excel怎么使用分类汇总

Excel 分类汇总，这玩意儿说起来简单，但用好了，真能省不少事儿。我记得刚工作那会儿，啥都不会，老板丢给我一个巨大的销售数据表，要我按地区统计销售额。当时我就傻眼了，几千行数据，手动算得啥时候才能搞定？后来，一个老同事教了我这一招，当时觉得简直是神器！

分类汇总，顾名思义，就是先按照某个字段（比如地区、产品类别等等）把数据进行分类，然后再对分类后的数据进行汇总计算。这汇总可以是求和，可以是平均值，还可以是计数，反正你想算什么，就选什么。

那具体怎么操作呢？我一步一步跟你说，绝对包教包会！

首先，也是最关键的一步，就是排序。你要想按地区汇总，那你必须先按地区把所有的数据排好序。不然，Excel 它怎么知道哪些数据是属于同一个地区的呢？这个排序操作很简单，选中你要排序的那一列（比如“地区”这一列），然后在“数据”选项卡里找到“排序”，选择升序或者降序就行。

排序搞定之后，就可以开始真正的分类汇总了。还是在“数据”选项卡里，你会看到一个“分类汇总”的按钮，点它！

这时候会弹出一个对话框，这个对话框就是分类汇总的核心。这里有几个选项，需要你认真设置：

• 分类字段：这个就是你要按照哪个字段进行分类。比如，你要按地区汇总，那就选择“地区”。
• 汇总方式：这个就是你要进行什么类型的汇总计算。比如，你要计算销售额的总和，那就选择“求和”。当然，你还可以选择平均值、最大值、最小值等等。
• 选定汇总项：这个就是你要对哪些列进行汇总计算。比如，你要计算销售额的总和，那就选择“销售额”那一列。

都设置好之后，点击“确定”，Excel 就会自动帮你进行分类汇总了。你会发现，表格里多了一些新的行，这些行就是各个分类的汇总结果。

这里有个小技巧，分类汇总之后，表格左边会出现一些数字 1、2、3 之类的按钮，这些按钮可以控制显示的详细程度。点 1 的话，就只显示总的汇总结果；点 2 的话，会显示各个分类的汇总结果；点 3 的话，就会显示所有的数据，包括原始数据和汇总结果。

是不是很简单？但是，分类汇总的功能远不止于此。

比如，你可以进行多重分类汇总。也就是说，你可以先按一个字段分类，然后再在每个分类里再按另一个字段分类。比如说，你可以先按地区分类，然后再在每个地区里按产品类别分类。这样就可以更细致地分析数据了。

还有，你可以自定义汇总方式。Excel 默认提供的汇总方式可能不够用，这时候你可以自己写公式来进行汇总。这个需要一定的 Excel 公式基础，但是学会了之后，简直可以为所欲为。

我曾经用分类汇总解决过一个非常棘手的问题。当时公司要做市场调研，收集了大量的问卷数据，需要按年龄段、性别、学历等等进行统计分析。如果手动来做，简直就是不可能完成的任务。但是，我用分类汇总，很快就把各种数据整理出来了，大大提高了工作效率。

当然，分类汇总也有一些需要注意的地方。

首先，数据格式要正确。比如，你要进行求和计算的列，必须是数值格式，不能是文本格式。否则，Excel 会把这些数据当成文本来处理，导致计算结果不正确。

其次，不要在已经进行分类汇总的表格上直接修改数据。这样可能会导致汇总结果不准确。如果需要修改数据，最好先取消分类汇总，修改完之后再重新进行分类汇总。

还有，分类汇总会改变表格的结构。它会在表格里插入一些新的行，这些行是汇总结果。如果你需要对原始数据进行进一步的分析，可能会受到影响。所以，最好先备份一下原始数据，然后再进行分类汇总。

我用 Excel 也不是一天两天了，分类汇总这个功能，真的是用得越多，越觉得它强大。它不仅可以快速地进行数据统计，还可以帮助你发现数据中的一些隐藏的规律和趋势。

现在，很多更高级的BI工具都出来了，像Tableau、Power BI之类的，功能更强大，可视化效果也更好。但是，对于一些简单的数据分析任务，Excel 的分类汇总仍然是一个非常方便实用的工具。尤其是在你没有安装其他软件，或者只是临时需要进行一些简单的数据分析的时候，分类汇总绝对是你的不二之选。

所以，如果你还没用过分类汇总，赶紧去试试吧！相信我，你会爱上它的！ 它的强大，不是说说而已，而是你亲自体验之后才能感受到的。别再手动算了，解放你的双手，让 Excel 帮你搞定一切！