excel怎么压缩大小

那个几十兆甚至上百兆的Excel文件，像个幽灵一样盘踞在你的电脑里，每次打开它，风扇就开始狂转，CPU瞬间飙红，屏幕上那个该死的“（未响应）”就像在对你的耐心进行无情的嘲讽。你是不是也遇到过？发送邮件时，附件大到怀疑人生；点一下筛选，半天没反应，最后只能用任务管理器强行结束这个痛苦的过程。

这简直是灾难。

别怕，今天咱们不谈什么高深的理论，就聊聊怎么给你的Excel文件来一次彻彻底底的瘦身刮油。这不仅仅是技术，更像是一门手艺，一门在数字世界里进行空间管理的艺术。

第一刀：从根上解决问题 —— 另存为

这招，可以说是最简单粗暴，但效果往往出奇地好。很多人不知道，Excel文件格式本身就有天壤之别。

1. 另存为最新格式 (.xlsx) 如果你手里还攥着一堆远古时代的 .xls 文件，那别犹豫，赶紧的。打开它，直接 F12 另存为 .xlsx 格式。.xls 是个老古董，它的存储方式相当“铺张浪费”。而 .xlsx 本质上是一个ZIP压缩包，它会智能地对文件内容进行打包压缩。光是这一步，很多文件体积就能直接腰斩。信我，这是最基础的，也是性价比最高的一步。

2. 终极瘦身大法：二进制工作簿 (.xlsb) 这是我的私藏秘籍，一般人我不告诉他。当 .xlsx 也无法拯救你那臃肿的文件时，请祭出 .xlsb 这个大杀器。全称是 Excel二进制工作簿。

   它跟 .xlsx 有什么不同？简单来说，.xlsx 是基于XML的，可以被其他程序读取，通用性好，但读写效率稍慢。而 .xlsb 是二进制格式，机器读起来“更亲”，速度飞快，体积也更小。对于那些包含了海量数据、复杂公式或者VBA宏的工作簿，转成 .xlsb 格式，体积再降个20%-50%跟玩儿似的，打开和保存速度更是肉眼可见的提升。

   当然，它也不是没缺点，就是通用性差了点，但如果你只是在Excel环境里用，那简直是神器。

第二刀：清理那些看不见的“垃圾”

很多时候，Excel文件大，不是因为你的数据多，而是因为里面藏了太多你看不见的“数字幽灵”。

• 过度的格式化，格式的“暴政” 想象一下，你可能不小心选中了整整一百万行，然后手一抖，给它们全设置了个背景色。你以为你只是删除了那几行有数据的内容，但Excel这个有点‘强迫症’的家伙，还傻傻地为你保留着那一整行、一整列曾经辉煌过的格式设定，从字体到颜色，从边框到对齐，一点没忘。

  怎么解决？找到你数据区域的最后一行，按住 Ctrl + Shift + End，看看Excel认为你的活动区域在哪里。如果光标一下子跳到了几十万行开外，那恭喜你，中招了。 解决方法：选中最后使用行下方的所有空白行，右键，“删除”；同理，选中最后使用列右边的所有空白列，右键，“删除”。然后保存。别用“清除内容”，一定要用 “删除”！这才是真正的斩草除根。

• 条件格式的滥用 条件格式是个好东西，但它也是个性能杀手。当你在大片区域里应用了多条复杂的条件格式规则，尤其是那些相互重叠的，Excel每次操作都要进行大量计算。 解决方法：在“开始”选项卡里找到“条件格式” -> “管理规则”，检查一下是不是有太多重复、无效或者应用范围过大的规则。把没用的删掉，能合并的合并，把应用范围精确到实际需要的数据区域，而不是整列整列地给。

