excel打印区域怎么设置

Excel打印区域设置，这玩意儿，说简单也简单，但真要是不熟悉，那可真是能让人抓狂。我见过太多人，辛辛苦苦做了一下午的表格，结果打印出来，不是缺胳膊少腿，就是挤成一团，惨不忍睹。

所以，今天就好好唠唠，怎么把Excel的打印区域安排得明明白白。

最基础的方法，谁都会，选中你想打印的区域，然后点击“页面布局”选项卡，找到“打印区域”，点击下拉菜单，选择“设置打印区域”。齐活儿！是不是很简单？但等等，事情往往没那么简单。

比如说，你的表格特别长，有好几十行，甚至几百行，但每一行只有几个关键列需要打印。难道你要一行一行地去设置打印区域？疯了吧！

这时候，你可以先选中第一行需要打印的区域，设置好打印区域。然后，按住Ctrl键，选中所有你想要打印的行对应的区域，再设置一次打印区域。Excel会自动把它们合并成一个连续的打印区域。是不是聪明多了？

还有一种情况，你的表格是动态的，数据会不断更新。如果每次打印都要重新设置打印区域，那也太麻烦了。

这时候，“定义名称”就派上用场了。

首先，选中你的表格数据区域，然后点击“公式”选项卡，找到“定义名称”，给你的区域起一个名字，比如“DataArea”。然后在“引用位置”里面，输入一个公式，这个公式要能自动识别数据区域的大小。

这个公式才是关键，稍微有点复杂，但也很实用。你可以用=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),COUNTA(Sheet1!$1:$1))这样的公式。

这个公式的意思是：以Sheet1的A1单元格为起点，向下延伸COUNTA(Sheet1!$A:$A)行，向右延伸COUNTA(Sheet1!$1:$1)列。其中，COUNTA(Sheet1!$A:$A)统计A列非空单元格的数量，COUNTA(Sheet1!$1:$1)统计第一行非空单元格的数量。

这样，无论你的数据怎么更新，DataArea这个名称都会自动包含最新的数据区域。

接下来，点击“页面布局”选项卡，找到“打印区域”，选择“设置打印区域”。然后，在“页面设置”对话框中，找到“工作表”选项卡，在“打印区域”文本框中，输入“=DataArea”。

这样，Excel就会自动打印DataArea这个名称所代表的区域。是不是很方便？

再说点高级的。有时候，表格很大，一页纸根本打印不下。这时候，你需要设置分页符。

手动插入分页符很简单，选中你想要分页的行，然后点击“页面布局”选项卡，找到“分隔符”，选择“插入分页符”。Excel就会在你选中的行上面插入一个分页符。

但是，手动插入分页符太麻烦了。如果表格经常更新，分页符的位置也会发生变化，你需要不断地调整。

这时候，你可以使用Excel的“自动分页”功能。Excel会根据纸张大小和边距，自动把表格分成若干页。

但是，自动分页的效果往往不太理想。有时候，Excel会在一个重要的标题行上面插入分页符，导致标题行被分到两页纸上，很不美观。

所以，我建议你手动调整分页符的位置，尽量让每一页纸都包含完整的信息。

调整分页符也很简单，在“视图”选项卡中，选择“分页预览”。Excel会把你的表格分成若干页，每一页用虚线表示。你可以拖动虚线，调整分页符的位置。

还有一个很重要的细节，就是页眉和页脚。

在页眉和页脚中，你可以添加表格的标题、页码、日期等等信息。这些信息可以帮助读者更好地理解表格的内容。

设置页眉和页脚也很简单，在“页面布局”选项卡中，点击“页眉/页脚”，选择你想要的样式。你也可以自定义页眉和页脚的内容。

比如说，你可以在页眉中添加表格的标题和公司Logo，在页脚中添加页码和日期。

最后，再强调一点，打印之前一定要预览！

预览可以让你看到打印效果，及时发现问题。你可以点击“文件”选项卡，选择“打印”，然后在右侧的预览窗口中查看打印效果。

仔细检查每一页纸的内容，看看有没有缺胳膊少腿、挤成一团的情况。如果发现问题，及时调整打印区域、分页符、页眉和页脚。

总而言之，Excel打印区域设置，是个细致活儿，需要耐心和技巧。掌握了这些方法，你就可以轻松地把Excel表格打印得漂漂亮亮，再也不用担心打印出错了。别忘了多尝试，多实践，熟能生巧嘛！