excel文件太大怎么压缩

哎呀，那个文件啊！点开就卡死，保存要等半天，发给别人？算了吧，邮箱根本塞不下，网盘上传得看人品！说到Excel文件太大，这简直是Office族心头永远的痛。你是不是也经常遇到这种“巨无霸”？打开慢得像蜗牛爬，滚动一下屏幕都能让你崩溃，鼠标一晃悠，整个程序就给你来个“未响应”，简直是噩梦。

我跟你说，遇到这种文件，第一反应绝不是重启电脑，那是治标不治本。得从文件本身下手。它为什么会这么大？刨根问底儿，找到症结所在，才能对症下药。

最常见的罪魁祸首？我敢打赌，十有八九是图片。不是你正儿八经要放在报告里的那种精修图，而是那些随手一贴的、连裁剪都没裁剪过的、原始分辨率可能比你屏幕还大的照片或者截图！你同事可能为了说明某个地方，ctrl+V 一张微信截图，或者直接把网页的一部分截下来扔进去。单个看起来不大，但一个文件里有几十上百张这样的图，而且很多是高分辨率的、没压缩过的原始格式，那文件体积蹭蹭蹭就上去了。

所以，第一招，也是最立竿见影的一招：清理并压缩图片。你得手动去瞧瞧那些图片，看看哪些是没用的，直接删掉。剩下的有用的，选中图片（可以按Ctrl+A全选当前工作表里的图片，或者一张张点），然后看Excel顶部菜单栏，选中图片后会出现一个“图片格式”或者“图片工具”的选项卡，里面有个“压缩图片”按钮。点进去！别犹豫！它会问你是应用到所有图片还是选中的图片，是压缩文档分辨率还是网页分辨率。通常选个网页分辨率（比如150ppi）或者电子邮件分辨率（96ppi）就够了，绝大多数情况下不影响观看效果，但文件大小能给你瘦身一大截！记得把“删除图片的裁剪区域”那个勾也√上，能再挤出点空间。做完这步，保存一下，看看文件是不是立刻轻快了不少？很多时候，这一招下去，大几百兆的文件能直接变几十兆，甚至几兆。

除了图片，还有个隐形杀手，就是格式。特别是条件格式。你以为只有几条简单的条件格式规则？错了！有时候复制粘贴别人的表格，会把整个表格范围甚至整行整列的条件格式规则也带过来，而且规则可能设置得很奇葩，甚至是重复的、无效的。这些规则 Excel 都得记着，都得计算。所以，得去清理清理。在“开始”选项卡里找到“条件格式”下拉菜单，有个“管理规则”和“清除规则”。先看看“管理规则”，把那些作用范围不对、重复或者完全用不上的规则统统删掉。如果规则太多太乱理不清，或者你确定某个区域的条件格式完全不要了，可以直接用“清除规则”功能，选中区域或者整个工作表，把条件格式一扫而光。别小看这个，有时候也能减小不少文件体积。

类似的，单元格样式如果乱七八糟、用了非常多自定义样式，也可能增加文件体积。虽然不像图片和条件格式那么普遍是主要原因，但如果有强迫症或者想彻底“净化”文件，也可以考虑。

再来说说数据本身。当然，数据量大是肯定的，但有时候不是数据本身的问题，而是数据处理方式。比如，用了大量的易失性函数（比如NOW()、TODAY()、RAND()等），每次打开文件都要重新计算，虽然不直接增加文件大小，但会让文件反应变慢，给人“重”的感觉。更关键的是，那些复杂的、引用了大量外部数据的公式。如果这些公式的最终结果你只想要值，而不是让它随时计算，那么可以选中这些包含公式的单元格，复制一下，然后选择性粘贴，只粘贴值（粘贴为数值）。这样，公式链条就断了，Excel 不需要再记住和计算复杂的公式，只保留结果，文件会清爽很多。不过这招有风险，一旦粘贴成值，公式就没了，以后数据源变了，结果也不会自动更新了，所以操作前一定得想清楚。

还有就是那些隐藏起来的内容。你以为你隐藏了一行或者一列就没事了？不！Excel 还是得记住它们的存在以及它们里面的所有内容、所有格式。同理，隐藏的工作表也是一样。如果有些隐藏的行、列或者工作表确定永远不会再用了，请直接删除！别只是隐藏！

