excel怎么打印分页

Excel怎么打印分页？哎，这简直是职场新人的第一道坎儿，老手也时不时地要被它气得七窍生烟。你说说看，辛辛苦苦几个小时整理出来的数据，一到打印环节，愣是能给你整出各种幺蛾子：不是一张表被断成好几截，就是出现一堆莫名其妙的空白页，再不然就是字体小得跟蚊子似的，非得凑到屏幕前才能看清。这种感觉，就像是精心打扮准备出门约会，结果鞋带断了，或者发现穿反了衣服，瞬间就想原地爆炸！

我跟你讲，我刚毕业那会儿，头回被领导安排打印一份销售报表，那叫一个战战兢兢。预览一看，好家伙，数据横着被切了一刀，下面全是空白，简直是灾难现场。当时的心情，简直比失恋还难受。后来，被折腾得多了，我算是跟Excel的打印分页功能彻底杠上了，非得把这套门道摸个透彻不可。现在，我可以拍着胸脯告诉你，那些曾经让你抓狂的打印问题，其实都有药可救！

首先，我们得明白一个道理：Excel这玩意儿，它不像Word那样，天生就是给你写文档、编排页面的。它是个实打实的表格工具，核心任务是数据计算和管理。所以，指望它能像Word一样“智能”地帮你分好页，那真是想多了。我们得主动出击，给它划定规矩！

第一招：划定你的“势力范围”——设置打印区域

这可是重中之重！很多时候，我们之所以打印出一堆没用的东西，就是因为没告诉Excel，你到底要打哪部分。想象一下，你盖房子，总得先圈块地吧？Excel打印也一样。

操作路径很简单，你先把需要打印的数据范围全部选中，然后找到菜单栏的“页面布局”选项卡，里面有个“打印区域”，点开它，选择“设置打印区域”。嘿，这一下，Excel就心知肚明了：你只管我选中的这块地儿，别的地方，都给我当空气！

有时候，你可能设了个打印区域，后来又想打印别的地方，或者想打印整个工作表了。别忘了，回到同一个地方，选择“取消打印区域”。我见过不少人，就是因为忘了取消，后面打印其他内容时总是不对劲，找了半天，才发现是这个“老旧的打印区域”在作祟，你说气不气人？所以，用完就清，是个好习惯。

第二招：手动掰直你的“任性”分页符

Excel这货吧，它自己也会根据纸张大小和你的内容，自动给你插入一些分页符。但这些自动分页符，说实话，经常是“好心办坏事”。它想帮你分好，结果分得七零八落，看着就让人头疼。

所以，我们要学会手动调整分页符。这招厉害了，简直是打印分页的“杀手锏”！

怎么看这些分页符呢？最直观的，就是切换到“视图”选项卡，然后选择“分页预览”。哗啦一下，你的工作表界面会变得有点不一样，蓝色的虚线和实线会把你的数据切分成一个个的打印页。那些蓝色的虚线，就是自动分页符；蓝色的实线，就是你手动设置的分页符。

看到这些线，你就可以用鼠标直接拖动它们了！想让表格的哪一列完整地显示在一页上，就把垂直分页符往左或往右拖；想让哪一行完整地显示，就把水平分页符往上或往下拖。记住，拖动的时候，一定要小心翼翼，确保你的数据逻辑完整性。那些被切断的行或列，就是你的“敌人”，要毫不留情地把它们归拢到同一页！

如果你觉得某个分页符多余，比如它硬生生把一个完整的表格拦腰截断，你也可以选中它旁边的单元格，然后在“页面布局”里找到“分隔符”，选择“删除分页符”。删掉它，你的数据就又“团圆”了。当然，你也可以在那里选择“插入分页符”，想在哪里强制分页，就在哪里点一下，它就乖乖地给你分开了。这种随心所欲的控制感，是不是很爽？

第三招：你的“上帝视角”——打印预览

我在这里必须大声疾呼：每次打印前，一定！一定！一定！要点开那个“打印预览”！这是你花钱买教训得来的血泪经验。多少人，图省事，直接Ctrl+P然后回车，结果出来一堆废纸，还浪费碳粉，你说亏不亏？

打印预览就像一个照妖镜，能让你在纸张被浪费之前，清晰地看到打印出来的效果。页面边距够不够？表格有没有溢出？字体大小合不合适？分页是不是完美？所有这些问题，在打印预览里一目了然。如果发现不满意，立刻返回调整，而不是等打印出来再后悔。这习惯，必须得养成！

