excel怎么增加分页

哎呀，说起Excel分页，这简直就是每个办公室打工人心里永远的痛！你是不是也有过这样的经历？辛辛苦苦做了一整天的报表，数据图表排得妥妥帖帖，自以为万事大吉，结果一点打印，好家伙！一页内容被硬生生劈成了三页，中间还夹着几行空白，或者更离谱的，表格的最后几列跑到了下一页，简直是逼死强迫症！那种看到预览界面里一片狼藉的崩溃劲儿，谁懂啊？我懂，我太懂了。

以前刚工作那会儿，每次遇到这种问题，我都恨不得把电脑屏幕砸了。尤其是老板急着要，你却在那儿跟分页符较劲，那种手忙脚乱、额头冒汗的感觉，至今想起来都心有余悸。但摸爬滚打这么多年，也算是练出了一点点“秘籍”，今天就来好好跟你唠唠，这Excel里，到底怎么才能把分页这件“小事”搞得明明白白，让咱们在老板面前也能挺直腰杆子！

话说回来，Excel为啥会搞出这么多幺蛾子呢？它其实也有自己的“想法”。当你把大量数据塞进一张工作表里，Excel会自动帮你判断，根据你当前设置的纸张大小和页边距，它觉得哪里应该自动分页。可问题是，它判断出来的，往往不是我们想要的，比如它可能在某个数据系列中间咔嚓一刀，或者把一个完整的项目列表拦腰截断。所以，我们得主动出击，教教它，到底哪里才是对的分页点。

第一招：切换到“分页预览”视图，眼见为实，手到擒来！

这是我个人觉得最直观、最有效的办法，没有之一。你打开Excel文件，点顶部的“视图”选项卡，然后找到并点击“分页预览”。

瞬间，你的工作表界面会发生翻天覆地的变化！整个工作表会变得有点灰蒙蒙的，中间会浮现出一些用虚线和实线组成的“大方框”。那些虚线，就是Excel老哥自己“聪明”地给你分的自动分页符。而实线，嘿嘿，那可是你亲自下场，手动添加的分页符！整个界面最牛逼的地方在于，它会直接显示出你的数据在不同的打印页面上是如何分布的，每一页都会有大大的“第1页”、“第2页”标识。

看到那些蓝色的虚线或实线了吗？它们就是你的“分页线”。如果虚线（自动分页线）切在了你不希望的位置，比如切断了一个完整的表格行或者列，那简单，鼠标移动到这条线上，你会看到光标变成一个双向箭头，然后，像拖动图片一样，把它拖到你想要的位置！拖到实线就固定了，虚线依然会根据内容变化而浮动，但至少你给了它一个“底线”。

有时候，Excel自动分的页特别碎，你又想把某几行或几列强行并入前一页或后一页，直接拖拽分页符就行。如果你想自己在一个特定位置强行分页，比如某个大标题之后，或者一个子报表结束的地方，你可以选中你希望新页面开始的那个单元格，然后去“页面布局”选项卡，点击“分页符”，选择“插入分页符”。你会发现，你插入的这个分页符，就是一条蓝色的实线，它就像一道坚固的堤坝，死死地把你的页面分开了。

第二招：页面布局选项卡，深入腹地，精准打击！

“分页预览”视图虽然直观，但有些更深层次的调整，还得去“页面布局”里头搞。这个选项卡简直就是Excel打印的“司令部”，里头藏着各种高级设置。

1. “分页符”按钮： 刚才我们提到过，这个按钮就在“页面布局”选项卡里，它可以让你插入分页符，也可以删除分页符，甚至一键重置所有分页符。有时候，你折腾来折腾去，把分页弄得一团糟，别犹豫，直接“重置所有分页符”，让Excel回到最初的自动分页状态，然后你再从头开始调整，反而更快。

2. “打印区域”按钮： 这个功能简直是拯救生命的存在！特别是当你的工作表里有很多辅助数据、草稿或者其他你不想打印出来的东西时。“打印区域”可以让你圈定一个明确的范围，告诉Excel：“听好了，我只要打印这块儿！”你选中你想打印的所有单元格，然后点击“打印区域”下拉菜单，选择“设置打印区域”。这样，无论你的工作表有多大，Excel只认你圈定的那一片，其他的一概不理，完美地避免了打印出一些奇奇怪怪、不相干的内容，这变相地也解决了不必要的分页问题。 如果不想打印了，就“取消打印区域”。

3. “页面设置”对话框，宝藏中的宝藏！ 在“页面布局”选项卡右下角，有一个小小的箭头（或者叫对话框启动器），点它！你会进入一个叫做“页面设置”的对话框，这才是真正的大boss！这里有四个选项卡，每一个都至关重要：

