excel怎么自动打印

每天早上，当晨光费力地挤进办公室的百叶窗缝隙，你的手指就已经在键盘和鼠标之间开始那段熟悉的、几乎可以闭着眼完成的舞蹈。打开那个该死的Excel文件，核对数据，然后，Ctrl+P，选择打印机，设置打印区域，点击“打印”。一份。接着，切换到下一个工作表，重复。又一份。如果今天需要打印十几个部门的报表，那么这个过程就要循环十几次。

打印机在你身边低沉地轰鸣，吐出一张张还带着温度的纸。你盯着它，眼神空洞。这哪是工作，这分明是一种对精神的缓慢凌迟。你感觉自己不像个白领，更像一个被固定在工位上的、会按打印键的灵长类生物。时间，就在这一次次的点击和等待中，被无情地碾碎、蒸发。

但，这一切可以改变。

你必须明白，你手里的Excel，根本不是一个简单的表格软件。它是一个沉睡的巨人，一个蕴藏着无限可能性的魔法盒子。而我们要做的，就是念出那句正确的咒语，唤醒它的力量，让它心甘情愿地为你完成那些枯燥的、重复的、足以杀死所有工作热情的任务。今天，我们要念的这句咒语，就叫作 Excel自动打印。

忘掉那些让你点到手抽筋的繁琐步骤吧。我们来玩点高级的。

开启结界：进入VBA的神秘世界

要实现真正的自动打印，我们必须借助Excel的终极武器——VBA（Visual Basic for Applications）。别被这个名字吓到，你不需要成为一个程序员，你只需要当一个会复制粘贴和轻微修改的“魔法师”。

首先，你得找到进入这个魔法世界的入口。在你的Excel界面，如果看不到“开发工具”这个选项卡，别慌。

1. 点击“文件” -> “选项”。
2. 在弹出的窗口里，找到“自定义功能区”。
3. 在右边的框里，把“开发工具”前面的那个小勾勾给打上。
4. 点击确定。

好了，现在你的Excel菜单栏里，多了一个叫“开发工具”的选项。恭喜你，你已经拿到了进入结界的钥匙。点一下“开发工具”，再点击最左边的“Visual Basic”，一个全新的、看起来有点高深莫测的白色窗口就会弹出来。这里，就是我们施展魔法的地方。

第一句咒语：让指定的“那一页”自己跳出来

我们从最简单的开始。假设，你每天雷打不动都要打印名为“每日销售总览”的这张工作表。

在刚才打开的VBA窗口里，找到左边的工程资源管理器，右键点击你的工作簿（通常是VBAProject(你的文件名.xlsx)），选择“插入” -> “模块”。又一个白色窗口出现了，这里就是你的“咒语书”。

把下面这段代码，像抄作业一样，原封不动地复制进去：

vb Sub 打印每日销售总览() ' 这句代码的意思是，精准地找到“每日销售总览”这张表，然后打印它。 Worksheets("每日销售总览").PrintOut End Sub

写完了？别急着关。回到你的Excel表格界面。在“开发工具”选项卡下，找到“插入”，然后从“表单控件”里选择第一个，“按钮”。你的鼠标会变成一个十字。在表格的空白处，拖拽出一个你觉得大小合适的按钮。

松开鼠标的一瞬间，一个“指定宏”的窗口会自动弹出。你会看到我们刚刚写好的那个“打印每日销售总览”赫然在列。选中它，点击确定。

现在，去给这个朴素的按钮改个名字，比如“一键打印日报”。

从现在开始，每天早上，你只需要打开文件，轻轻地、优雅地、甚至带着一丝不屑地，点击一下这个按钮。打印机就会心领神会地开始工作。整个过程，行云流水，充满了掌控一切的快感。你省下的那几秒钟，不仅仅是时间，更是从重复性劳动中解放出来的尊严。

咒语升级：当打印变成一场“屠杀”——批量打印

一个按钮只能打印一张表，这对于报表狂人来说，显然不够过瘾。假如你需要一次性打印“北京分部”、“上海分部”、“广州分部”……一直到“乌鲁木齐分部”这几十张工作表呢？

