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excel怎么设置邮箱

时间：2025-12-05 15:02:37 文档下载投诉投稿

提到Excel，你脑子里第一个蹦出来的词是什么？表格？数据？函数？VLOOKUP查到头秃？没错，这些都是它。但如果我告诉你，Excel，这个你以为只会跟数字和格子打交道的“铁憨憨”，其实还能摇身一变，成为你的半自动邮件助理，你会不会觉得有点意思？

别笑，我没开玩笑。这事儿我琢磨了很久，从最初的笨办法，到后来发现新大陆，简直打开了一扇窗。今天我就把这点压箱底的干货掏出来，跟你聊聊Excel怎么设置邮箱，不是那种虚头巴脑的理论，全是实战里摸爬滚滚出来的土方子。

一、最轻量级的玩法：HYPERLINK函数，一键生成邮件草稿

咱们先从最简单的说起，这个方法不需要你懂任何代码，只要你还认识Excel的函数。这个神奇的函数就是——HYPERLINK。

很多人对HYPERLINK的认知还停留在“点一下就能跳到某个网页或者文件”，太小看它了。它真正的精髓在于，它支持一个叫“mailto:”的协议。啥意思？就是你告诉它一个邮箱地址，它就能直接唤醒你电脑上默认的邮件客户端（比如Outlook、Foxmail或者系统自带的邮件App），并且！把收件人、主题、正文、抄送人全都给你预先填好！

是不是有点心动了？来，上个具体的场景。

假设你是个苦命的财务，每个月都要催不同部门的几十号人交报销单。以前你的操作是不是这样：打开Excel，找到张三的邮箱，复制；切到Outlook，粘贴；再切回Excel，复制催款内容，粘贴... ...来回折腾，眼花缭乱，万一哪天手一抖，把催李四的邮件发给了王五，那场面，啧啧。

现在，用HYPERLINK函数，一招搞定。

假设你的表格是这样的： A列是姓名，B列是邮箱地址，C列是欠款金额。

你可以在D列设置一个“发送催款邮件”的按钮。在D2单元格里，敲下这串公式：

=HYPERLINK("mailto:"&B2&"?subject=【重要】关于报销单提交提醒&body=您好，"&A2&"，温馨提醒您，您尚有 "&C2&" 元的报销单未提交，请尽快处理。谢谢！","点击发送邮件")

我给你拆解一下这串“咒语”：

"mailto:"&B2: 这是核心。mailto:是命令，告诉系统“嘿，准备写邮件了！” &B2就是连接B2单元格的内容，也就是张三的邮箱地址。
?subject=【重要】关于报销单提交提醒: 问号是参数的开始。subject=后面跟的就是邮件主题。你看，主题我都给你想好了，加个【重要】是不是显得特专业？
&body=您好，...: &符号是连接下一个参数的意思。body=后面自然就是邮件正文了。这里最妙的地方在于，我把A2（姓名）和C2（金额）也用&符号给“织”进去了。这样，发给张三的邮件，正文就是“您好，张三，...您尚有XX元的报销单...”，发给李四的，自动就变成了“您好，李四...”。千人千面，全自动化。
,"点击发送邮件": 这是HYPERLINK函数的第二个参数，也就是单元格里显示啥文字。你总不能让单元格里显示那一长串代码吧？太丑了。

写好这个公式，往下轻轻一拉填充。瞬间，你的表格就从一个死气沉沉的数据表，变成了一个交互式的邮件发送平台。你需要做的，只是点一下D列的“点击发送邮件”，一封为你量身定制的邮件草稿就弹出来了，你检查一下，点个发送，完事。

这个方法的好处是简单、直观、零门槛。缺点也很明显，它只是帮你“准备”好邮件，最后那一下“发送”，还是得你自己动手点。对于需要发送成百上千封邮件的场景，一个个点过去也挺累的。

所以，如果你想玩点更高级的，咱们就得请出Excel的“核武器”了。

二、终极杀器：VBA，让Excel真正“自动”发邮件

如果说HYPERLINK是手动挡的乐趣，那VBA（Visual Basic for Applications）就是自动挡的丝滑。这东西听起来高大上，好像是程序员的专属，其实捅破那层窗户纸，你会发现它就是个听话的机器人。

用VBA来发邮件，特别是配合Outlook，简直是天作之合。它可以做到什么程度？你按下一个按钮，Excel就能在后台默默地、一封接一封地，把所有邮件全部发出去，你甚至都看不到Outlook的窗口闪一下。

这听起来是不是有点“危险”？没错，所以用这招之前，你得想清楚，并且做好测试。

还是上面那个催款的场景。这次我们不用公式，我们写一段代码。

首先，你得打开VBA编辑器。按Alt + F11，一个看起来很复古的窗口就弹出来了。在左边的工程窗口里，右键点击你的工作簿，选择“插入”->“模块”。然后，把下面的代码复制进去。

```vb Sub BatchSendEmails() '声明变量，就是告诉电脑我们要用哪些工具 Dim OutlookApp As Object Dim MailItem As Object Dim i As Long Dim lastRow As Long Dim ws As Worksheet

'设置当前工作表
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") '把 "Sheet1" 换成你的工作表名字

'找到最后一行的行号，免得发多或者发漏了
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

'创建Outlook应用实例
On Error Resume Next '如果Outlook没打开，这句能避免报错
Set OutlookApp = GetObject(, "Outlook.Application")
If OutlookApp Is Nothing Then
    Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
End If
On Error GoTo 0

'从第二行开始循环，因为第一行通常是标题
For i = 2 To lastRow
    '创建一封新邮件
    Set MailItem = OutlookApp.CreateItem(0)

    With MailItem
        '收件人：B列
        .To = ws.Cells(i, "B").Value
        '抄送人：如果需要，可以加一列，比如D列是抄送
        '.CC = ws.Cells(i, "D").Value
        '主题
        .Subject = "【重要】关于报销单提交提醒"
        '邮件正文：可以写纯文本，也可以写HTML格式玩出花样
        .Body = "您好，" & ws.Cells(i, "A").Value & vbCrLf & vbCrLf & _
                "温馨提醒您，您尚有 " & ws.Cells(i, "C").Value & " 元的报销单未提交，请尽快处理。" & vbCrLf & vbCrLf & _
                "谢谢！" & vbCrLf & _
                "财务部"

        '！！！！！！最重要的选择题 ！！！！！！
        .Display '这行是“显示邮件”，不发送，让你检查。强烈建议测试时用这个！
        '.Send    '这行是“直接发送”，后台操作，不给你反悔的机会。确认无误后再用！

    End With

    '释放内存，好习惯
    Set MailItem = Nothing
Next i

'收尾工作
Set OutlookApp = Nothing
MsgBox "邮件处理完成！"

End Sub ``` 别被代码吓到，我加了很详细的中文注释。你只需要关注几个地方：

ws.Cells(i, "B").Value 这种，就是在循环里，取第i行、"B"列的值。你可以根据自己的表格结构随便改。
邮件正文vbCrLf是换行的意思，能让你的邮件格式好看点。
最关键的一行：.Display 和 .Send。我求你了，第一次用的时候，一定一定先把.Send那行用单引号'注释掉，然后把.Display的注释取消掉。 这样，代码运行起来会一封一封地把邮件草稿弹给你看，而不是直接“biu”一下全发出去了。等你确认几十封弹出来的草稿都完美无缺，再把.Display注释掉，启用.Send。否则，万一数据填错了，一次性给全公司发了封乱码邮件，那你就出名了。