excel怎么筛选相同的数据

唉，说到Excel里那堆杂乱无章的数据，尤其是当它们像失控的野草一样，重复项遍地都是时，简直是每个数据处理者的噩梦，不是吗？我经历过那种绝望，看着几千行甚至上万行的表格，心里一阵发凉——这要怎么找？怎么清？手动去挑，那不是要人命吗！但别怕，我跟你说，Excel这工具啊，它虽然有时候看着有点“高冷”，但真玩明白了，清理重复数据就像探囊取物。而且，它提供的方法可不是只有一种，就像我们出门，去同一个目的地，你可以开车、坐地铁、骑共享单车，甚至腿着去，看你图什么。

今天，咱们就来好好掰扯掰扯，Excel里那些筛选相同数据的“十八般武艺”。我会把自己这些年摸爬滚打的经验都掏出来，告诉你啥时候用哪招最顺手，最高效。

第一招：直观警示，一眼看穿——条件格式（Conditional Formatting）

这是我刚学Excel那会儿，发现的第一个“救命稻草”。简直是太神奇了！那种感觉，就像你在漆黑的屋子里，突然有了手电筒，那些躲藏在角落里的重复项，瞬间被点亮，无处遁形。

你想啊，面对一长串名字、一堆产品编号，眼睛都要看花了，怎么可能把所有相同的都挑出来？这时候，条件格式就派上大用场了。

具体怎么操作呢？简单到爆炸！

1. 首先，你得选中你想要检查重复项的数据区域。比如，你的客户姓名都在A列，那就选中A列，或者只选中你那部分有名字的单元格区域。
2. 然后，找到Excel顶部的“开始”选项卡，你会看到一个叫“条件格式”的按钮，点它！
3. 接着，鼠标滑到“突出显示单元格规则”，再往右看，是不是有个“重复值”？没错，就是它，毫不犹豫地点击下去！
4. 这时候会弹出一个小对话框，通常默认会把重复值用“浅红色填充深红色文本”高亮显示。当然啦，你也可以自己选个你喜欢的颜色，比如我有时喜欢用亮绿色，看着比较醒目。
5. 点击“确定”，见证奇迹的时刻就到了！你的表格里那些相同的名字、编号，瞬间就被披上了“红袍”，刺眼得很。

这种方法好在哪里？它最直观，最直接。你一眼就能知道哪些数据是重复的，哪些是独特的。对于那些只需要“看一眼”重复项，或者重复项不多，需要手动逐个核对的场景，它简直是神器。比如，你只是想快速检查一下某个批次的编码有没有错录，条件格式能让你迅速锁定问题。

但它的局限性也很明显——它只是帮你“看”见重复项，并不能帮你直接“删除”或“筛选”出这些重复项，更不能告诉你哪个是“原版”，哪个是“副本”。如果你需要清理数据，它就显得有些力不不足了，得搭配其他工具使用。但作为数据清理的第一步，它无疑是最佳的“预警系统”。

第二招：斩草除根，一键清理——删除重复项（Remove Duplicates）

如果说条件格式是侦察兵，那“删除重复项”就是那个手持大刀的将军，一个命令下去，所有重复的家伙，立刻从你的数据大军中被剔除。这招，那是真正的“快刀斩乱麻”，最适合那些你明确知道“我只要唯一值，其他重复的，统统不要”的场景。

操作流程也是非常简单粗暴：

1. 选中你的整个数据区域，记住，是整个区域，包括标题行！如果你只选中某一列，它只会根据那一列来判断重复，然后把整行都删除，这可能不是你想要的。比如，你有一个客户列表，包含姓名、电话、地址。如果只选姓名列删除，可能把同名但不同地址的客户也删了，那损失可大了去了。
2. 然后，请把你的目光移到Excel顶部的“数据”选项卡。
3. 在“数据工具”组里，你会看到一个图标，上面写着“删除重复项”，点它！
4. 这时会弹出一个对话框，让你选择要依据哪些列来判断重复。这是关键！比如，如果你的数据是“姓名”、“电话”、“地址”，你可能希望只有当“姓名”和“电话”都相同的时候才算是重复项。所以，你可以在这里勾选你认为需要判断重复的列。如果你所有列都勾选，那只有当一行数据中的所有单元格内容都一模一样时，才会被视为重复。
5. 别忘了，如果你的数据区域有标题行，一定要勾选“数据包含标题”，这样Excel就不会把你的标题当成数据来处理了。
6. 点击“确定”。Excel会弹出一个小提示，告诉你删除了多少个重复值，保留了多少个唯一值。