别怕，咒语稍微变长一点而已。回到我们的VBA“咒语书”（模块）里，粘贴下面这段更强的代码：

```vb Sub 批量打印所有分部() ' 定义一个变量，把它当成一个“代号”，用来指代每一个工作表 Dim ws As Worksheet

' 这是一句循环命令，意思是“给我遍历这个文件里的每一张工作表”
For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
    ' 这里加一个判断，如果工作表的名字包含“分部”这两个字
    If InStr(ws.Name, "分部") > 0 Then
        ' 那么，就把它给我打印出来！
        ws.PrintOut
    End If
' 继续检查下一张，直到所有工作表都检查完毕
Next ws

End Sub ```

看懂了吗？这段代码的核心逻辑就是让Excel自己去“检查”每一张工作表的名字。只要名字里带着“分部”这两个字，就自动把它加入打印队列。这简直太聪明了！

同样地，你可以再创建一个按钮，把这个名为“批量打印所有分部”的宏指定给它。以后，月底汇总，别人还在一张一张地点着鼠标，手忙脚乱，满头大汗。而你，只需要一次点击，然后端起咖啡，靠在椅子上，欣赏打印机像一台失控的怪兽一样，疯狂地吐出几十张报表。那种感觉，简直不要太爽。

终极咒语：让Excel自己记住什么时间该干活——定时打印

做到上面那一步，你已经超越了办公室里90%的同事。但我们是魔法师，我们的追求是永无止境的。我们追求的，是彻底的、完全的、无需人工干预的自动打印。

想象一个场景：每天早上9点整，公司要求准时提交纸质报表。而你，总是能在8点59分，不慌不忙地从打印机上取走那份还热乎的报告，留下一个潇洒的背影。同事们都以为你每天来得很早，但只有你自己知道，你可能是8点58分才打的卡。

因为，你给Excel设置了“生物钟”。

这个魔法稍微复杂一点，需要我们在VBA世界的一个特殊地方写咒语——ThisWorkbook。在VBA编辑器的左侧工程窗口，双击ThisWorkbook，把下面的代码粘贴进去：

vb Private Sub Workbook_Open() ' 当这个工作簿被打开的时候，自动执行“设置定时打印”这个程序 Call 设置定时打印 End Sub

然后，再插入一个新的模块，把下面这段核心的“定时”咒语粘贴进去：

```vb Sub 设置定时打印() ' 设置一个时间，比如早上8点55分。你可以根据自己的需要修改这个时间。 Application.OnTime TimeValue("08:55:00"), "打印核心报表" End Sub

Sub 打印核心报表() ' 这是到时间后，真正要执行的打印任务 Worksheets("需要定时打印的那张表").PrintOut

' (可选) 打印完之后，可以再设置第二天的同一时间继续执行，形成一个永动循环
' Call 设置定时打印

End Sub ```

这段代码的意思是：当这个Excel文件被打开时，它会自动设置一个“闹钟”。这个闹钟会在每天早上的8点55分响起。一旦响起，它就会去执行那个名为“打印核心报表”的程序，把指定的工作表打印出来。

这意味着什么？

你只需要每天上班后，像往常一样打开这个工作文件。然后，你就可以把它最小化，去干任何你想干的事情。去泡茶，去跟同事聊天，去构思下午摸鱼的计划……Excel自己会在后台默默地等待，时间一到，它就会像一个最忠诚的仆人，悄无声息地完成打印任务。

不仅仅是打印：打印成PDF的数字化转型

在无纸化办公越来越普及的今天，把文件打印成PDF发给别人，远比打印成纸质版更常见。VBA当然也能做到。

只需要把PrintOut这个命令，换成更强大的ExportAsFixedFormat。

比如，把第一段咒语改成这样：

```vb Sub 保存每日销售总览为PDF() ' 定义一个文件名，可以包含路径。这里我们把它保存在D盘。 Dim filePath As String filePath = "D:\每日报表\" & "每日销售总览_" & Format(Date, "yyyymmdd") & ".pdf"

' 找到那张表，然后导出为PDF格式
Worksheets("每日销售总览").ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=filePath

End Sub ```

看看这个，它不仅能自动保存为PDF，还能在文件名里自动加上当天的日期！这意味着你连每天重命名文件的功夫都省了。日积月累，这些琐碎的工作会变得井井有条，再也不用在一堆文件名混乱的文件里抓狂了。

自动化，从来都不是为了炫技。它的本质，是把我们从机器的属性中解放出来，让我们重新变回一个“人”。一个会思考、会创造、会感受、而不是只会重复点击鼠标的“人”。

当你掌握了Excel自动打印的魔法，你夺回的不仅仅是每天几分钟、几十分钟的时间。你夺回的是对工作的掌控感，是游刃有余的从容，是把宝贵的精力投入到更有价值的事情上去的可能性。

下一次，当你再看到同事在为打印报表而焦头烂额时，你可以选择默默地享受你的优越感，或者，把这篇文章甩给他。