excel表怎么查找重复项

讲真，每次打开一张成百上千行的数据表，心里都得咯噔一下，祈祷着里面别有什么幺蛾子。但现实呢？现实往往是，重复项像雨后的蘑菇一样，野蛮生长，让你抓狂。什么客户名单、活动报名、库存盘点……只要经手的人一多，或者数据来源一复杂，重复数据就成了躲不掉的噩梦。

你是不是也经历过？对着密密麻麻的表格，眼都快瞎了，还在那儿一行一行地比对。或者，你可能干脆就放弃了，心想，不就重复了几个嘛，无伤大雅。我跟你讲，这想法太危险了。重复的客户信息，你可能会发两次邮件，惹人烦；重复的订单号，财务对账能对到怀疑人生；重复的物料编码，仓库那边可能就要搞出天大的乌龙。所以，查找和处理重复项，这绝对不是什么锦上添花的技巧，而是每个和Excel打交道的人，都必须掌握的傍身之技。

咱们今天不搞那些虚头巴脑的理论，直接上干货，聊聊我这么多年踩坑总结出来的几种实用法子，从小白到高阶，总有一款适合你。

第一招：最直观的“照妖镜”——条件格式

这是我最喜欢用的入门级方法，简单、粗暴、有效。它不会帮你删除任何东西，但它能用最醒目的方式，把所有重复的数据都给你揪出来，用颜色标上，让你一目了然。

想象一下这个场景：老板甩给你一份几千人的签到表，让你核对有没有人重复签到。

这时候，你只需要：

1. 选中你要检查的那一列，比如是“姓名”列。别偷懒，直接点击列标（比如A），把整列都选中。
2. 找到菜单栏里的【开始】选项卡，往右边看，有个大大的【条件格式】按钮，点它。
3. 鼠标放上去，会弹出一堆选项，找到【突出显示单元格规则】，再在下一级菜单里找到【重复值】。
4. 点一下【重复值】，会弹出一个小窗口。你甚至什么都不用改，默认就是把“重复”的值，用“浅红填充色深红色文本”给你标记出来。直接点【确定】。

BAM！ 就这么一下，整列数据里，所有出现过不止一次的名字，瞬间就被染上了颜色。那些扎眼的红色，就是你要找的“妖怪”。

这个方法的优点就是快，而且无损，它只是给你化个妆，让你看清楚谁是重复的，原数据一动不动。缺点也很明显，它只能看，不能直接处理。对于成千上万的数据，光标出来，你还得一个个去决定怎么处理，但作为第一步排查，它绝对是神器。

第二招：快刀斩乱麻的“屠龙刀”——删除重复项

如果你的目的非常明确，就是“我不要重复的，给我留一个就行”，那Excel自带的这个功能简直就是为你量身定做的。它就像一把锋利的屠龙刀，一刀下去，所有重复的妖魔鬼怪都灰飞烟灭。

但是，警告！警告！警告！

这把刀太锋利了，它会直接、永久地删除数据。我跟你说，这玩意儿最可怕的地方在于，它悄无声息地就删了，连个后悔药都没地方买。所以，答应我，动手前，一定，一定，先复制一个工作表副本，或者干脆整个文件另存为，这叫留后路，懂吗？血的教训啊朋友们。

好了，做好备份之后，我们开干：

1. 选中你的数据区域。你可以只选一列，也可以选好多列。
2. 点击菜单栏的【数据】选项卡，在“数据工具”这个区域里，你会看到一个图标，上面有几行蓝色的条，其中一行被划掉了，旁边写着【删除重复项】。就是它，点下去。

3. 这时候会弹出一个窗口，这步非常关键。窗口里会列出你选中的所有列的标题。

   • 如果你只想根据某一列来判断是否重复（比如，只要身份证号相同就算重复），那就在这个列表里，只勾选“身份证号”这一列。
   • 如果你需要多列同时满足条件才算重复（比如，必须“姓名”和“手机号”都一样才算重复），那你就把“姓名”和“手机号”这两列都勾上。