这招，一个字——爽！当看着那些碍眼的重复数据瞬间消失，只留下干净整洁的唯一值时，那种成就感，嘿，简直了！

然而，用这招的时候，我必须敲黑板，划重点：下手前，务必！务必！先备份！ 我知道你可能觉得我啰嗦，但听我的，多少次血淋淋的教训告诉我，手一抖，数据就没了。有时候，你可能删除了某个关键信息，或者把不该删的删了，但由于这操作不可逆（或者说，你没法知道删除的是哪一行），所以备份是你唯一的后悔药。还有，它只会保留第一个出现的唯一值，其余的都删掉，如果你对保留哪个重复项有特殊要求，那这招可能就不太适合了。

第三招：精准出击，收放自如——高级筛选（Advanced Filter）

相比于“删除重复项”的简单粗暴，“高级筛选”就显得更优雅、更精细了。它就像个经验老道的猎手，能帮你把那些独特的“猎物”从重复的“大部队”里精确地“请”出来，而且，你原来的数据丝毫不受影响。这点我很喜欢，因为有时候我只是想看一眼不重复的数据，或者把它们复制到别的地方，并不想破坏原始数据。

来，我们看看怎么用这把“狙击枪”：

1. 同样，选中你的数据区域，包括标题。
2. 前往“数据”选项卡，在“排序和筛选”组里，你会看到一个“高级”的按钮，点它！
3. 弹出的“高级筛选”对话框里，有几个选项非常重要：
   • “列表区域”：这里通常会自动帮你填充你之前选中的数据区域，核对一下，没错就行。
   • “操作”：这里是关键！你有两个选择：
     • “在原有区域显示筛选结果”：这意味着Excel会在你的原始数据区域里，把所有唯一的行显示出来，重复的行会被隐藏。这种模式下，你看不见重复的，但数据本身还在。
     • “将筛选结果复制到其他位置”：这是我最常用的。它会把所有唯一的行复制到一个你指定的新位置，原始数据区域保持不变，干净利落。
   • 最重要的一项来了，那就是勾选“选择不重复的记录”。只有勾选了它，高级筛选才会帮你把重复的筛选掉，只留下唯一的。
4. 如果你选择了“将筛选结果复制到其他位置”，那么“复制到”这个选项就亮了，你需要在这里点击一个空白单元格，告诉Excel你想把结果放在哪里。
5. 最后，点击“确定”。

瞧，干净的唯一列表就乖乖地呈现在你眼前了。高级筛选的妙处在于，它给你充分的控制权。你可以选择是原地隐藏重复项，还是把唯一项提取出来。而且，如果你的数据有很多列，它判断重复的逻辑是根据你“列表区域”里所有列的组合来判断的。只有当一行数据中的所有单元格内容都与另一行一模一样时，它才会被认为是重复的，并被筛选掉。这保证了数据的完整性。

第四招：函数计数，抽丝剥茧——COUNTIF函数

前面几招都是Excel自带的功能按钮，而COUNTIF函数则属于“手动挡”操作，但它能给你更深入的洞察。它不是直接帮你删除或筛选，而是帮你识别每个数据到底重复了多少次。这就像一个人口普查员，帮你统计每一个名字出现了多少回。

当你不仅想知道有没有重复，还想知道重复了“多少次”，甚至想根据重复次数做进一步分析时，COUNTIF就是你的最佳搭档。

操作步骤是这样的：

1. 在你的数据表格旁边，新建一个空白列。比如，你的数据在A列，那就在B1单元格输入一个标题，比如“重复次数”。
2. 在B2单元格（假设你的数据从A2开始），输入这个公式：=COUNTIF(A:A,A2)。
   • 让我来解释一下这个公式：
     • A:A 表示你要统计的范围是整个A列。
     • A2 表示你要统计的是A2单元格里的内容，它在A列里出现了多少次。
3. 敲下回车键后，B2单元格就会显示A2单元格内容在A列中出现的次数。
4. 接下来，把B2单元格的填充柄（右下角的小方块）向下拖拽，直到你的数据区域末尾。这样，你就可以得到每一行数据在A列中的重复次数。