• 隐藏的“幽灵”对象 有时候，不知道从哪里复制粘贴过来的一些小图片、文本框，被缩得比像素点还小，或者干脆设置成了透明的，你根本看不见，但它们就实实在在地占着空间。 解决方法：按 F5 调出“定位”对话框，点击“定位条件”，选择 “对象”，然后确定。如果你的工作表里有这些隐藏的家伙，它们就会被全部选中。看看是不是有你不需要的，直接 Delete 掉。

第三刀：对“重量级”内容精准打击

数据本身可能不占多少地方，但有些东西天生就是“大块头”。

• 图片减肥手术 这是最常见的“肥胖”原因。很多人习惯性地直接把手机拍的几兆、十几兆的高清照片 Ctrl+C、Ctrl+V 进Excel。我的天，Excel可不是相册啊！ 解决方法：

  1. 插入前先压缩：在把图片放进Excel之前，先用画图工具或者其他图片处理软件把它压缩一下，降低分辨率。对于表格来说，72dpi或96dpi足够了。
  2. 使用Excel自带的压缩工具：如果你已经把图片放进去了，也别慌。双击任意一张图片，菜单栏会出现“图片格式”选项卡，里面有个金光闪闪的按钮叫 “压缩图片”。点进去，取消“仅应用于此图片”的勾选（这样就能对所有图片生效），然后选择一个合适的输出分辨率，比如“电子邮件(96 ppi)”，这对绝大多数情况都够用了。你会惊讶地发现文件体积瞬间跳水。

• 数据透视表的“缓存” 数据透视表非常强大，但它有个默认习惯：会把源数据的一份“快照”保存在自己的缓存里。这样做的好处是刷新快，但坏处是，即使你把原始数据删了，这份缓存还在，文件体积一点没小。 解决方法：选中你的数据透视表，右键 -> “数据透视表选项” -> “数据”选项卡，把 “保存源数据” 那个勾去掉。然后刷新一下透视表。这一招，对于那些源数据极其庞大的透视表来说，效果立竿见影。

第四刀：高级战术，釜底抽薪

如果上面几招都试过了，你的文件还是个胖子，那我们就得上点硬核的了。

• 公式转数值 如果你的表里有成千上万个复杂的数组公式、VLOOKUP或者其他计算量大的函数，它们不仅拖慢运行速度，也会增加文件体积。对于那些已经计算完成，不再需要动态变化的数据，就别让它们再背着公式的沉重包袱了。 解决方法：选择包含公式的单元格区域，Ctrl+C 复制，然后右键，“选择性粘贴” -> “值”。这就相当于把计算结果固化下来了，公式被彻底清除，文件一身轻。这招尤其适用于制作报告的最终版本。

• 斩断外部链接 你的文件是不是引用了其他Excel文件的数据？这些外部链接有时候会变得非常不稳定，并且增加文件负担。 解决方法：在“数据”选项卡里找到 “编辑链接”，检查一下是否存在你不再需要的链接。选中它，点击 “断开链接”。世界清静了。

• 终极进化：拥抱Power Query 这已经不是“瘦身”的范畴了，这是“进化”。如果你处理的数据量真的非常巨大（几十万甚至上百万行），还在用传统的方法把所有数据都堆在一个工作表里，那文件不大才怪。 现代Excel的正确玩法是使用 Power Query (PQ)。你不需要把所有原始数据都加载到工作表里，PQ可以让你建立一个数据连接，直接从外部数据源（比如另一个Excel、数据库、文本文件）获取数据，在后台完成各种清洗、转换、合并操作，最后只把你需要的结果加载到数据透视表或者一个轻量级的结果表里。 原始数据可以有几百兆，但你的Excel文件本身可能只有几百KB。这是一种降维打击，从根本上改变了你和数据交互的方式。

给Excel瘦身，其实也是在给你自己的工作流程瘦身。一个干净、高效、体积合理的Excel文件，不仅是对自己电脑硬盘的尊重，更是对接收你文件的同事、领导的时间的尊重。别再让那个臃肿的Excel成为你和同事之间的“数字鸿沟”了，现在就动手，给它来一次彻底的“刮骨疗毒”吧。