excel分类汇总怎么用

Excel分类汇总，这玩意儿，说起来简单，用起来嘛，嘿，也是有点讲究的。我跟你讲，别看它藏在数据菜单里，不起眼，但用好了，能帮你从那堆让人头大的数据里，瞬间理出个头绪来。

我第一次接触分类汇总，还是刚工作那会儿。那时候天天对着一堆销售数据，眼睛都看花了。领导突然丢过来一句：“把每个地区的销售额汇总一下，看看哪个地区卖得最好。”我当时心里那个慌啊，几千行数据，一个个加？那得加到猴年马月！后来，还是一个老同事教我用的分类汇总，简直打开了新世界的大门。

分类汇总，顾名思义，就是按照你指定的类别，把数据进行汇总。比如，你想按地区汇总销售额，那地区就是你的“类别”，销售额就是你要汇总的“数据”。

那么，具体怎么操作呢？

首先，你要确保你的数据是规范的。啥叫规范？就是表头明确，每一列的数据类型一致。比如说，日期就都是日期，数字就都是数字，别搞得乱七八糟的。

然后，也是最关键的一步，一定要对你将要分类的列进行排序！记住，必须排序！排序！排序！重要的事情说三遍！Excel它有点死脑筋，你要是没排序，它就没法正确地识别出哪些是同一类的数据。

排序很简单，选中你要排序的那一列，然后点击“数据”选项卡里的“排序”按钮，选择升序或降序都行，看你自己的喜好。

接下来，就可以开始分类汇总了。选中你的数据区域（包括表头），然后点击“数据”选项卡里的“分类汇总”按钮。

这时候会弹出一个对话框。

• “分类字段”：这里选择你要分类的那一列，比如“地区”。
• “汇总方式”：这里选择你要进行的计算方式，一般都是“求和”，当然，你也可以选择平均值、计数、最大值、最小值等等，看你的需求。
• “汇总项”：这里选择你要进行汇总的列，比如“销售额”。

勾选“每组数据分页”这个选项，它会在每次分类结束后，自动插入一个分页符，这样打印出来的时候，每个类别的汇总结果都会单独在一页上，方便阅读。当然，这个根据个人习惯选择。

最下面还有三个复选框，一般情况下，我都会勾选前两个：“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”。第一个是说，如果你之前已经做过分类汇总了，那么这次操作会替换掉之前的；第二个是说，汇总结果会显示在你的数据下方，方便你直接看到。

点“确定”之后，Excel就会自动帮你进行分类汇总了。

你会发现，你的数据区域左边多了一些“+”和“-”符号。这些符号是用来控制显示级别的。点击“-”符号，就可以隐藏某个类别的详细数据，只显示汇总结果；点击“+”符号，就可以展开显示该类别的详细数据。

这玩意儿真的很方便，想看总览，点几下“-”就搞定了，想看细节，点几下“+”就行。

当然，分类汇总也不是万能的。它只能进行简单的汇总计算，如果你需要进行更复杂的分析，比如透视表，那可能就要另寻他法了。

不过，对于日常的数据整理来说，分类汇总绝对是一个效率神器。至少，当年我靠着它，顺利完成了领导交代的任务，还得到了表扬。

还有一点，用完分类汇总之后，如果你想恢复原始数据，可以再次点击“分类汇总”按钮，然后在弹出的对话框里，点击“全部删除”按钮，就可以把分类汇总效果去掉了。

说实话，我有时候也会忘记一些细节，毕竟Excel功能太多了嘛。但是，只要记住分类汇总的核心步骤：排序、选择分类字段、选择汇总方式和汇总项，基本上就不会出错。

所以，下次遇到需要分类汇总的数据，别慌，试试Excel的分类汇总功能，你会发现，原来数据整理也可以这么轻松！你肯定会爱上这种一键汇总的快感！