excel怎么选择打印

每次谈起Excel打印，我心头总会涌上一股说不清道不明的复杂情绪。那感觉，就像你精心烹制了一道大菜，眼看就要上桌了，结果临门一脚却发现，筷子、碗碟、甚至桌布都跟你作对。明明屏幕上排得整整齐齐，字号、行距、边框，一切都完美得无可挑剔，可一旦点开打印预览，嘿，瞬间像是换了个世界！不是文字小得像蚊子腿，就是表格被无情地截成了几段，抑或是明明只有两页的内容，却硬生生给你吐出十几张带着大片空白的“废纸”。哎，真是每每都能把我逼到抓狂的边缘。

我跟你说，Excel这玩意儿，它跟Word可不一样。Word好歹是个文档处理软件，它天生就是为了打印而生的，你看着啥样，打出来基本就啥样。可Excel呢？它是个“表”格软件，是用来处理数据、做计算、搞分析的。屏幕上那无数的行和列，那密密麻麻的单元格，根本没把“打印”这码事儿放在第一位。所以啊，想让Excel乖乖地把你想看的东西，以你想要的方式吐出来，那可真是一门大学问，甚至可以说是一门“玄学”！

这么多年跟Excel打印斗智斗勇下来，我总结出了一套“血泪史”经验。今天，就让我这个过来人，好好掰扯掰扯，咱们到底该怎么选择打印，才能少走弯路，多省点墨盒和A4纸。

首先，也是最关键的一步，是确定“打印区域”。我的天，这个概念简直是Excel打印的灵魂，没有之一。你有没有遇到过这样的情况：明明只想打印表格的一部分，结果打印出来却是整张工作表，甚至是几十张空白页？那十有八九就是你没搞定打印区域。

通常呢，如果你不设打印区域，Excel会很“智能”地去判断，从A1单元格开始，一直到你数据最远的那行那列，都给你框进去。可它这“智能”啊，有时候聪明得让人想骂娘。比如，你无意中在一个很远的单元格里输入了一个空格，或者一个数字，然后又删掉了，Excel可能还会“记住”那个地方，认为那里有内容，结果就给你打印了一大堆空白页。

所以，我的经验是，永远，记住，永远！在你打算打印之前，先动手设置一下打印区域。选中你真正想打印的所有单元格，然后跑到“页面布局”选项卡里，找到“打印区域”，点一下“设置打印区域”。就这么简单！一个动作，能帮你省去无数的烦恼。当然，如果后来想打印别的地方了，记得回来“取消打印区域”，然后重新设置。别怕麻烦，这个步骤绝对是物超所值。

搞定打印区域之后，咱们就得去“页面设置”里，好好地“搓揉”一番了。这就像是给你的菜肴摆盘，调味。这里面的选项，每一个都至关重要，决定着最终打印出来的“颜值”。

纸张大小，这是最基础的。一般咱们用A4，但如果你手头有A3的打印机，或者需要打印海报级别的图表，那可千万别忘了在这里选择A3。选错了纸张，结果要不就是内容被裁掉，要不就是好端端的A4纸上，给你打印出个迷你版内容，旁边留一大片空地，看着都憋屈。

接着是方向，也就是横向还是纵向。这太重要了！我的表格数据通常都特别多列，如果你选了“纵向”，那结果就是右边的几列数据直接被“砍头”了，跑到下一页去，分得七零八落。这时，果断选择“横向”！让你的数据以更宽广的姿态展现。反之，如果数据是几列但很多行，那“纵向”就没毛病。这可得根据你的实际数据布局来决定，每次都要琢磨一下，到底哪个更合适。

重头戏来了，缩放！这几乎是所有Excel打印用户的“心魔”。在这里，你有两个选择：调整为和缩放比例。

“调整为”这个选项，我个人非常喜欢，尤其是在我懒得去精细调整的时候。它能把你的所有内容，自动地“塞”进你指定的页数里。比如，你想把所有内容都打印在一页宽，N页高上，直接选“1页宽，N页高”。Excel会帮你自动计算缩放比例，让内容刚好撑满宽度。这招对于那些“怎么都塞不进去”的表格特别管用。不过，缺点也很明显，如果内容太多，字体可能会被缩得非常小，小到你怀疑人生，得拿放大镜去看。

