excel怎么分别计算人数

说到Excel怎么分别计算人数，这话题简直能聊上三天三夜。真的，别以为这是个多简单的事儿，水深着呢。你以为的计算人数，可能就是用手指头在屏幕上戳戳点点，或者筛选一下，看左下角那个计数器。但凡数据量稍微上点规模，或者老板的需求稍微刁钻那么一丁点儿，这种原始部落式的操作，分分钟让你加班到怀疑人生。

想象一下，一张密密麻麻的名单，上千行，部门、姓名、性别、职位……各种信息犬牙交错，老板一个飞书消息过来：“小王，市场部的来了几个人？其中女性有多少？五分钟内给我。”

五分钟？你要是只会筛选，那可就刺激了。先筛选“市场部”，记下个人数；再清除筛选，筛选“女性”，又记下个数……不对，是市场部的女性！那你得先筛选“市场部”，再在筛选结果里加个“女性”的筛选条件。手忙脚乱，万一中间哪个环节一哆嗦，数据就全错了。

所以，咱们今天就来掰扯掰扯，怎么用函数和工具，优雅、准确、光速地在Excel里分别计算人数。

入门级选手：COUNTIF，单条件的王者

我们从最简单的场景开始。假如，你手上有一份员工花名册，A列是部门，你想知道“财务部”到底有多少人。

这个时候，COUNTIF函数就该闪亮登场了。

这家伙，简单粗暴，但管用。它的逻辑就一句话：在某个范围里，找长成“某个样子”的单元格，然后告诉我总共有几个。

公式长这样：=COUNTIF(range, criteria)

• range：就是你要查找的范围，比如A列所有的部门，A2:A100。
• criteria：就是你要找的那个“样子”，比如“财务部”。

所以，在一个空白单元格里输入：=COUNTIF(A2:A100, "财务部")

回车！“财务部”的人数，一个不多一个不少，立刻就蹦出来了。是不是比筛选快多了？你甚至可以把“财务部”这三个字写在另一个单元格里，比如C1，然后公式写成=COUNTIF(A2:A100, C1)，这样你想查哪个部门，改一下C1单元格的内容就行，公式都不用动。简直是懒人福音。

但是，COUNTIF的局限性也跟它的优点一样突出——它是个“单身狗”，一次只能处理一个条件。老板问的“市场部的女性有多少”，这就把它给难住了。

进阶之路：COUNTIFS，多条件处理大师

别急，Excel早就为我们准备了更强的武器：COUNTIFS。注意，多了一个“S”，就像超人多了一条内裤外穿，能力直接翻倍。

COUNTIFS可以同时处理N个条件，只要你敢提，它就敢算。逻辑也很清晰：同时满足条件1、条件2、条件3……的，才算一个。

公式结构：=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)

咱们来解决刚才那个问题：“市场部的女性有多少？”

假设A列是部门，B列是性别。

• 条件1的范围是部门列，A2:A100，条件1是“市场部”。
• 条件2的范围是性别列，B2:B100，条件2是“女”。

那么公式就是：=COUNTIFS(A2:A100, "市场部", B2:B100, "女")

按下回车，精准的数据瞬间呈现。老板那边消息还没凉，你的答案已经过去了。这种感觉，爽！

COUNTIFS这把瑞士军刀，基本上能解决日常工作中80%以上的按条件统计人数的需求。无论是统计某个时间段内入职的、特定学历的、来自某个地区的员工，只要你的表格里有这些维度的数据，它都能给你安排得明明白白。

高手过招：去重计数，专治各种不服

好了，真正的挑战来了。

现在有一份活动签到表，很多人可能因为各种原因重复签到了好几次。老板问你：“这次活动总共来了多少‘不同’的人？”

看清楚，关键词是“不同”的人。也就是说，张三签到了三次，只能算他一个人。

这时候你用COUNTA函数去计算姓名列，得到的是总签到人次，不是实际人数。用COUNTIF或COUNTIFS也不行。这就是典型的去重计数问题，也是很多人头疼的地方。

这里介绍两种思路，一种是经典函数组合，一种是新版Excel的“降维打击”。

1. 经典骚操作：SUMPRODUCT + COUNTIF

这个公式组合看起来有点吓人，但理解了就不难：

=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(B2:B100, B2:B100))

