怎么在excel中使用函数

说真的，每次看到有人对着一屏幕密密麻麻的Excel表格，用鼠标一个一个拖拽，用计算器在旁边吭哧吭哧地算，然后手动把数字填回去，我就替他感到心累。那画面，简直就是数字时代的“手工作坊”，效率低得让人心疼。

你是不是也这样？

别怕，今天咱们就来聊聊Excel的灵魂——函数。这玩意儿不是什么高深莫测的编程，它就是你跟Excel沟通的“黑话”，是你命令它干活的“咒语”。一旦你掌握了它，你就从一个Excel的苦力，摇身一变成了它的指挥官。

一切的开始：那个神奇的等号 =

忘掉菜单栏上那些花里胡哨的按钮。在Excel的世界里，真正的魔法，永远从一个普普通通的等号（=）开始。

在一个单元格里，只要你敲下 =，Excel就立马竖起耳朵，知道“嘿，主人要下命令了，不是简单输入文字或数字”。这个等号，就是启动函数引擎的钥匙。

不信你试试，在任意一个空白单元格输入 =1+1，回车。看到没？它马上给你算出个 2 来。这就是最原始的“命令”。而函数，不过是更高级、更复杂的命令罢了。

你的第一个函数咒语：SUM

咱们从最接地气的场景说起。老板让你算一下这个月的总销售额，表格里A2到A20都是分项数据。你怎么办？

小白的做法是：点一个单元格，输入 =，然后用鼠标点A2，输入 +，再点A3，输入 +……一直点到A20。要是有一千行数据呢？你点到明天早上班，手指头都点抽筋了。

现在，记住你的第一句咒语：SUM。

它的意思是“求和”。你只需要在一个单元格里输入： =SUM(A2:A20)

看到了吗？就是这么简单。SUM 是函数的名字，括号里 A2:A20 告诉Excel，你要加总的范围是从A2单元格一直到A20单元格。那个冒号 : 就是“到”的意思。敲完回车，一秒钟，结果就出来了。

这就是函数的基本结构：=函数名(参数)。

函数名是你命令的动词，比如 SUM（求和）、AVERAGE（求平均值）、MAX（求最大值）、MIN（求最小值）。 参数，就是放在括号里的东西，是你告诉函数“对谁操作”、“怎么操作”的具体指令。它可以是一个单元格，一个区域，甚至可以是另一个函数的结果。

让Excel学会思考：逻辑判断之王 IF

如果说SUM只是让Excel变成一个高级计算器，那 IF 函数，就是赋予它初步“智能”的开始。

IF 的逻辑很简单，就是我们日常说话的“如果……就……否则……”。

比如，公司规定，销售业绩大于等于10万的算“优秀”，否则算“合格”。现在B列是每个人的销售额，你想在C列自动生成评级。

在C2单元格，你可以这样写： =IF(B2>=100000, "优秀", "合格")

来，我们把这句“咒语”翻译成大白话： “嘿，Excel，你帮我判断一下（IF），如果 B2单元格的数值大于等于100000（这是条件），那么你就给我显示“优秀”这两个字（这是条件成立时的结果），否则，你就给我显示“合格”（这是条件不成立时的结果）。”

注意，当结果是文本时，要用英文双引号 "" 把它括起来。

写好一个之后，把鼠标放在C2单元格的右下角，等光标变成一个黑色的小十字，双击一下。Duang！整列的评级瞬间就自动填充好了。是不是感觉自己像个巫师？

你甚至可以让 IF 嵌套起来，处理更复杂的逻辑。比如，大于10万是“优秀”，5万到10万之间是“良好”，低于5万是“待努力”。这就需要在一个IF的“否则”部分，再塞进一个IF，形成套娃结构。这玩意儿初看有点绕，但一旦想通了，你会发现新世界的大门已经打开。

数据匹配的传说：VLOOKUP，那个让你封神的技能

好了，重头戏来了。如果你只能学一个函数，很多人会选 VLOOKUP。

这个函数解决的是一个极其普遍又烦人的问题：数据查找与匹配。

想象一个场景：你有一张巨大的员工信息总表，里面有姓名、工号、部门、职位、工资等几十个字段。现在，你拿到一个只有姓名的奖金发放名单，需要快速把每个人的“部门”和“工资”填进去。

