excel分类汇总怎么做

Excel 分类汇总，说起来简单，真要用起来，没点技巧还真容易懵圈。记得刚工作那会儿，对着一堆数据，老板一句“把各部门的销售额汇总一下”，我直接傻眼。别笑，谁还没个小白时期呢？那时候我就知道，这分类汇总，必须得好好学学。

最基础的，也是最常用的，就是用 Excel 自带的分类汇总功能。但很多人用不好，经常出错。为啥？顺序错了！

首先，你要对你的数据进行排序。重要的事情说三遍：排序！排序！排序！你要按什么分类，就按什么排序。比如你想按部门分类汇总，那就把“部门”这一列，按升序或降序排好。不排序，数据乱七八糟，汇总出来的结果也就乱七八糟。

排序完，选中你的数据区域（包括表头），然后找到“数据”选项卡，点击“分类汇总”。这下弹出一个对话框，仔细看，别瞎点。

“分类字段”：这里选择你要分类的列，比如“部门”。 “汇总方式”：这里选择你要汇总的类型，通常是“求和”，当然你也可以选择平均值、计数等等，根据你的需求来。 “选定汇总项”：这里选择你要汇总的列，比如“销售额”。

最下面还有三个选项，我一个个说：

• “汇总结果显示在数据下方”：这个默认勾选，意思是汇总结果会直接插入到你的数据表格里。这个比较常用，方便查看。
• “每组数据分页”：这个看情况。如果你的数据量很大，每个部门的数据很多，勾选这个可以把每个部门的汇总结果单独放到一页上，方便打印。
• “替换当前分类汇总”：这个要小心。如果你之前已经做过分类汇总了，勾选这个会把你之前的汇总结果覆盖掉。所以，没把握就别勾选。

都设置好，点“确定”。OK，见证奇迹的时刻到了！你会发现，你的数据表格里多了一些行，这些行就是各个部门的汇总结果。

但是，事情还没完。你会发现，表格左边多了一些“1”、“2”、“3”之类的数字。这是分级显示的功能。点击“1”，你会只看到总计；点击“2”，你会看到各个部门的汇总结果；点击“3”，你才能看到所有的数据。这个功能很好用，可以让你快速查看不同层级的汇总信息。

不过，Excel 自带的分类汇总功能也有缺点。最大的缺点就是，它会直接修改你的原始数据。如果你想保留原始数据，就需要先复制一份，再进行分类汇总。

除了自带的分类汇总功能，你还可以用 数据透视表 来做分类汇总。数据透视表更灵活，功能也更强大。

怎么做呢？还是先选中你的数据区域（包括表头），然后找到“插入”选项卡，点击“数据透视表”。这下弹出一个对话框，选择“新工作表”，然后点“确定”。

Excel 会自动创建一个新的工作表，并在左边显示一个“数据透视表字段”的窗口。这个窗口里列出了你数据表格的所有列名。

现在，你可以把这些列名拖拽到不同的区域里，来创建你的数据透视表。

• “行”区域：这里放你要分类的列，比如“部门”。
• “列”区域：这里放你要显示的列，通常是日期或者其他类别。
• “值”区域：这里放你要汇总的列，比如“销售额”。默认情况下，Excel 会对“值”区域的列进行求和。如果你想改变汇总方式，可以点击“值”区域的列名，选择“值字段设置”，然后选择你想要的汇总方式。

拖拽完毕，一个漂亮的数据透视表就出来了！你可以根据需要，调整数据透视表的布局，添加筛选器，等等。

数据透视表的优点有很多。首先，它不会修改你的原始数据。其次，它非常灵活，你可以随时调整数据透视表的布局，来查看不同的汇总结果。第三，数据透视表可以自动计算总计和小计，非常方便。

不过，数据透视表也有缺点。最大的缺点就是，它比较复杂，需要一定的学习成本。而且，数据透视表生成的表格不如 Excel 自带的分类汇总功能生成的表格那么直观。

除了以上两种方法，你还可以用 公式 来做分类汇总。比如，你可以用 SUMIF 函数或者 SUMIFS 函数。

SUMIF 函数的语法是：SUMIF(range, criteria, sum_range)。

• range：是你要进行条件判断的区域，比如“部门”列。
• criteria：是你的条件，比如“销售部”。
• sum_range：是你要进行求和的区域，比如“销售额”列。

SUMIFS 函数的语法是：SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)。

SUMIFS 函数比 SUMIF 函数更强大，它可以同时满足多个条件。

用公式来做分类汇总的好处是，它非常灵活，你可以根据需要自定义汇总规则。而且，公式可以自动更新，当你的数据发生变化时，汇总结果也会自动更新。

但是，用公式来做分类汇总也有缺点。最大的缺点就是，它比较复杂，需要一定的 Excel 基础。而且，当你的数据量很大时，公式的计算速度可能会比较慢。

说了这么多，其实分类汇总并没有固定的方法，选择哪种方法取决于你的具体需求和 Excel 技能。如果你的数据量不大，只需要简单的汇总，那么 Excel 自带的分类汇总功能就足够了。如果你的数据量很大，需要灵活的汇总方式，那么数据透视表可能更适合你。如果你对 Excel 非常熟悉，想自定义汇总规则，那么公式可能是最好的选择。

总之，多尝试，多练习，你就能找到最适合你的分类汇总方法。记住，没有最好的方法，只有最适合你的方法。加油！