excel怎么排版打印

哎，说起Excel打印，我这心里啊，真是五味杂陈。多少个深夜，对着一堆怎么都打不对的报表，那种抓狂劲儿，简直能把人逼疯。你有没有过这样的经历？好不容易把数据整理得条条是道，屏幕上看着清晰明了，结果一按打印，出来不是缺胳膊少腿，就是一堆空白页，或者字体小得跟蚂蚁似的，欲哭无泪啊！所以今天，我必须得把我的那些“血泪史”和“独门秘籍”都抖落出来，跟你好好聊聊，Excel到底怎么排版打印，才能不翻车！

首先，咱得有个清醒的认知：Excel这玩意儿，它骨子里就不是为打印而生的，它是个数据处理工具，屏幕上的“无限”画布跟纸张那点儿巴掌大的地方完全是两码事。你指望它能像Word那样所见即所得，那简直是痴心妄想！所以，要驯服它，你得有点策略，得有点“心眼儿”。

第一步，也是最重要的一步，敲黑板啊：搞定你的“打印区域”！

我跟你说，这玩意儿就是个坑，但也是个宝。多少人辛辛苦苦做的表，打出来一大堆空白页，就是因为打印区域没设对。你想想，Excel默认可是把你整个工作表都当成可能的打印内容啊！你要是哪天不小心在Z列的几百行那里敲了个空格，不好意思，它都可能算进去，然后给你打出一大堆废纸！

所以，每次要打印前，我都会条件反射地先框选我要打印的部分，然后去“页面布局”选项卡里找到“打印区域”，点一下“设置打印区域”。你看，是不是简单粗暴又有效？这样一来，Excel就只知道打印你指定的那块地方了，别的乱七八糟的统统给我靠边站！要是万一设错了，或者下次要打不同的范围，别忘了回来“清除打印区域”。这操作，熟练了简直是条件反射，能帮你省下多少纸张和墨盒，想想都肉疼。

第二步，和打印区域同样重要，甚至可以说是一对难兄难弟的，就是“缩放”！

这绝对是决定你的数据能不能“完整”呈现在一张纸上的关键。我见过太多报表，因为列太多，或者行太长，打出来左边半截是数据，右边半截是空气，或者下面一截直接“失踪”了。那种感觉，简直比丢了钱还难受！

这时候，“缩放”功能就得请出来了。它藏在“页面设置”的对话框里（可以通过“页面布局”选项卡右下角那个小小的箭头点进去），或者在“打印”预览界面也能直接看到。

我的经验是，如果你想让整个表格“瘦身”挤进一页纸，最简单粗暴的方法就是选择“将工作表调整为”下面的“1 页宽 1 页高”。但你得注意了，这招虽然省心，可如果你的数据量太大，字体就会被自动缩小得特别小，小到你可能得拿放大镜看。所以，这得权衡，可读性和完整性，哪个对你更重要？

如果你的表格很宽，但行数不多，那么选择“将所有列调整为一页”会是更好的选择；反之，如果行数多但列不宽，那就选“将所有行调整为一页”。这两种方式能保证你的数据至少在一个维度上是完整的，而另一个维度则可能会被分成多页。当然，你也可以手动调整“将工作表调整为”的百分比，比如我通常会先尝试90%或80%，一点点试错，直到找到一个既能完整显示又看得清楚的比例。这就像给数据穿衣服，太紧太松都不合适，得合身！

第三步，页面设置的那些小细节，你别嫌烦，它们可都是“大将”！

很多时候，打印效果的好坏，就在这些看似不起眼的地方。

• 页边距：别小看它！默认的页边距有时候显得特别拘谨，或者，更要命的是，它会吃掉你的数据！我通常会把页边距设置得稍微小一点，特别是左右，这样能给数据留出更多空间。当然，也别太离谱，留点白边还是必要的，不然打印出来的东西跟要溢出来似的，看着也不舒服。去“页面布局”里找“页边距”，里面有“窄”选项，或者自己“自定义页边距”，随你心意。

• 纸张方向：这个听起来是不是很傻？横向还是纵向，谁还不知道啊？可我告诉你，就是有人在做横向的超宽表格时，硬是忘了把纸张方向改成“横向”，然后打出来就是一堆截断的数据。所以，每次打印前，瞟一眼你的表格结构，宽就横，长就竖，这是常识，也是规矩。

• 打印标题：这个功能，简直是多页报表的救星！你想想，一个几百行的数据表，分成了十几页打印，结果除了第一页有表头，后面十几页都是光秃秃的数据，谁知道哪个数据是哪个项目的？这时候，“页面布局”里的“打印标题”就该登场了。点进去，在“顶端标题行”里选上你的表头那一行（或者几行），要是你的左侧还有项目名称需要每页都重复的，那就在“左侧标题列”里选上。这一下，每页都会自动重复表头，一下子就专业起来了，简直不要太方便！