手动一个个去总表里找？复制粘贴？几千人的名单能让你崩溃。

这时候，VLOOKUP 就像一个能精准索敌的侦察兵，闪亮登场。它的全称是 Vertical Lookup，垂直查找。

它的咒语结构稍微复杂一点： =VLOOKUP(要找谁, 在哪个范围里找, 找到后返回第几列的数据, 是精确找还是模糊找)

我们还是用刚才的例子，假设奖金名单里的姓名在A列，你要在B列填上对应的部门。员工总表在另一个叫“员工信息”的工作表里。

在B2单元格，你可以这么写： =VLOOKUP(A2, 员工信息!A:C, 3, FALSE)

我们再来翻译一下这句更长的咒语： 1. A2：这就是“要找谁”。告诉VLOOKUP，我们这行的查找目标是A2单元格里的那个名字，比如“张三”。 2. 员工信息!A:C：这就是“在哪个范围里找”。它告诉Excel，去名叫“员工信息”的那个工作表，在A到C这三列的范围里进行查找。极其重要的一点：VLOOKUP默认只在指定范围的第一列里查找你要找的目标。所以，你选择的范围，第一列必须包含你要查找的姓名。 3. 3：这就是“找到后返回第几列的数据”。在 A:C 这个范围里，A是第1列，B是第2列，C是第3列。假设部门信息在C列，所以我们这里写 3。它就意味着，一旦在A列找到了“张三”，就把“张三”同一行、第3列（也就是C列）的内容给返回过来。 4. FALSE：这是最容易被忽略，也最容易出错的地方！它代表“精确匹配”。意思是，必须找到一模一样的“张三”才行，找到“张三丰”都不算。在99%的情况下，你都应该用 FALSE 或者它的等效数字 0。如果省略或者写成TRUE，它会进行模糊匹配，结果往往不是你想要的，甚至会造成灾难性的数据错误。记住，一定要写FALSE！

掌握了VLOOKUP，你就掌握了在不同表格之间自由穿梭、整合数据的能力。还有个双胞胎兄弟叫 HLOOKUP（Horizontal Lookup），用法类似，只不过是把垂直查找变成了水平查找。现在更新的Excel版本里还有更强大的 XLOOKUP，它更灵活，容错率更高，但VLOOKUP依然是绕不开的经典。

函数不是死记硬背，而是一种思维方式

很多人学函数，喜欢抱着一个函数大全去啃，试图把几百个函数都背下来。这是最大的误区。

真正的Excel高手，脑子里记住的常用函数可能也就二三十个。但他们的厉害之处在于，他们建立了一种“函数思维”。

遇到一个数据处理需求时，他们会下意识地把任务拆解成一个个可以用函数解决的小步骤。

• “我需要把这两列的文本合并起来……” —— 啊，可以用 CONCATENATE 或者 & 符号。
• “我需要从身份证号里提取出出生年月日……” —— 嗯，可以用 MID 函数截取中间的字符。
• “我需要统计一下销售部里业绩‘优秀’的人数……” —— 这个得组合一下，用 COUNTIFS 函数，设定两个条件：部门是“销售部”，评级是“优秀”。

看到没？核心不是你会多少函数，而是你能不能把你的目标，翻译成Excel能听懂的语言。

当你遇到一个问题，不知道用什么函数时，别慌。试着用最简单的中文描述你的问题，然后去搜索。比如搜“Excel 统计符合多个条件的单元格数量”，你很快就能找到COUNTIFS。

函数是工具，是你的左膀右臂。它们存在的意义，是把你从重复、机械、枯燥的劳动中解放出来，让你有时间去做更有创造性、更有价值的思考。

所以，从今天起，别再用“手工作坊”的方式对待Excel了。从一个简单的 =SUM() 开始，敲下你的第一行代码，哦不，第一句函数咒语。去感受那种数据在你指令下瞬间流动、重组、计算的快感。

那不仅仅是工作效率的提升，更是一种掌控力的体现，一种把复杂变简单的智慧。