怎么编辑批注excel

说到 编辑Excel批注 这事儿，我脑子里第一个冒出来的画面，不是什么官方教程的截图，而是一张被我前同事折磨得不成人形的报表。密密麻麻的单元格，像长满了红色的小疹子，每个角上都戳着一个红三角。鼠标一放上去，“唰”地弹出一个黄框框，里面的字儿小得跟蚂蚁似的，还带着个万年不变的加粗用户名：“王小明：”。天知道他想说啥，反正那张表给我的感觉就是——“别碰我，我快炸了”。

很多人，真的，我不是开玩笑，很多人用Excel批注，还停留在最原始的阶段。右键，“插入批注”，打完字，鼠标挪开，完事儿。等发现有错别字，或者想补充点什么，就傻眼了。他们会疯狂地双击那个单元格，或者那个红三角，然后发现除了让电脑风扇转得更快之外，毫无作用。

别这样，真的。咱们得优雅一点。

想 编辑一个已经存在的批注，最稳妥、最不费脑子的办法，就是找到那个带红三角的单元格，把你的鼠标指针轻轻放上去，然后，右键。看到了吗？菜单里有个选项，明晃晃地写着“编辑批注”（Edit Comment）。就是它，点下去。你的光标就会乖乖地出现在那个黄色的框框里，任你删改。这是基本功，必须会。

但如果你跟我一样，觉得每次都要右键找菜单太麻烦，手上同时处理着几十个批注，那鼠标点来点去能把人逼疯。这时候，就该轮到 快捷键 登场了。记住这个组合：Shift + F2。

你先用方向键或者鼠标，选中那个你想编辑批注的单元格，然后，左手小拇指按住Shift，右手食指敲一下F2。看到了吗？光标直接就跳进批注框里了。行云流水，一气呵成。这感觉，就像是手动挡老司机和驾校新手的区别。用鼠标右键的，是在“操作软件”；用 Shift + F2 的，是在“驾驭软件”。当你需要在一堆批注里来回穿梭修改时，这个快捷键能帮你省下不止一点半点的时间和耐心。

好了，现在你知道怎么进到编辑模式了。但事情还没完。默认的批注，那个土黄色的背景，那个万年不变的宋体，还有那个烦人的、每次都自动加上去的用户名……简直是对审美的一种公开挑战。

我们来动动手术。

首先，那个丑丑的黄框框。你想不想给它换个颜色，甚至换个形状？可以！你先把光标移动到批注框的 边框 上，注意，是 边框，不是里面的文字区域。当你的鼠标指针变成一个带四个箭头的十字形时，右键！这时候弹出的菜单，就跟之前不一样了，里面会有一个“设置批注格式”（Format Comment）的选项。

点进去，新世界的大门打开了。在“字体”选项卡里，你可以把字体换成你喜欢的任何样式，微软雅黑、等线……随便你。字号、颜色、加粗、倾斜，都听你指挥。在“颜色与线条”选项卡里，你可以把那个刺眼的黄色背景换成淡蓝色、浅灰色，或者干脆无色透明。你甚至可以在“对齐方式”里搞点花样。最绝的是，在“颜色与线条”的某个角落里，你可以把矩形的批注框，改成圆形、箭头、云朵……虽然我至今没想明白什么场景下需要一个云朵形状的批注框，但这充分说明了Excel的自定义能力有多强。

接下来，解决那个最让我头疼的问题——自动出现的 用户名。

每次新建一个批注，它总会自作主张地给你加上“你的名字：”，比如“张三：”。如果你只是想临时去掉，很简单，进入编辑模式后，像删除普通文字一样，用退格键把它删掉就行。但下次你再新建批注，它还会冒出来，阴魂不散。

想要一劳永逸地干掉它？这得动个小手术，深入到Excel的“五脏六腑”里去。跟我来：

点击Excel左上角的“文件”（File），然后找到最下面的“选项”（Options）。在弹出的“Excel 选项”对话框里，默认应该是在“常规”（General）这一栏。往中间看，找到一个叫“个性化设置您的 Microsoft Office”的区域。这里有个“用户名”（User name）的输入框。

看到了吗？罪魁祸首就在这里。你在这里填的是什么，你新建批注时，它就自动给你带上什么。你可以把它改成你的英文名、一个代号，或者……干脆 把它删光，让它变成空白！

点击确定。现在，你再去新建一个批注试试看。是不是世界都清净了？一个干干净净的、没有任何前缀的批注框，正等着你输入真正有用的信息。这个小技巧，绝对值得你花十秒钟去设置一下。

当然，我们处理批注，不仅仅是编辑单个。当一张表里有几十上百个批注时，管理它们就成了一门学问。这时候，你需要把目光投向顶部的功能区，找到“审阅”（Review）这个选项卡。

这里面，简直就是批注的指挥中心。

• 显示/隐藏批注：点一下某个单元格，再点这个按钮，就可以让这个单元格的批注一直显示，或者重新隐藏起来。
• 显示所有批注：这个功能简直是上帝视角。点一下，所有隐藏的批注都会像雨后春笋一样冒出来，铺满你的屏幕。这在进行全局校对和审查时特别有用，你不用再一个个地用鼠标去悬停查看了。再点一下，它们又都乖乖地缩了回去。
• 上一个/下一个批注：别再用眼睛费力地去寻找下一个红三角了。用这两个按钮，可以在所有批注之间快速跳转，一个都不会漏掉。

哦对了，还得提一句，如果你用的是比较新的Office 365或者Excel 2021，你可能会发现事情变得有点“复杂”。微软把我们刚刚聊的这种传统的、黄色的便利贴式的东西，改名叫做“备注”（Notes）了。而“批注”（Comments）这个词，被赋予了新的含义——一种可以回复、可以@同事、可以解决的“对话式”批注。

这种新的对话式批注，编辑起来逻辑不太一样。你点击它，它会出现在右侧的窗格里，或者浮动在单元格旁边，你可以直接在里面输入，它有“回复”按钮，还有三个小点点的菜单，里面藏着“编辑”和“删除”的选项。这玩意儿更适合团队协作，像是在Excel里开了个聊天室。而我们今天聊的，主要是那种经典的、更像是给自己或别人留个便签的“备注”。如果你发现你的界面跟我的描述对不上，先看看你的“审阅”选项卡里，那个图标到底是叫“新建批注”还是“新建备注”。

掌握怎么编辑批注，其实是在掌握一种沟通的艺术。一个格式清晰、内容准确的批注，远比一封长长的邮件或者一次啰嗦的沟通要高效得多。它就像一个安静而专业的助理，默默地待在数据旁边，随时为你提供额外的信息，而不会打扰到整个表格的整洁。所以，下次再和批注打交道时，别再那么粗暴了，对它好一点，它会加倍回报你的。