第四步，给你的报表穿上“体面”的页眉和页脚！

一个没有页码的几页报告，别人翻阅起来是不是特别痛苦？页眉页脚可不仅仅是用来标页码的，它还能帮你打上文件名、日期、公司名称，甚至是“绝密”之类的保密字样，瞬间提升你的专业度！

你可以在“页面设置”对话框里找到“页眉/页脚”选项卡，然后选择“自定义页眉”或“自定义页脚”。里面有很多现成的选项，比如页码、总页数、文件名、日期等等，你也可以手动输入文字。记住，左中右三个区域，你可以分别设置，灵活得很。我个人习惯在页脚放上页码和总页数（例如“第X页，共Y页”），在页眉放上文件名或者报告标题，一眼看过去，清清楚楚。

第五步，我恳求你，一定要学会并善用打印预览！

这玩意儿，就像你考试前的模拟考，你总不能直接上考场吧？按下打印按钮之前，我一定会、肯定会、绝对会先去看“打印预览”（快捷键Ctrl + P）。在预览界面，你能看到所有经过前面设置后的最终效果，包括页边距、缩放、分页、页眉页脚等等。哪里不对劲，一目了然！

更厉害的是，在预览界面里，你还能切换到“分页预览”模式。这简直是神器中的神器！你有没有遇到过，数据被自动分页分得七零八落，一行数据硬是被拆成了两页？在“分页预览”里，你会看到工作表被蓝色的实线和虚线划分成一个个打印页面。那些虚线就是自动分页符，你可以直接用鼠标拖动它们，手动调整分页位置，确保每一页的数据都是完整的，看起来是顺畅的。我跟你说，这简直是可视化调整打印区域和分页的神器，用过你就离不开了！

第六步，视觉布局——屏幕上看着美，打印出来不一定美！

你屏幕上看着花花绿绿、整整齐齐的表格，打印出来可能就不是那么回事儿了。

• 边框：Excel默认的网格线，在屏幕上看着是有的，但默认情况下打印出来是不会显示的！你有没有过打印出来一片空白，只有字，没有表格线的经历？别再犯傻了！选中你的数据区域，给它加上所有边框！这样打印出来才有清晰的表格线，数据才不会混淆。

• 合并单元格与对齐：合并单元格有时候能让表格更美观，但你得小心用，特别是如果合并的单元格跨越了分页线，那可真是灾难。至于对齐方式，居中、左对齐、右对齐，这些都得根据数据的性质来选。打印出来，美观大方是第一要务。

• 字体大小与颜色：屏幕上10号字看着挺好，但打印出来可能就显得小了。特别是如果用的是浅色字体，或者彩色打印机颜色不准，那效果可就大打折扣。所以，打印前最好调大一点字体，并且尽量用深色字体。如果打黑白稿，那些彩色的单元格填充和字体颜色，可能就变成一堆灰蒙蒙的区域，所以最好提前考虑灰度打印效果。

• 网格线与行列标题：在“页面设置”的“工作表”选项卡里，你可以选择是否打印“网格线”和“行号列标”（也就是Excel默认的A, B, C...和1, 2, 3...）。通常情况下，我是不打印网格线和行列标题的，因为我自己加了边框，而且行列标题在打印出来的纸上意义不大，反而显得有点“原始”。但如果你的报表是给技术人员看，或者需要强调行号列标，那也可以选择打印出来。

你看，Excel的打印排版，从来就不是点一下打印按钮那么简单粗事。它需要你一点点心思，一点点耐心，一点点策略。从最初的打印区域划定，到缩放比例的拿捏，再到页面设置里那些诸如页边距、纸张方向、打印标题的精细调整，最后用页眉页脚做个点缀，别忘了最重要的打印预览和分页预览进行“彩排”，还有那些可视化布局的考量，每一步都不能马虎。

这整个过程，就像是做一道菜，选材（数据）固然重要，但调味、火候、摆盘，哪一样都不能少。一开始你可能觉得麻烦，觉得琐碎，甚至想骂人，但一旦你掌握了这些“秘诀”，你会发现，你打印出来的报表，会变得清晰、专业、美观，让你在老板、同事面前都倍儿有面子。到时候，再也没有什么“打印噩梦”了，只有一份份让你引以为傲的完美文档。相信我，这些经验，都是我从无数张废纸堆里总结出来的，绝对管用！去试试吧，你也能成为Excel打印的高手！