第四招：学会“伸缩自如”——调整缩放比例

有时候，你的表格数据量实在太大，或者列数太多，即使你把分页符调整得再完美，它也无法在一页纸上显示完整。这时候，缩放比例就是你的救命稻草！

在“页面布局”选项卡，找到“缩放以适应”这个区域。这里有几个选项： * 将工作表调整为一页高，一页宽：这是最粗暴也最有效的办法。它会把你的所有内容，无论多少，都塞到一页纸上。缺点是，如果内容太多，字体可能会小到让你怀疑人生。这选项慎用，除非你的数据不多，或者你不在乎字体大小，只求完整。 * 调整为1页宽，几页高：这个我很常用！它会保证你的表格在横向上是完整的，不会被切断，然后纵向会根据需要分成几页。这样，至少你的表头和每一列的数据是整齐的。 * 调整为几页宽，1页高：这个就少用了，除非你的表格是竖着特别长，横向就几列。 * 调整为100%正常大小：这个是默认状态。如果你调整了缩放比例，想恢复原样，就选这个。 * 自定义缩放比例：你可以手动输入一个百分比。比如你发现内容稍微多了一点点，那么可以尝试调整到90%或95%，很多时候就能完美解决问题，而且字体也不会变得太小。

我个人经验是，先尝试“调整为1页宽，几页高”，如果字体还能接受，就用它。如果字体实在太小了，那么就得回过头去调整分页符，或者考虑是不是真的要把所有数据都打印出来。毕竟，有时候取舍也是一门艺术。

第五招：让表头“如影随形”——设置打印标题

如果你打印的表格有好多页，而每一页都需要重复显示第一行或者第一列（比如表头），那么打印标题这个功能简直是太贴心了！

在“页面布局”选项卡，点击“打印标题”。会弹出一个“页面设置”的对话框。在这里面，你可以设置“顶端标题行”和“左端标题列”。比如，你点一下“顶端标题行”旁边的选择按钮，然后去工作表中选中你希望每页都重复出现的表头行，再回来点确定。搞定！这样，无论你打印多少页，表头都会跟着你，再也不用翻来覆去地找哪个数据对应哪个标题了。这才是真正的人性化设计嘛！

第六招：那些细节的“边边角角”——页面设置

在“页面布局”里，除了上面这些，还有几个小细节，虽然不常动，但关键时刻也能派上用场： * 页边距：默认的页边距可能有点宽，你可以选择“窄边距”，或者“自定义页边距”，这样就能多挤出一点空间来放数据。 * 纸张方向：表格是横着长还是竖着长？“纵向”还是“横向”打印？这个基本不用我多说，一眼就能看明白。 * 纸张大小：A4、A3、Letter？根据你实际使用的打印纸来选择。

第七招：恼人的“幽灵页”——空白页的消除

说到空白页，真是让人恨得牙痒痒！明明表格数据就那么点，结果打印出来好几页，中间夹着一两页白纸，这简直是侮辱我的智商！

空白页出现的原因，通常有以下几种： 1. 打印区域设置不当：你可能把很远很远的空白单元格也圈进去了，所以Excel老老实实地打印了空白页。解决方法就是重新设置打印区域，或者取消打印区域再设一次。 2. 隐藏的行或列：有时候，你可能在表格的最右边或者最下边，不小心隐藏了一两列或一两行。Excel这傻瓜，它会认为这些隐藏的区域也是有内容的，于是就给你打印出来了。解决方法是，全选你的工作表（Ctrl+A），然后右键选择“取消隐藏行”和“取消隐藏列”，看看是不是有啥“幽灵”被放出来了。 3. 多余的分页符：不小心手动插入了多余的分页符，或者Excel自动生成了不合理的分页符。分页预览模式下，一眼就能看到这些多余的线，直接拖动或删除掉就行。 4. 表格末尾的格式：比如你在很远的某个单元格里，不小心输入过一个空格，或者设置了某个格式（比如边框、底纹），然后又删掉了内容。Excel会记住这个“残留的痕迹”，认为它是有内容的。解决方法是，选中表格数据区域下方和右侧所有可能的“残留区域”，然后清除所有格式（在“开始”选项卡里找到“清除”->“清除格式”）。

第八招：高级玩法——视图模式的切换

我个人非常喜欢用“页面布局”视图模式。它就在“视图”选项卡里，和“普通”模式、“分页预览”模式并列。在这个模式下，你的工作表看起来就像Word文档一样，能直接看到页眉、页脚、边距，还有每一页的实际效果。在这个模式下，调整行高列宽，拉动页边距，甚至修改页眉页脚，都变得非常直观。基本上，只要在这个模式下把表格调整满意了，打印出来就八九不离十了。简直是所见即所得，效率直线飙升！

总结一下我的心里话：

Excel打印分页，说到底，就是个熟能生巧的活儿。别看我说了这么多，听起来好像很复杂，但一旦你理解了这些核心概念，并且自己动手操作几次，你会发现，它就像骑自行车一样，一旦掌握了平衡，就再也忘不掉。

一开始可能会有点手忙脚乱，搞不懂打印区域和分页符的关系，缩放比例也拿捏不准。但请你相信我，多练几次，多尝试几种组合，那些曾经让你抓狂的表格，都会乖乖地按照你的意愿，整整齐齐地躺在纸上。

就像生活里很多事情一样，Excel打印也是一场和工具的磨合。我们不能指望工具百分之百地理解我们的意图，但我们可以通过学习它的“语言”，掌握它的“脾气”，最终让它为我们所用。所以，别害怕，别气馁，去实践吧！你终将成为那个掌控Excel打印分页的大师！