• B2:B100是你的姓名列表。

我来给你翻译一下Excel的内心戏：

• COUNTIF(B2:B100, B2:B100)：这部分最关键。它会挨个检查姓名列表里的每一个名字，看它在整个列表里出现了几次。比如“张三”出现了3次，那么他对应的结果就是3；“李四”只出现了1次，结果就是1。最后，它会在内存里生成一个数组，类似{3, 1, 3, 2, 2, 1, 3, ...}。
• 1/...：然后用1去除以这个数组里的每一个数字。刚才的数组就变成了{1/3, 1, 1/3, 1/2, 1/2, 1, 1/3, ...}。
• SUMPRODUCT(...)：最后，把这些分数加起来。你看，三个“张三”的1/3加起来，是不是正好等于1？两个“王五”的1/2加起来，也等于1。“李四”自己就是1。最终的总和，就是不重复的人数！

是不是很巧妙？这个公式是Excel老炮儿的必备技能，兼容性极好，任何版本的Excel都能用。

2. 现代解决方案：UNIQUE + COUNTA (Microsoft 365用户专享)

如果你用的是新版的Excel（比如Microsoft 365），那恭喜你，上面的复杂公式可以扔进历史的垃圾堆了。

因为你有了一个大杀器：UNIQUE函数。

这函数的作用只有一个：返回一个区域中的唯一值列表。

你只需要在一个单元格里输入：=UNIQUE(B2:B100)

Excel会“唰”地一下，在下方自动扩展，列出所有不重复的姓名。然后，你再用COUNTA函数去数一下这个结果有多少个不就行了？

合二为一的公式就是：=COUNTA(UNIQUE(B2:B100))

一步到位，干净利落。这就是新工具的魅力，把过去需要绕好几个弯才能解决的问题，一招抚平。

终极武器：数据透视表，从计算到洞察

如果说函数是精确制导的导弹，那数据透视表（PivotTable）就是航空母舰战斗群。它处理的早已不是单纯的“计算”，而是“分析”和“洞察”。

当你需要从多个维度、多个角度去反复观察和统计人数时，数据透视表就是你的不二之选。

还是那份员工花名册，老板不仅想看各部门人数，还想看各部门男女比例，还想看不同职级的人数分布……需求像俄罗斯方块一样，一个接一个往下掉。

这时候，你只需要：

1. 选中你的整个数据源。
2. 点击“插入” -> “数据透视表”。
3. 在新弹出的工作表中，你会看到右侧有一个字段列表。

接下来，就是玩“数据乐高”的时间了：

• 想看各部门人数？把“部门”字段拖到“行”区域，把“姓名”字段拖到“值”区域（它会自动变成“计数项：姓名”）。一张各部门人数的统计表瞬间生成。
• 想看各部门男女分布？在上面的基础上，把“性别”字段拖到“列”区域。一个交叉表格立刻出现，每个部门的男性、女性人数一目了然。
• 还想加入职级维度？把“职级”字段拖到“筛选器”区域。这样你就可以通过顶部的筛选器，随时查看“P5职级”或“M2职级”等特定层级的人员分布情况。

数据透视表的恐怖之处在于，它几乎不需要你写任何公式，只需要通过鼠标拖拽，就能在几秒钟内完成过去可能需要数小时才能完成的数据统计和切片分析工作。它给你的不只是一个数字，而是一张可以交互、可以探索的动态报表。

所以，到底该用哪个方法来分别计算人数？

这没有标准答案。就像一个工具箱，里面有锤子，有扳手，有电钻。

• COUNTIF是那把小巧的螺丝刀，拧个单条件的螺丝，最顺手。
• COUNTIFS是那把活动扳手，能应对绝大多数多条件的螺母。
• SUMPRODUCT/UNIQUE是那种特殊的钳子，专门用来夹“去重”这种棘手的硬骨头。
• 而数据透视表，它是那个多功能电钻套装，当你需要全方位、多角度地对数据进行“拆解”和“重组”时，它无所不能。

玩明白了这些，下次再面对那个扔给你一堆数据让你统计人数的老板时，你就可以气定神闲，泡上一杯茶，然后在键盘上优雅地敲击几下，把一份精准、清晰、甚至带有图表分析的报告，甩回他的脸上。