更 sneaky 的是隐藏的对象。比如，你在图表区不小心画了一个小矩形，或者插入了一个文本框，后来不想要了，但不是删掉，而是设置成了“无填充”、“无线条色”，让它看起来是隐形的。这种“隐形炸弹”也很烦人。Excel 有个功能叫“检查文档”（Inspect Document）。在“文件”菜单里，点“信息”->“检查文档”->“检查问题”，然后点“检查”。它会列出文档里隐藏的信息，比如隐藏的行/列、隐藏的工作表、甚至还有文档属性、个人信息等等。特别是那个“隐藏的对象”，可以帮你把那些看不见摸不着但确实存在的东西揪出来。检查完后，它会告诉你找到了什么，你可以选择“全部删除”。这个功能对于给别人发送文件前清理个人信息和隐藏内容特别有用，顺带也能给文件瘦身。

再想想文件格式。你现在还在用老旧的.xls格式吗？赶紧换成.xlsx吧！.xlsx 格式是基于XML的，相比二进制的.xls，在处理大量数据和复杂格式时效率更高，很多时候文件体积也更小。如果你的大文件还是.xls格式，试着直接另存为.xlsx格式，有时候就能发现文件体积缩水不少。

至于数据透视表和图表，它们本身不会让文件变得异常巨大，但它们的数据源如果是整个工作表（比如A1:XFD1048576），那每次刷新数据透视表，Excel 都得扫描那个巨大的区域，效率当然低。所以，确保你的数据透视表和图表引用的数据源区域是精确的，有多大引用多大，别随便选整列整行。而且，数据透视表默认会缓存源数据，这也会增加文件体积。在数据透视表选项里，有个“数据”选项卡，可以设置缓存相关的选项。如果不需要保留详细源数据以便“钻取”，可以考虑取消勾选“保留已删除项目的数据”。

还有些比较少见但可能导致文件臃肿的原因，比如大量的命名范围（很多是无效的或者错误的）、外部链接（尤其是那些链接已经失效或者指向巨大文件的）、甚至更改跟踪历史记录。检查文档功能也能帮着揪出一部分。对于外部链接，可以在“数据”选项卡里找到“编辑链接”，断开那些不需要的链接。

说实在的，很多时候文件变大就是因为不够“干净”。复制粘贴的时候，总会不小心带入奇奇怪怪的格式、隐藏信息、无效的链接。所以养成好的习惯很重要。尽量使用“选择性粘贴”，只粘贴需要的内容（比如只粘贴值和格式）。定期清理文件里的垃圾。

最后，如果以上所有方法都试过了，文件还是大得离谱，而且主要是因为原始数据量实在太大了，那可能真的就需要考虑拆分文件了。按年份、按地区、按数据类型，把一个大文件拆成几个小文件，管理起来也会方便很多。或者，如果你的数据量已经达到了数据库级别，也许真的该考虑用数据库来存储和管理数据，而不是固执地塞在Excel里。Excel 虽好用，但它终究是个表格工具，不是万能的。

当然，你也可以试试最简单粗暴的方法：把Excel文件直接用压缩软件（比如WinRAR、7-Zip）打包成.zip或.rar格式。这个压缩是文件级别的，对某些类型的文件效果比较好，但对于已经比较紧凑的.xlsx文件，效果可能就没那么明显了，而且解压才能使用，不如直接在Excel里操作来得方便。但作为传输文件的一种方式，它确实能减小传输体积。不过这跟我前面说的“在Excel文件内部压缩”是两回事。

总之，遇到Excel文件太大，别慌。深吸一口气，打开文件（如果打得开的话），从图片、条件格式、隐藏内容、公式、文件格式这几个方面挨个排查。就像给屋子做大扫除一样，一点点清理掉那些不必要的“垃圾”，你的Excel文件自然就会重新焕发活力，变得轻巧好用。这过程可能有点枯燥，需要耐心，但一旦搞定了，那种成就感和使用时的顺畅感，绝对值得！下次再有同事发给你个大文件，你就能瞬间变身“文件瘦身专家”了。