excel怎么保存数据

Excel，这东西，说实话，一开始我是拒绝的。密密麻麻的格子，看着就头大。但后来，真香定律谁也逃不过，工作离不开它，生活里也发现，用它保存数据，那叫一个方便！

说起保存，最基础的当然是“另存为”。别小看这三个字，里面的门道可不少。你直接“保存”，默认格式是.xlsx，这是Excel 2007以后的版本。但如果你要发给还在用老版本的朋友或者同事，最好另存为.xls格式，兼容性更好，省得人家打不开，还得抱怨你。

还有，CSV格式也很好用。它保存的是纯文本数据，体积小，而且很多其他软件都能读取。我经常用它来导入数据到数据库里，简直不要太方便！不过要注意，CSV格式只能保存数据，不能保存公式和格式。有次我就没注意，把一个带公式的表格存成了CSV，结果打开一看，全成数值了，欲哭无泪啊！

除了格式，保存的位置也很重要。我以前有个同事，总是把文件保存在C盘桌面，结果电脑一出问题，所有数据全没了。所以，养成一个好习惯，把重要数据保存在D盘或者E盘，甚至备份到移动硬盘或者云盘里，都是很有必要的。不怕一万，就怕万一嘛！

说到备份，Excel本身也有自动保存功能。这个功能默认是开启的，每隔一段时间会自动保存一次。你可以在“文件”->“选项”->“保存”里设置自动保存的时间间隔。我觉得10分钟左右比较合适，既不会太频繁，也不会丢失太多数据。

另外，如果你的Excel文件里包含一些敏感信息，比如工资单、客户资料之类的，最好设置密码保护。在“文件”->“信息”->“保护工作簿”里，可以选择不同的保护方式，比如打开权限密码、修改权限密码等等。这样即使文件被别人拿到，没有密码也打不开，安全多了。

我还遇到过一种情况，表格里有很多公式，计算量很大，导致Excel文件特别大，打开和保存都很慢。这时候，可以考虑将公式计算结果转化为数值。选中包含公式的单元格区域，复制，然后“选择性粘贴”，选择“数值”，就可以把公式替换成数值了。这样虽然失去了动态计算的能力，但是可以大大减小文件体积，提高打开速度。

当然，如果你只是想保存部分数据，而不是整个表格，也可以直接复制粘贴到其他地方。比如，可以复制到Word文档里，或者用截图工具截取部分内容。不过这种方式只适合保存静态数据，不能进行编辑。

还有一种更高级的保存方式，就是利用Excel VBA编写代码，实现自动保存。比如，可以编写一个宏，让Excel在每天固定时间自动保存文件，或者在每次关闭文件时自动备份到指定位置。这种方式需要一定的编程基础，但是可以大大提高数据安全性，减少手动操作的麻烦。说实话，我VBA水平一般，只是偶尔抄抄代码，改改参数，也够用了。

对了，Excel还有个很实用的功能，就是版本控制。如果你对同一个文件进行了多次修改，每次修改后都保存一下，Excel会自动保存多个版本。你可以在“文件”->“信息”->“管理工作簿”里查看和恢复之前的版本。这个功能对于需要频繁修改的文件来说，简直是神器！再也不怕改错了回不去了。

对了，我以前还傻乎乎地把Excel表格直接保存在邮件的草稿箱里，以为这样就算备份了。结果邮箱一清理，啥都没了！所以，千万别偷懒，一定要选择正规的保存方式。

总结一下，Excel保存数据的方法有很多种，最重要的是根据自己的需求选择合适的保存方式。无论是选择合适的格式、设置密码保护，还是利用自动保存和版本控制功能，都是为了更好地保护你的数据。毕竟，数据就是财富，丢了可就损失大了！