搞定Excel打印，别再让打印机吐出几十张天书了，这事儿真没那么玄乎。

每次看到同事抱着一摞刚出炉、还热乎着的A4纸，脸上挂着那种既茫然又绝望的表情，我就知道，八成又是Excel打印的锅。那场面，简直是现代办公室版的行为艺术——几十页纸，真正有用的可能就角落里那么一小块数据，剩下的全是空白格、乱码，或者是一些你压根不知道从哪个犄角旮旯冒出来的图表。老板要是看到了，脸拉得比A4纸都长，嘴里念叨着“节约成本”，心里估计已经把你这个月的绩效奖金给“优化”了。

这事儿的核心，其实就一个：你没告诉Excel，你到底想打印哪一块。它就像个没头苍蝇，你一按打印，它就觉得整张工作表都是它的舞台，有多少就给你打多少，直到把纸盒抽干。

所以，咱们今天就来把这个事儿掰扯清楚，别再当那个被打印机“欺负”的老实人了。

最直接、最暴力的办法：打印选定区域

这个方法，属于是“临时抱佛脚”的救急神技。就比如，你现在马上要去开会，老板让你把第三季度的销售额那块数据打出来，十万火急。这时候，你就别想那些复杂的设置了，直接上这个。

动作要领很简单：

1. 框选！ 用你的鼠标，左键按住别松手，像圈地一样，把你想要打印的那部分内容结结实实地框起来。被选中的区域会有一个高亮的背景色，特别醒目。别选多了，也别选少了，就框住你需要的那些单元格。

2. 点打印。 你可以按快捷键 Ctrl + P，也可以从左上角的“文件”菜单里找到“打印”。这时候，你会看到打印预览界面。

3. 关键一步来了！ 在左侧的“设置”区域，你会看到一个下拉菜单，默认通常是“打印活动工作表”。点开它！点开它！点开它！你会看到一个金光闪闪的选项——打印选定区域。毫不犹豫地选它。

这时候你再看右边的预览窗口，是不是感觉整个世界都清净了？之前那些乱七八糟的玩意儿全没了，只剩下你刚才框选的那一亩三分地。确认无误，点下那个大大的“打印”按钮，一张完美、精准的表格就到手了。

这个方法的优点是快、准、狠，立竿见影。但缺点也很明显，它是一次性的。你下次再想打这块区域，还得重新选一遍。对于那些需要反复打印的固定报表，这就有点烦了。

进阶玩法：给你的打印区域“划地盘”——设置打印区域

如果你有一份周报、月报或者什么固定的报表，每次都打印同一个区域，那么每次都手动框选就显得太业余了。这时候，你需要一个更“一劳永逸”的办法：设置打印区域。

这玩意儿，说白了，就是给你这张工作表里的特定区域打上一个“我是天选之子，只有我能被打印”的标签。一旦设置好，以后你不管怎么操作，只要按打印，Excel默认就只认这块地方。

怎么操作？

1. 还是先框选。 跟上面的方法一样，先把你要打印的区域给选定了。

2. 找到“页面布局”选项卡。 在Excel顶部的菜单栏里，找到那个叫“页面布局”的家伙。

3. 点击“打印区域”，然后选择“设置打印区域”。 点下去的那一瞬间，你可能感觉什么都没发生。别慌。Excel已经在后台默默给你划定了“领地”。不信你现在按 Ctrl + P 去打印预览看看，是不是直接就是你选中的那块内容了？连下拉菜单都不用改了，默认就是它。

这个功能简直是固定报表爱好者的福音。但它也有个“坑”。很多人设置完之后就忘了，结果下次想打印工作表里的其他内容时，发现预览里来来回回总是那块老地方，怎么都改不掉，急得抓耳挠腮。

别急，怎么设置的，就能怎么取消。还是在“页面布局”选项卡里，找到“打印区域”，这次点击 取消打印区域。好了，你的工作表又恢复自由身了，想打印哪都行。

你甚至可以 将选定区域添加到打印区域。比如你已经设置了一块打印区域，现在又想把另外一小块不连续的区域也加进来一起打印，那就选中这块新的区域，然后点这个添加选项。Excel会自动把它们安排在不同的页面上。

高手视角：用“分页预览”随心所欲地调整

前面两种方法，都像是你在按部就班地执行命令。但如果你想对打印的布局有更强的掌控力，甚至想在打印前就直观地看到哪部分内容会分在哪一页，那么你必须认识一下 分页预览 这个功能。

这玩意儿在哪？在Excel窗口的右下角，状态栏上，通常有三个小图标，分别是“普通”、“页面布局”和“分页预览”。那个看起来像个田字格被虚线框起来的，就是它。

点一下，你的Excel世界会瞬间变样。整个界面会变成灰色背景，你表格里有内容的地方会是白色，并且被蓝色的粗实线和虚线框起来。

这几根蓝线，就是你打印布局的灵魂：

• 蓝色粗实线： 这是你整个 打印区域 的边界。边界之外的灰色地带，是绝对不会被打印出来的。你可以用鼠标拖动这条粗线，像拉窗帘一样，自由地扩大或缩小你的打印范围。比之前那个“设置打印区域”要直观一万倍。

• 蓝色虚线： 这是 分页符。它告诉你，打印到这里，这一页就结束了，下一页要从这里开始了。最神奇的是，这条虚线也是可以拖动的！你觉得某一页内容太少，想把下一行的内容也塞进来？直接用鼠标把虚线往下拖。你觉得某一页内容太多，想让它提前分页？把虚线往上拖。

在这种视图下，你简直就是打印的上帝。哪里该打印，哪里不该打印，哪里该分页，哪里不该分页，全在你一念之间。调整好了之后，直接 Ctrl + P，预览里的效果，就跟你刚才在“分页预览”里看到的一模一样。

打印前的最后一道“安检”：那些必须检查的细节

选定了打印区域，只是万里长征第一步。在你按下那个最终的打印按钮之前，我求求你，一定再多看几眼打印预览界面的其他设置，它们能帮你省下无数纸张和墨水。

• 方向： 你的表格是宽的还是高的？别用一个竖向的A4纸去打印一个横着跑马的宽表，那打出来字小得跟蚂蚁似的。在“设置”里把 方向 从“纵向”改成“横向”，世界会美好很多。

• 缩放： 有时候你的内容就比一页纸多那么一丁点儿，结果硬生生分成了两页，第二页上就孤零零地躺着一行字，逼死强迫症。这时候，找到“缩放”设置，选择 将工作表调整为一页，或者“将所有行/列调整为一页”。Excel会自动帮你把内容缩放，完美地塞进一张纸里。这招是救命稻草。

• 页边距： 觉得打印出来的内容太靠边或者太居中了？调整 页边距。可以选预设的，也可以自定义，想怎么调怎么调。

• 打印标题行/列： 这个功能，谁用谁知道有多香。想象一下，你有一份几百行的长表格，打印出来十几页。当你翻到第五页时，你还记得每一列的标题是什么吗？早就忘光了！这时候，你需要 打印标题行。在“页面布局”选项卡里，点击“打印标题”，在“顶端标题行”那里，用鼠标选中你的标题行。设置好之后，你会发现，打印出来的每一页纸的顶上，都带着那一行标题。阅读体验瞬间起飞！

最后，也是最重要的一句话，说三遍：

预览！预览！预览！

在物理打印机开始工作前，数字世界里的“打印预览”是你的最后一次反悔机会。在这里多花三十秒，仔细检查一下页码、布局、内容，远比在打印机旁边捶胸顿足、收拾一地废纸要划算得多。别让你的懒惰，变成对森林资源的挥霍。