现在，你看看B列，那些数字大于1的，就是重复项，而且数字本身就告诉你重复了多少次！是不是很清晰？

有了这个“重复次数”列，你就可以做更多的事情了：

• 筛选：你可以对B列进行筛选，只显示那些“大于1”的行，这样就能一眼看到所有的重复数据及其出现次数。
• 排序：你可以对B列进行降序排序，那些重复次数最多的数据就会排在最前面，让你快速锁定“重灾区”。
• 进一步处理：比如，你可以用条件格式，把B列中数值大于1的单元格高亮显示，或者你可以用另一个函数（比如IF函数）来标记哪些是重复的。

COUNTIF的强大之处在于它的灵活性和信息量。它不会直接改动你的数据，而是为你提供了一个“诊断报告”，让你清楚了解数据重复的状况，为后续的决策提供了坚实的基础。

第五招：化繁为简，洞察全局——数据透视表（PivotTable）

这招可能有点“曲线救国”的味道，但对于处理大量数据、需要快速概览重复项和其出现频率的场景，数据透视表（PivotTable）简直是神来之笔。它能把你的原始数据“浓缩提炼”，帮你一眼看出哪些是唯一的，哪些是重复的，以及它们各有多少个。

我把它比作“鸟瞰图”，让你从一个更高更广的视角，瞬间掌握数据的全貌。

具体怎么做呢？

1. 选中你的数据区域，包括标题行。
2. 前往“插入”选项卡，点击“数据透视表”按钮。
3. 在弹出的对话框里，通常默认会帮你选中数据区域，并且新建一个工作表来放置数据透视表，这些默认设置通常都可以接受，点击“确定”。
4. 这时，Excel会为你新建一个工作表，并在右侧显示“数据透视表字段列表”。
5. 把你想要检查重复项的那个字段（比如“客户姓名”或“产品编号”），拖动到“行”区域。
6. 然后，再把同一个字段，拖动到“值”区域。这时，它通常会默认显示为“计数项”，这正是我们想要的！

看，神奇的事情发生了！你的数据透视表里，左边一列显示的是你选中字段的所有唯一值，右边一列则显示了这些值各自出现的次数。那些计数为1的就是唯一值，而计数大于1的，毫无疑问，就是重复项了，而且你还能清楚地看到它们重复了多少次。

数据透视表的优势在于，它不仅能帮你找出重复项，还能给你一个非常直观的汇总分析。你可以很容易地看到哪个客户名字重复最多，哪个产品SKU最常被录入。对于需要做数据质量报告、找出数据录入“热点问题”的场合，数据透视表是绝佳的选择。而且，它同样不改变原始数据，只是生成了一个报告。

我的数据清理心法：灵活组合，切勿蛮干

说了一大堆，你看，光是筛选、清理Excel里的重复数据，就有这么多花样。我的经验是，没有哪个方法是“万能药”，真正的“高手”在于能根据不同的数据场景和最终目的，灵活地选择和组合这些工具。

• 如果你只是想快速看一眼有没有重复，给个警告，那“条件格式”最省心。
• 如果你要彻底清除重复项，只保留唯一的，并且你确信这些重复是无用的，那“删除重复项”是你的效率之选，但别忘了备份！
• 如果你想在不改变原始数据的前提下，提取出一个干净的唯一列表，或者需要更精确的筛选条件，那“高级筛选”是首选。
• 如果你想深入了解每个数据到底重复了多少次，并在此基础上做进一步的分析或标记，那么祭出“COUNTIF函数”吧，它能给你所有你需要的信息。
• 如果你手里的数据量巨大，需要一个概览性的统计报告，快速掌握重复项的分布，那“数据透视表”能让你站在更高处看问题。

数据清理这活儿，听起来枯燥，但真做起来，就像个小侦探，从混乱中找出规律，从重复中提炼精髓。每次把一堆乱麻般的数据整理得井井有条，看着那干净的表格，心里都充满了一种“世界被我征服”的小小得意。所以，别再被那些重复项搞得焦头烂额了，拿起你手上的Excel，试试这些方法，你会发现，你比想象中更强大！去吧，把你的数据变得闪闪发光！