   • 页面选项卡：

     • 方向： 横向还是纵向，根据你的表格宽度来决定，宽表用横向打印会更舒服。
     • 缩放： 这是个神功能！“调整为”下面的“1页宽，几页高”或者“几页宽，1页高”，简直是应对各种打印需求的神器。
       • 如果你希望你的表格无论多宽，都能打印在一页纸的宽度上，就选“1页宽，自动页高”。Excel会智能地缩小字体，把所有列都挤进一页宽度，但行数会根据内容自动分页。
       • 反之，如果你希望所有行都能打印在一页纸的高度上，但列数可以自动分页，就选“自动页宽，1页高”。
       • 当然，你也可以直接设置“缩放比例”，比如缩小到80%或放大到120%，看看效果。我一般会先尝试“1页宽”，再根据实际情况微调缩放比例，直到看着舒服为止。但得注意，过度缩小可能会让字迹变得难以辨认，打印出来就白搭了。
     • 纸张大小： 确认是A4还是其他纸张。

   • 页边距选项卡：

     • 这里可以调整上下左右的页边距，甚至可以设置页眉页脚的边距。有时候，你的表格就差那么一点点就能挤进一页，这时候稍微缩小一下页边距，就能奇迹般地解决问题！
     • “居中方式”：如果你想让打印内容在页面上水平居中或者垂直居中，在这里勾选一下，打印出来会显得更专业、更美观。

   • 页眉/页脚选项卡：

     • 打印多页的时候，页眉页脚是极其重要的导航信息。你可以添加页码（比如“第X页，共Y页”），文件路径，日期，甚至自定义的公司Logo。这不仅能让你快速识别每页内容，也让你的报表看起来更加规范。

   • 工作表选项卡：

     • 这个是多页打印的福音！“打印标题”下的“顶端标题行”和“左端标题列”，可以让你设置无论表格分多少页，每一页都重复显示你指定的标题行或标题列。想象一下，一张几十页的报表，每一页都有清晰的表头，再也不用翻到第一页去找对应的列名了，是不是瞬间觉得效率爆棚？

第三招：打印预览，临门一脚，万无一失！

无论你做了多少调整，在真正点击打印机按钮之前，一定要，一定要，一定要（重要的事情说三遍）进入打印预览模式。你可以在“文件”菜单里找到“打印”，左边是打印设置，右边就是活生生的打印预览！

在这里，你可以看到最终打印出来的样子。你可以： * 左右翻页，检查每一页的内容排版。 * 勾选“显示边距”，直接拖动边距线进行微调。 * 选择“缩放”下拉菜单，快速调整“将工作表调整为一页”或者“将所有列调整为一页”等等，再次确认整体效果。

如果预览还是不满意，别急着打印，返回去，根据预览发现的问题，再回到“分页预览”或者“页面设置”里继续调整。这就像是裁缝在剪裁衣服前，一遍又一遍地比对、修改，直到完全合身。

一些进阶小技巧，助你成为分页达人：

• 合并单元格的陷阱： 哎，我真的想吐槽一下合并单元格！它虽然能让某些标题看起来更美观，但它往往是导致Excel自动分页逻辑混乱的罪魁祸首之一。如果你的表格因为合并单元格而出现奇葩的分页，我建议你，能不合就不合，或者尽量避免在关键数据区域进行合并。
• 打印空白页的元凶： 有时候明明内容不多，却多了一两页空白页，这通常是因为你在表格的右侧或下方，不小心输入了哪怕一个空格，或者格式刷刷到了很远的地方。Excel认为那里也有“内容”，所以也把它纳入了打印范围。解决办法是，切换到“分页预览”，看看是不是有分页符延伸到了很远的地方，直接删除那些无用的行列，或者重新设置打印区域。
• 灵活运用“复制到新工作表”： 有时，原工作表内容复杂，实在不好调整打印，最简单粗暴但有效的方法是，把你需要打印的区域复制到一个全新的工作表里，在新工作表里进行分页和打印设置，这样干扰因素会少很多。

你看，Excel的分页问题，看起来复杂，实则脉络清晰。从最直观的“分页预览”拖拽，到“页面布局”里的各种精细化设置，再到最后的“打印预览”检查，一步步操作下来，你就能完全掌控你的打印输出。这不仅仅是技术，更是一种耐心和细心的体现。当你最终看到那份规整、专业的打印报表时，那种成就感，我跟你说，真的不亚于完成了一个大项目！所以，别再被Excel的分页问题困扰了，这些招数，学起来，用起来，绝对让你在职场上加分不少！