而“缩放比例”呢，就更精细一些。你可以自己设定一个百分比，比如80%或者120%。这更适合那些对字体大小有明确要求，或者表格内容本身不多，只是想微调一下大小的场景。我的经验是，当你发现“调整为”把字体缩得太小了，但又不想它跨页，就可以尝试用“缩放比例”来一点点调整，比如从100%慢慢降到95%、90%，直到在打印预览里看着舒服为止。

没错，打印预览，这个功能简直是我们的救星！我的天，有多少次，我都是在预览里反复调整，才最终得到一个满意的效果。不看预览就直接打印？那是真的勇士！我可不敢。每次调整完打印区域，改完页面设置，我都会第一时间点开打印预览，就为了看一眼，我的心血有没有被Excel辜负。然后，再根据预览的效果，回过头来继续调整，就这么反复迭代，直到我满意为止。

此外，“页边距”也是一个可以微调的地方。有时候表格内容就差那么一点点就能完整地塞进一页，这时候，稍微缩小一下页边距，可能就能化腐朽为神奇。而“页眉/页脚”呢，虽然不是每次都用，但对于正式的报告，加上页码、日期、文件名，甚至公司的Logo，瞬间就能提升报告的专业度。尤其是页码，要是几页的内容没有页码，领导或者客户看的时候，翻乱了怎么办？

还有一个被很多人忽略但异常强大的功能，叫“打印标题”。想象一下，你有一张几百行的数据表，每一页都想看到表头，以便知道每一列代表什么。如果不在打印标题里设置重复打印行，那么除了第一页，后面的每一页都会让你对着一堆光秃秃的数字发呆。这简直是灾难！在“页面设置”里找到“工作表”选项卡，里面有个“顶端标题行”，或者“左侧标题列”，把你想要每页重复的行或列选上。信我，这能为你省去无数解释的口舌。

最后，不得不提的还有分页预览。在我看来，它简直是Excel打印的“上帝视角”。它把你的工作表以分页的形式直观地展示出来，用蓝色的虚线和实线明确地告诉你每一页的边界在哪里。你甚至可以直接拖动这些蓝线，手动调整每一页的分页符！我的天，那种把凌乱的分页调整得整齐划一的满足感，简直是一种艺术享受。当你拖动那根蓝线，看着数据块完美地落在你想要的页面里时，那种成就感，可不是几句空洞的赞美能替代的。

当然，我们还需要明确，到底要打印什么内容。Excel在打印对话框里给了你几个选择： * 活动工作表：这是最常用的，打印当前你正在看的工作表。 * 整个工作簿：这个选项要慎用！我的天，如果你的工作簿里有几十个工作表，有些是草稿，有些是空白的，你选了这个，那打印机可就真的“吐血”了。 * 选定区域：当你只选中了一小块单元格，想快速打印，这个选项就是你的最佳拍档。

说真的，打印Excel，有时候你会觉得它就像一个任性的小孩。你得耐心哄着它，仔细琢磨它的脾气，一遍遍地尝试，调整，再调整。但这所有的努力，都是为了最终那张完美呈现你心血的纸张。

而且，现在时代进步了，很多时候，我们甚至不用真正地“打印”出来。如果你只是为了分享一个固定格式的报告，或者防止别人修改，那么直接“导出为PDF”简直是神来之笔！它能完美保留你的格式，字体，布局，而且任何设备打开都一样，打印机驱动什么的，统统给我靠边站！PDF简直是Excel打印的“终极作弊器”。

总之，Excel打印，从来就不是“文件-打印”这么简单的两步。它是一场和数据、和格式、和打印机驱动的拉锯战，更是一次耐心和细致的考验。但当你最终拿到那份整齐、清晰、美观的打印件时，你会发现，所有的折腾，都值了。这不仅仅是打印，这更像是把你的数据，从屏幕的虚拟世界，优雅地带入到现实世界的一种仪式。而我，这个跟Excel打印纠缠了无数次的人，依然在乐此不疲地享受着这份“折磨”带来的成就感。毕竟，生活不就是这样吗，总有些看似微不足道的小事，需要我们去用心琢磨，去征服。而征服了它，你就是高手。