excel怎么自定义的序列

咱们聊聊Excel里的一个事儿，一个能让你在同事面前显得特别“懂”的小秘密，一个一旦用上就再也回不去的功能。这玩意儿，官方叫它 自定义序列。

说真的，每次看到有人还在单元格里一个一个地敲“财务部”、“人事部”、“市场部”、“技术部”……敲完一遍又一遍，我就替他的手腕感到一阵酸楚。这简直就是把人当复印机使，是对宝贵生命和机械键盘寿命的双重浪费。

你肯定知道Excel的那个小黑十字，就是单元格右下角的那个 填充柄。拉一下，1 就变成了 1, 2, 3, 4；拉一下，“一月”就变成了“一月、二月、三月”；再拉一下，“星期一”也乖乖地变成了“星期一、星期二、星期三”。这些都是Excel预设好的、它“认识”的序列。很方便，对吧？但也就到此为止了。

可我们日常工作里，哪有那么多“星期一”和“一月”要填？更多的是那些独属于我们公司、我们部门、我们项目的特定列表。

比如：

• 部门名称：行政部、财务部、市场部、技术部、销售部……
• 项目阶段：需求调研、方案设计、开发编码、系统测试、上线交付、后期运维。
• 审批流程：发起人、部门审批、总监审批、财务审批、归档。
• 产品线：A系列、B系列、C系列、探索系列。
• 甚至是你们团队成员的名字：张三、李四、王五、赵六。

这些东西，Excel它天生不认识。你输入一个“行政部”，然后满怀期待地向下一拉……抱歉，它只会给你复制一长串的“行政部”。那一刻，智能的表格软件瞬间变得无比“智障”，仿佛在嘲笑你的天真。

而 自定义序列 ，就是你教Excel“学说话”的过程。你要把它调教成你的专属助理，让它记住这些你每天都要打交道的、烦人的、重复的列表。

那么，这个藏得有点深的功能，到底在哪儿？

跟我来。

点开Excel左上角的 文件，别犹豫，进去。然后找到最下面的 选项，点它。会弹出一个巨大的对话框，别被它吓到，直接在左侧导航栏里找到 高级。

对，就是 高级。

你得把滚动条使劲往下拉，拉到快要见底的地方，在一个叫“常规”的大类里，你会看到一个平平无奇的按钮——编辑自定义列表。

就是它！找到了宝藏入口！

点进去，一个新的小窗口弹出来。左边是Excel已经内置的那些序列，比如星期、月份之类的。右边，才是我们的主战场。你会看到一个“输入序列”的框，光标在里面闪烁，仿佛在说：“来吧，把你的烦恼都告诉我。”

现在，把你那些需要重复输入的列表，一个一个地敲进去。记住，每个项目占一行，用回车键隔开。

比如，我想让Excel记住我们公司的部门顺序：

行政部 财务部 人事部 市场部 技术部 销售部

输完之后，点击旁边的 添加 按钮。你会看到，你刚刚输入的内容，瞬间就出现在了左边的“自定义序列”列表里。

好了，点击 确定，再点击 确定，关闭所有对话框。

见证奇迹的时刻到了。

现在，回到你的工作表，在任意一个空白单元格里，输入“行政部”。然后，把鼠标移到单元格的右下角，等它变成那个熟悉的黑色小十字，按住，向下一拖——

“财务部”、“人事部”、“市场部”、“技术部”、“销售部”……它们就像被施了魔法一样，一个接一个地、按照你设定的顺序，完美地出现在了你的表格里！

你甚至可以不从第一个开始。比如你输入一个“市场部”，往下一拉，它会自动接上“技术部”、“销售部”，然后从“行政部”开始循环。往上拉呢？它也能聪明地倒着给你填充“人事部”、“财务部”。

那一瞬间的快感，不亚于炎炎夏日喝下一瓶冰可乐。你从繁琐的、机械的录入工作中被解救了出来。这不仅仅是省了几秒钟的时间，这是一种掌控感，一种“我让软件听我的话”的成就感。

这还没完。

如果你的列表特别长，比如有几十个甚至上百个产品名称或者员工名单，在那个小框里一个一个敲，还是挺累的。Excel的设计者显然也想到了这一点。

看那个“编辑自定义列表”的窗口，在“输入序列”框的下面，还有一个选项——从单元格导入序列。

这才是真正的 杀手级 用法。

你可以先把你的长列表，完完整整地整理在工作表的一列里。比如，从A1到A50，是你所有的分店名称。然后，再次打开那个编辑自定义列表的窗口，这次不要在右边框里打字了。直接点击那个“导入”按钮旁边的范围选择图标。

窗口会暂时缩小，让你去选择单元格区域。你直接选中工作表里A1到A50的区域，回车。你会看到那个地址$A$1:$A$50出现在了框里。

最后，点击 导入。

一瞬间，这50个分店的名称，就全部被Excel“吃”了进去，成为了它记忆的一部分。

想象一下，下次做月度报表，需要按分店罗列数据。你只需要在第一个单元格输入你的第一个分店名，比如“北京朝阳店”，然后把填充柄潇洒地往下一拉——所有50家分店的名字，整整齐齐，一个不差。

你旁边还在Ctrl+C、Ctrl+V的同事，看到这一幕，绝对会投来惊叹的目光。

自定义序列 的强大之处在于，它彻底将你从那些具有固定顺序、但又不被Excel默认识别的重复性录入中解放出来。它是一个一次性投资、终身受益的技能。你只需要花几分钟设置好，未来的每一次使用，都在为你节约时间和精力。

它能做什么？

• 数据整理：当需要按照特定顺序（比如部门、职位级别）对数据进行排序时，你可以直接使用自定义序列进行排序。在“排序”对话框的“次序”选项里，可以选择你自定义的列表。数据就会按照“董事长、总经理、总监、经理、员工”这样的逻辑顺序排列，而不是愚蠢的按首字母排序。
• 报表制作：制作周报、月报模板，表头里的那些固定项目，比如“计划内”、“计划外”、“临时新增”，都可以做成序列，一拉生成。
• 数据透视表：在数据透视表中，字段的排序也可以遵循你自定义的序列，让报表看起来更符合业务逻辑。

当然，也要知道它的小小“脾气”。

这个自定义序列是 跟这台电脑上的Excel软件走的，而不是跟某一个Excel文件走的。什么意思？就是你在你这台电脑上设置好了，那么你在这台电脑上打开任何Excel文件，这个序列都有效。但是，如果你把文件发给同事，他的电脑上没有设置这个序列，那他拖拽填充柄，是不会出现你想要的效果的。

所以，这更像是一个为你自己量身打造的、提升个人效率的“独门兵器”。

别再犹豫了。现在就打开你的Excel，花五分钟，把你工作中最常输入的那个列表，添加到自定义序列里去。可能是部门、可能是人名、可能是项目阶段，什么都行。

相信我，当你第一次成功地、优雅地拖拽出那一长串曾经让你头疼的文字时，你会回来感谢我的。这个小小的技巧，就像一个齿轮，一旦开始转动，就会持续地为你的工作效率，注入润滑油。