excel怎么相同的数据合并

面对一摊乱七八糟的Excel数据，尤其是那种同一个人、同一个产品、同一个项目，名字反反复复出现，相关的数据零散分布在各个行里，简直就是打工人的噩梦。老板甩过来一句“小王，把这个给我整合成一份清爽的报表”，你的内心是不是已经开始上演一场名为“我与Excel的爱恨情仇”的年度大戏？

别慌，这事儿吧，说难也难，说简单也简单。关键看你手里有几把刷子，以及你对Excel这个磨人的小妖精有多了解。今天，我就不跟你扯那些干巴巴的教科书理论，咱们来点实在的，聊聊怎么把那些“相同的数据”给它合并到一块儿去，而且要玩儿得漂亮。

场景一：最直观，但也最危险的“障眼法”—— 合并与居中

我知道，我知道，很多人一想到合并，脑子里第一个蹦出来的就是工具栏上那个大大的合并与居中按钮。

比如，你拿到一个表格，A列是部门，B列是员工，C列是销售额。像这样：

| 部门 | 员工 | 销售额 | | :--- | :--- | :--- | | 销售一部 | 张三 | 5000 | | 销售一部 | 李四 | 8000 | | 销售二部 | 王五 | 6000 | | 销售二部 | 赵六 | 7500 |

你想让“销售一部”和“销售二部”这两个单元格各自合并起来，看起来更整洁。操作也确实无脑：选中A2和A3，点一下合并与居中，搞定。选中A4和A5，再点一下，也搞定。最后的效果，看起来确实挺那么回事儿，清爽了不少。

但是！我必须用最大的声音告诉你，这玩意儿就是个“华丽的陷阱”。

你以为你合并的是数据，其实你只是在视觉上把几个单元格变成了一个“大格子”，数据本身并没有发生任何实质性的聚合。这会带来一连串灾难性的后果：

1. 筛选失灵：你试试对这个表格进行筛选，你会发现Excel会哭着告诉你“此操作要求合并单元格都具有相同的大小”。得，玩儿砸了。
2. 排序错乱：想按部门排个序？对不起，合并过的单元格会让排序功能直接罢工或者给你排出个六亲不认的结果。
3. 公式和函数抓狂：如果你想用VLOOKUP或者SUMIF这类函数，以合并后的单元格作为条件，那简直是自寻死路。函数根本不知道你这个“大格子”到底对应的是哪一行数据。

所以我的观点是：合并与居中这功能，只应该用在最终、最终、绝对不会再进行任何数据处理的报表标题或者表头上。在数据区域里用它，等于给自己埋雷，早晚有一天会炸。

场景二：老派但稳健的“快速出片”—— 分类汇总

如果你只是想快速地看一个汇总结果，比如，想知道每个部门的总销售额是多少，而且不想破坏原始数据结构，那么分类汇总这个老家伙就该登场了。

它的逻辑非常朴实：先把相同的数据排在一起，然后我帮你算总账。

操作步骤就像老电影里的慢动作：

1. 第一步，也是最关键的一步：排序！ 你必须先对你要合并的那个字段进行排序。比如我们要按“部门”汇总，那就先选中“部门”这一列，然后点击“数据”选项卡下的“升序”或“降序”按钮。让所有“销售一部”的都凑一块儿，所有“销售二部”的也都抱成团。这一步不做，后面全白费。

2. 执行分类汇总：数据排好序之后，保持数据区域的选中状态（或者干脆只选中其中一个单元格），然后找到“数据”选项卡，在最右边，有一个不太起眼的按钮，叫做分类汇总。

3. 设置汇总规则：点开它，会弹出一个对话框。

   • 分类字段：选择你刚才排序的那个字段，这里我们选“部门”。
   • 汇总方式：你想干嘛？求和？计数？还是算平均值？这里我们想算总销售额，所以选“求和”。
   • 选定汇总项：勾选你具体要计算哪一列的数据，这里我们勾上“销售额”。

点击确定，神奇的事情发生了。Excel会自动插入新的行，把每个部门的“合计”行给加了进去，整个表格左侧还会出现一个可折叠的层级视图，让你能一键展开或收起明细。

这招的好处是快速、直观、可逆。你随时可以再次点击分类汇总按钮，然后选择“全部删除”，表格就恢复原样了，原始数据毫发无伤。它的缺点是，它生成的是一个“过程性”的视图，而不是一个全新的、干净的汇总表。你要是想把汇总结果复制粘贴到别的地方，还得手动处理一下。

场景三：真正的王者，数据处理的“降维打击”—— 数据透视表

好了，朋友们，重头戏来了。如果你想真正地、彻底地、灵活地玩转数据合并与汇总，那你就必须掌握数据透视表（PivotTable）。

这玩意儿，说它是Excel数据分析功能的灵魂，一点都不过分。它处理数据合并的思路，简直就是一种降维打击。

那种感觉就像是，一堆五颜六色的毛线团被猫玩了一整天，然后一股脑儿地扔给了你，还附赠一句甜美的“半小时后给我理顺”。用前面的方法，你是在一根一根地捋线，而用数据透视表，你相当于拥有了一个魔法棒，对着毛线团一指，它就自动按颜色分好，并且打成了漂亮的线球。

