问题，还是在【SmartArt设计】菜单里，有个【布局】选项。点开它，针对“层次结构”，你会看到“左悬挂”、“右悬挂”等各种布局方式。挨个试试，总有一款能满足你老板那挑剔的审美。

姿势二：手动党的救赎——形状与连接符

我知道，总有些特殊情况。比如你的结构图长得特别奇葩，不是标准树状，或者你就是想追求那种完全自定义的快感。这时候，SmartArt可能就有点束手束脚了。

行，那我们就回归原始。但即便是回归原始，也要用更聪明的方式。

请忘掉用【插入】-【形状】里的“直线”去连接你的框框。那玩意儿是死的。你挪动一下文本框，它还傻愣愣地待在原地，你还得重新调整，累不累？

我们要用的是【连接符】！

同样在【插入】-【形状】里，往下看，有一组叫做“线条”的工具。里面不仅有直线，还有“肘形连接符”、“曲线连接符”。看到“连接符”这三个字了吗？这才是关键。

操作流程是这样的：

1. 先用矩形工具，画出你需要的所有岗位框框，把文字填好。大概齐地把它们的位置摆好。
2. 然后，选择一个【肘形连接符】（最常用的）。
3. 把鼠标移动到一个矩形框的边缘，你会发现框框周围出现了几个灰色的小圆点。这些是“连接点”。
4. 在其中一个连接点上按下鼠标左键，然后拖动到另一个矩形框的连接点上，松开。

当当当！一条完美的、带直角弯折的连接线就画好了。

它的神奇之处在于，这是一条“活”的线。现在，你试着拖动一下任意一个矩形框，看看那根连接线，它会像口香糖一样黏在两个框上，自动调整自己的长度和路径，始终保持连接状态。

这不比你用僵硬的“直线”一根一根去拼凑要智能得多？

手动党的几个小技巧：

• 对齐：画完所有框框后，按住Ctrl键，依次点击你想对齐的框框，然后在顶部的【形状格式】菜单里，找到【对齐】工具。无论是“左对齐”、“顶对齐”还是“横向分布”，一键搞定。别再用眼睛去估摸了，你的眼睛会欺骗你。
• 统一大小：同样，选中所有框框，在【形状格式】的右上角，可以直接输入高度和宽度，保证所有框框都像一个模子刻出来的。
• 格式刷：把一个框框的样式（比如填充色、边框、字体）调整到你最满意的状态后，双击【开始】菜单下的【格式刷】，然后像刷油漆一样，去点击其他所有框框，瞬间完成所有样式的统一。

这个方法虽然比SmartArt麻烦，但自由度是最高的，适合那些有特殊布局需求，或者有强迫症的设计控。

姿势三：骨灰级玩家的思路——数据驱动

这个就不展开细说了，因为对普通人来说有点超纲，但你得知道有这么个东西，可以在同事面前装个逼。

如果你的公司有成百上千人，手动去画或者在文本窗格里敲，都挺累的。真正的懒人，是想办法让程序自己干。

思路是这样的：

你在Excel工作表里建立一个两列的表格。A列是“员工姓名”，B列是“直接上级姓名”。

然后，通过VBA编程，或者借助一些第三方的Excel插件，可以写一个脚本，让Excel自动读取这个列表，并根据汇报关系，生成一个组织结构图。可能生成的是SmartArt，也可能是用形状和连接符画出来的。

这属于降维打击了。当别人还在吭哧吭哧地拖动鼠标时，你这边改个数据源里的名字，点个“运行”按钮，一张崭新的、绝对准确的结构图就诞生了。

这需要一定的编程基础，但这个思路本身，体现了“让数据说话，让工具自动化”的高阶思维。

总结一下我的心里话

别再把Excel当成一个只能填数字的表格了。它骨子里是个无所不能的瑞士军刀。对于做结构图这件事：

• 90% 的场景，请无脑使用 SmartArt，尤其是它的文本窗格功能，谁用谁知道，效率翻倍。
• 9% 的场景，当你需要高度自定义时，请使用“形状+连接符”，记住，是连接符，不是直线！
• 剩下 1% 的场景，当你面对海量数据时，可以去探索一下数据驱动的自动化方法，这会让你在职场中脱颖而出。

工具是死的，人是活的。下次老板再让你画结构图，别再愁眉苦脸了，打开Excel，优雅地在几分钟内搞定它，然后把省下来的时间，摸鱼也好，学习也罢，那才是你赚到的。