excel表格怎么缩小打印

唉，说到Excel打印这事儿，真是能让人头秃。尤其是那种表格，密密麻麻，一不留神，打出来就缺胳膊少腿的，或者一行字儿挤得跟什么似的，或者干脆一页就那么几列数据，后面一大片空白，看着就来气，浪费纸！所以，“excel表格怎么缩小打印”这简直是职场必备技能，压箱底儿的窍门！不是说它有多高深，而是太常用了，用不好真的抓狂。

你想啊，拿一份好大的Excel表，比如是那种横跨十几个甚至几十个列的销售数据，或者是什么库存盘点表，密密麻麻的。直接Ctrl+P，得，跳出来那个打印预览界面，一看页数，好家伙，几十页！而且每一页都只打了前面一小截。怎么办呢？总不能就这么打吧？

第一个念头，也是最直接的，就是去“页面布局”里找找。对，就是那个菜单栏上的“页面布局”。点进去，你会看到一堆选项，什么主题、页边距、方向、大小...别急，我们的目标是“缩”。往右边瞅瞅，是不是有个叫“缩放”的小区域？旁边有百分比和“调整为”两个选项。

这个缩放比例，就是个关键！默认可能是100%。你可以直接把这个百分比调小，比如调到80%，甚至70%。你每调小一点，画面上的字就跟着缩小，理论上能容纳更多的内容。调完了，记得去旁边的“打印预览”里看一眼效果。这个打印预览，是你的救命稻草，一定要多看！调一下，预览一下，再调，再预览。别嫌麻烦，比打出来一堆废纸强多了。

或者，你也可以选择下面的“调整为”。这个更智能点，你可以告诉Excel，我想把我的表“适合一页宽”（就是把所有的列都塞进一页纸的宽度里），或者“适合一页高”（把所有的行塞进一页纸的高度里），或者最狠的，“适合为 1 页”（把所有内容都硬塞到一张A4纸里）。

我跟你讲，这个“适合一页宽”是我个人最常用的！因为很多时候，我们最怕的是表格“横向”被截断。数据列断开太影响阅读了。让它横向挤在一页里，哪怕竖着分成几页，至少每一页的数据是完整的。至于“适合一页高”或者“适合为 1 页”，除非你的表格内容真的不多，或者你准备了放大镜看，否则字儿会小得跟蚂蚁爬似的，看着眼花。真不是开玩笑，字儿太小了，打出来也白搭。所以用“调整为 1 页”得慎重。

那么，光缩放就行了吗？很多时候还不够。你缩得厉害了，字儿就小。这时候就得考虑其他因素了。

你想啊，一张纸上能放多少东西，除了内容的尺寸，还看你留白了多少。这个留白，就是页边距。Excel默认的页边距可能还挺宽的，上下左右都留了一圈。你可以回到“页面布局”，找到“页边距”，点开，选择“窄”，或者直接选“自定义页边距”，把上、下、左、右的数字调小一点，比如调到0.5厘米或者更小（但别小到打印机打不出来最边缘的部分）。别小看这几毫米，四边加起来，能为你争取不少宝贵的空间呢！腾出空间来，再配合刚才说的缩放比例或者“调整为”选项，往往就能把更多的内容塞进去了。

还有个特别好用的工具，叫“分页预览”。这个功能藏得可能稍微深一点，通常在“视图”菜单下，或者你直接点右下角的状态栏，不是有三个小按钮吗？标准视图、分页预览、页面布局视图。点第二个，那个像有虚线框框的图标，就是分页预览。

进入分页预览模式后，你会看到你的表格区域被蓝色的实线和虚线分割开来。这些线，尤其是虚线，就是你的分页符！它告诉你，你的内容在哪里被“切”开了，要换页了。神奇的是，你可以直接用鼠标拖动这些蓝色的虚线！你想让哪几列或者哪几行内容在一页里，就拖动旁边的虚线分页符。比如你看最右边的虚线，它切在你不想断开的那列中间了，你就鼠标按住它，往右拖，拖到你想要它断开的那一列后面。或者你觉得竖着分页分得太零散了，就把下面的水平虚线往下拉。看着屏幕上那块虚线框，就是未来的纸张边界，你挪它，它也跟着动，那种感觉，像在指挥千军万马，又像在跟它较劲。通过调整这些分页符，你能更直观地控制每一页要打印哪些内容，然后Excel会根据你的调整，自动帮你计算一个合适的缩放比例。我觉得这个模式比直接调百分比更直观、更灵活。

当然，有时候，你表格里可能有一些不必要打印的区域，比如一些计算过程的辅助列，或者底部的批注。这时候，你可以设置“打印区域”。选中你真正想打印的那一部分内容，然后去“页面布局”里找“打印区域”，点一下“设置打印区域”。这样，无论你的表格有多大，Excel就只会打印你选中的那块区域了。这也能间接起到“缩小打印”的效果，因为它帮你剔除了冗余信息，让有效信息更集中。

揉合一下这些方法，你会发现这其实是个组合拳。 1. 先大概瞄一眼表格大小，心中有数。 2. 如果目标很明确，比如就是要挤到一页宽，那就直接去“页面布局”，“调整为”选“适合一页宽”。 3. 如果文字变得太小，考虑先调整页边距，把空间腾出来点。 4. 或者，如果内容有不需要打印的部分，先设置打印区域。 5. 对于复杂的表格，强烈推荐进入“分页预览”模式，直接拖动分页符来调整页面分割，这个最直观。 6. 最后，无论用哪种方法，打印前务必进入打印预览仔细检查每一页的效果。看看有没有内容被切掉，字的大小是否能接受，页数是不是理想的。

有时候为了能在一页里放下更多内容，除了软件设置，咱们人工也得帮帮忙。比如，把一些列的宽度调窄一点（只要内容不显示成####就行），把一些行的行高调小一点，或者检查一下单元格里是不是有很多不必要的换行符（Alt+Enter打出来的），删掉一些也能节省空间。字体大小也可以适度调小一两号，虽然缩放比例本身就包含了这个效果，但有时手动调整一下也能微调。

说白了，Excel打印这事儿，就是个不断尝试、不断调整的过程。没有万能的灵丹妙药，得看你表格的具体情况，以及你对打印效果的要求。是宁可字小也要塞进一页，还是允许分几页但每页内容要完整？明确了目标，再灵活运用页面布局里的那些工具：缩放比例、调整为、页边距、打印区域，再加上分页预览这个神器进行精细调整。多练几次，多碰几次壁（比如打出来发现还是错了），慢慢就有感觉了，也就能熟练驾驭这个“缩小打印”的烦人任务了。别怕折腾，能把大表整整齐齐打出来，那种成就感，哈哈，还是很不错的！