创建数据透视表的过程，充满了拖拽的乐趣：

1. 插入透视表：选中你的原始数据区域（最好是包含标题行的完整区域），点击“插入”选项卡，第一个按钮就是数据透视表。一般直接点确定，它会在一个新的工作表中创建透视表。

2. 搭建你的报表：你会看到右侧出现一个“数据透视表字段”的窗格。这里就是你的战场了。下面有四个区域：筛选、列、行、值。

   • 想按什么合并？就把那个字段拖到“行”区域。比如，我们想看每个部门的汇总，就把“部门”这个字段，用鼠标左键按住，拖到“行”区域。你看，左边的透视表里，立刻就出现了不重复的部门列表：“销售一部”、“销售二部”。
   • 想汇总什么数据？就把那个字段拖到“值”区域。我们要汇总“销售额”，就把“销售额”字段拖到“值”区域。默认情况下，它会自动进行“求和”计算。

瞬间，一张清爽的汇总表就诞生了：

| 行标签 | 求和项:销售额 | | :--- | :--- | | 销售一部 | 13000 | | 销售二部 | 13500 |

就这么简单？就这么简单！

数据透视表的强大之处在于它的极度灵活性。

• 想看每个部门里，每个员工的销售额？把“员工”字段也拖到“行”区域，放在“部门”下面。
• 想看每个部门在不同季度的表现？如果你的数据里有日期，可以把日期字段拖到“列”区域，它会自动帮你按年、按季度、按月分组。
• 不想求和，想看平均销售额？点击“值”区域里的“求和项:销售额”，选择“值字段设置”，把计算类型从“求和”改成“平均值”。

最重要的是，它完全不碰你的原始数据！你的原始数据表安然无恙地躺在那里，透视表只是它的一个动态的、可随时变形的“镜像总结”。源数据更新了，在透视表上点一下右键，选择“刷新”，所有结果瞬间同步。这，才是现代数据处理该有的样子。

场景四：终极武器，一劳永逸的自动化流程—— Power Query

如果说数据透视表是王者，那Power Query（在Excel 2016及以后版本里，它被整合进了“数据”选项卡，叫做“获取与转换数据”）就是神。

你可能会问，透视表都这么牛了，还要Power Query干嘛？

想象一个更令人崩溃的场景：你每个月都要从系统里导出一份格式巨乱的销售数据，每次都要手动删除空行、拆分列、转换数据类型……然后才能用透视表分析。这种重复性的、折磨人的体力劳动，就是Power Query要消灭的目标。

Power Query的思路是“授人以渔”，你把处理数据的步骤“录制”一遍，以后再有同样格式的脏数据进来，你只需要点一下“刷新”，所有步骤自动重跑一遍，直接输出干净的结果。

在合并数据这个需求上，Power Query里有一个核心功能叫做分组依据（Group By）。

操作大概是这样的：

1. 加载数据：在“数据”选项卡，选择“从表格/区域”，把你的数据加载到Power Query编辑器里。这是一个全新的、独立于Excel工作表的界面。

2. 使用“分组依据”：在“转换”或“主页”选项卡里，找到分组依据这个按钮。

3. 设置分组和聚合规则：

   • 选择按哪一列进行分组（比如“部门”）。
   • 给新生成的汇总列起个名字（比如“总销售额”）。
   • 选择要执行的操作（比如“求和”）。
   • 选择要对哪一列进行操作（比如“销售额”）。

点击确定，Power Query会直接生成一个只有两列的、极致干净的汇总表：一列是部门，一列是总销售额。

1. 关闭并上载：点击左上角的“关闭并上载”，这个干净的结果就会被加载到Excel的一个新工作表中。

Power Query的牛X之处在于，它记录了你从加载数据到分组求和的每一步操作。下次，你只需要在原始数据表里更新了数据，然后到结果表上右键刷新，整个流程，包括中间可能有的几十个清洗步骤，都会在后台默默完成。这对于需要处理周期性报表的人来说，简直是解放生产力的福音。

总结一下我的心里话：

处理Excel里相同数据的合并问题，根本不是一个技术动作，而是一个思维模式的选择。

• 想图省事，做个表面功夫给不懂行的人看，用合并与居中，但要做好随时返工和数据爆炸的准备。
• 想快速得到一个临时的、大概的汇总数，不追求格式，用分类汇总，老实可靠，但不够灵活。
• 想进行真正意义上的数据分析和汇总，并且需要灵活多变地展示结果，数据透视表是你的不二之选，这是每个Excel用户都必须掌握的核心技能。
• 如果你面对的是周而复始的、格式混乱的数据源，需要建立一套自动化的数据处理流程，那么请务必拥抱Power Query，它会让你从重复的劳动中彻底解脱出来，让你把精力真正花在数据洞察上，而不是数据清理上。

别再傻傻地手动复制粘贴、合并单元格了。工具就在那里，它渴望被你驾驭。玩儿明白了这些，你处理数据的效率和深度，将直接原地起飞。