4. 选好你要判断的列，点击【确定】。

一瞬间，世界清净了。Excel会弹出一个提示，告诉你它找到了多少个重复值，并已删除，还剩下多少个唯一值。

这个功能，强就强在它的一步到位。对于清理数据源，制作唯一的客户列表之类的场景，简直不要太好用。但请再次记住我的忠告：先备份，再动手！

第三招：掌控一切的“神之视角”——COUNTIF函数

前面两个方法，一个是只能看，一个是直接删，是不是感觉有点极端？有时候，我们需要的更精细的控制。我不想直接删，我想知道哪些是重复的，它们重复了几次，我想先标记出来，再决定怎么处理。

这时候，就该请出函数大神 COUNTIF 了。

这个函数的作用，翻译成大白话就是：在某个范围里，数一数某个东西出现了几次。

逻辑很简单：如果一个值出现的次数大于1，那它不就是重复值嘛！

我们来实战一下。假设A列是你的客户姓名，你想在B列标记出哪些是重复的。

1. 在B2单元格（假设你的数据从第二行开始），输入这个公式：=COUNTIF(A:A, A2)
2. 我们拆解一下这个公式：
   • A:A：这代表你要查找的范围，也就是整个A列。我喜欢用整列引用，省事，你也可以用具体的范围比如 A$2:A$5000，记得用 $ 锁定行号，这样公式下拉的时候范围不会跑偏。
   • A2：这是你要查找的具体内容，也就是当前行的这个名字。
3. 输入完公式，敲回车。你会得到一个数字。这个数字就是A2单元格里的名字，在整个A列里总共出现了几次。
4. 然后，把鼠标放在B2单元格的右下角，等光标变成一个黑色的十字，双击！公式会自动填充到你所有的数据行。

现在，你的B列成了一面“照妖镜”的升级版。所有数字是1的，都是“良民”（唯一值）；所有数字大于1的，比如2、3、4，都是“惯犯”（重复值），并且你连他们是“几进宫”都一清二楚。

有了这个辅助列，你想干嘛都行。你可以用【筛选】功能，只筛选出B列数值大于1的行，然后把这些重复的数据复制到新表里单独处理，或者统一给它们打上标签，或者手动删除你不需要的。

这种方法的自由度是最高的，它把判断权完全交还给了你。而且，如果想进行多条件判断，比如“姓名”和“电话”都相同才算重复，你只需要用它的升级版 COUNTIFS 函数就行，逻辑一模一样。

第四招：上帝视角的“数据透视表”

最后这一招，有点降维打击的意思了。当你的数据量特别大，而且你不仅想找重复，还想对重复情况做个统计分析时，数据透视表就是你的终极武器。

它能瞬间告诉你，哪个值重复得最离谱。

操作起来，意外地简单：

1. 选中你的数据区域。
2. 点击菜单栏的【插入】，选择【数据透视表】。
3. 在弹出的窗口里，直接点【确定】，它会为你新建一个工作表。
4. 在新工作表的右侧，你会看到一个“数据透视表字段”的窗格。这里就是你的魔法棒。
5. 找到你想要检查重复项的那个字段，比如“产品名称”。
6. 用鼠标拖动“产品名称”这个字段，先拖到下面的【行】区域。
7. 然后，再次拖动“产品名称”这个字段，这次拖到【值】区域。

神奇的事情发生了。左边的透视表会自动生成一个列表，列出所有不重复的“产品名称”，并且在右边一列，默认会用“计数”的方式，告诉你每个产品名称在原始数据里出现了多少次。

你只需要对着这个计数结果列，点一下排序，选择【降序】。

好了，现在排在最前面的，就是你数据表里重复次数最多的“明星产品”。哪些值是重复的，重复了多少次，一目了然，清晰得令人发指。

这个方法尤其适合做数据概览和分析，让你从宏观上把握数据的重复状况。

总而言之，Excel里查找重复项的法子远不止这些，但这四招，就像是武侠小说里的“梅花四弄”，足以应对你日常工作中99%的场景了。

• 想快速看一眼，就用【条件格式】。
• 想彻底清理，一步到位，就用【删除重复项】（记得备份！）。
• 想精细控制，灵活处理，就用【COUNTIF】函数建个辅助列。
• 想统计分析，看清全局，就祭出【数据透视表】。

工具永远是死的，人是活的。真正的高手，不是把所有函数都背下来，而是面对一堆乱麻般的数据时，能迅速判断出问题的症结，然后从他的工具箱里，拿出最顺手、最有效的那一把，干净利落地解决问题。希望今天的分享，能让你的工具箱，变得更充实一些。