excel怎么打印显示表格

说真的，如果世界上有个大赛，叫做“Excel打印，你到底能把我折磨成什么样”，我敢打包票，参赛选手一定人山人海，各个都有一肚子苦水要倒。那个小小的“打印”按钮，看起来人畜无害，点下去，出来的东西却能让你血压飙升，恨不得把显示器砸了——表格不是缺胳膊少腿，就是字小如蚁，或者干脆印出来几页空白纸，简直了！今天，咱们就来好好掰扯掰扯，Excel到底怎么打印才能让它乖乖显示表格，别再让它骑在我们头上拉屎了。

多少次了，我对着屏幕里那张排得整整齐齐、赏心悦目的表格，心满意足地按下Ctrl+P，然后呢？拿到手的一张纸，上面可能只有表格的左上角一小块，或者所有列都被挤成一团，密密麻麻，根本看不清。更有甚者，辛辛苦苦做的图表，打印出来直接消失不见，只剩下一片空白。那种感觉，你懂的，就像辛辛苦苦做了顿大餐，结果端上桌发现盘子是空的。这就是为什么，我们不能仅仅盯着屏幕看，更不能只想着“点一下打印就完事了”。打印预览，这四个字，我恨不得把它刻在每个Excel用户的脑门上，因为它才是我们跟Excel打印搏斗的第一道防线，也是最重要的战场。

你打开文件，数据密密麻麻，有图表有文字。别急着打印！第一件事，点开“文件”菜单，找到那个大大的“打印”选项，或者直接快捷键Ctrl+P。这里就是你的打印预览界面。你看到什么了？是不是跟你在工作表里看到的完全不一样？别慌，这才是真实的你即将打印出来的样子。这张预览图，就像一面魔镜，它会毫不留情地告诉你，你的表格在纸上会变成什么鬼样子。

接下来，真正的较量才开始。我们得深入到页面设置里去，那里才是驯服Excel打印的核心区域。在打印预览界面的右侧或者底部，你会找到一个“页面设置”按钮，点进去，你会发现新世界。这里面藏着好几个关键的选项卡，每一个都至关重要。

首先是“页面”选项卡。这里，你需要决定你的纸张大小。别笑，多少人因为没选对A4还是Letter，结果打印出来的数据错位、截断。方向也得看清楚了，你的表格是宽度比较大呢，还是高度比较大？如果是那种列数特别多、横向铺开的表格，那“横向”打印绝对是你的不二选择，它能给你省下多少被裁掉的列啊！相反，如果表格高度远超宽度，那就选“纵向”。

重头戏来了，就是那个“缩放”部分。这里有两个坑，也是两个救命稻草。第一个叫“调整为”，下面跟着“1页宽”和“1页高”。听起来很美好，对不对？“把所有内容都挤到一页纸上！”多少小白用户看到这个就激动得像捡了宝。然后呢？表格里的字小得像蚂蚁，密密麻麻，不拿放大镜根本看不清。所以，如果你的表格数据量巨大，我个人经验是，除非特殊情况，千万别轻易勾选“将工作表调整为1页宽1页高”！这种自动缩放，经常会导致文字过小，根本无法阅读。

我更倾向于第二种，手动调整“缩放比例”。你可以在打印预览里观察，然后一点点地把百分比调小，比如从100%调到95%，再到90%，直到你的所有列都能完整地显示在一页纸上。这个过程需要耐心，需要一点点试错，但它给你的控制感是前面那种“自动缩放”比不了的。你得找到一个完美的平衡点，既能让所有数据完整呈现，又能保证文字大小在可接受的阅读范围。记住，打印出来的表格是给人看的，不是给显微镜看的。

然后是“页边距”选项卡。这里可以调整打印内容离纸张边缘的距离。如果你发现表格总是差那么一点点就被切掉，或者想让表格在纸上显得更居中、更美观，那就来这里调整“上、下、左、右”的页边距吧。有时候，仅仅是把左右页边距调小几毫米，就能让你的表格完美“挤”进一页纸。别忘了，这里还有“居中方式”的选项，勾选“水平”和“垂直”，能让你的表格在打印页面上看起来更平衡，不会偏向一边。这点小细节，对于需要正式提交的报告来说，能大大提升专业度。

接下来是“页眉/页脚”。如果你需要在每页纸的顶部或底部添加公司Logo、报告名称、页码、日期等信息，这里就是操作的地方。别告诉我你每次都手动去打，那简直是浪费生命！Excel能自动帮你完成这些重复性的工作，而且还能设置页码格式，比如“第X页，共Y页”，瞬间逼格拉满。

最重要的，对于我们想要“显示表格”这个需求，还有一个至关重要的选项卡——“工作表”选项卡。这里面有几个宝贝，你必须知道：

• 打印区域 (Print Area)： 天呐，这个功能简直是为我这种经常“只打印一部分”的人量身定做的！多少次我只想要打印表格的一部分数据，结果印出来一堆废纸，因为Excel默认把所有有数据的区域都打印了。正确做法是：回到工作表里，用鼠标选中你真正想要打印的区域，然后点击“页面布局”选项卡里的“打印区域”->“设置打印区域”。设置完后，再回到打印预览，你会发现，一切都清爽了，只有你选中的部分会打印出来。这个操作，能让你瞬间感受到对表格打印的极致控制力！

• 打印标题 (Print Titles)： 你的表格可能有几十行甚至几百行，打印出来肯定会跨页。如果每一页都没有表头，那读者拿到手，鬼知道那一列是什么意思？打印标题就是来解决这个问题的。在“工作表”选项卡里，找到“顶端标题行”，点击右边的选择按钮，然后回到工作表里，用鼠标选中你的表头那一行或那几行。确定后，Excel就会智能地在每一页的顶部都重复打印这些标题行。这是提升长表格可读性的杀手锏，没有之一。

• 网格线 (Gridlines) 和 行列标题 (Row and Column Headings)： 你想打印出Excel工作表里那种细细的网格线吗？还是想让打印出来的内容干干净净，只有数据没有框线？勾选或取消勾选这里的“网格线”即可。同样地，如果你想让打印件上也显示Excel表格左侧的行号（1,2,3...）和顶部的列标（A,B,C...），那就勾选“行和列标题”。但通常，我们打印正式表格的时候，这些是不需要的，看起来会很乱。所以我一般都取消勾选。

除了这些，还有一个神器，叫做“分页预览”。你可以在“视图”选项卡里找到它。点击后，你的Excel工作表会变成一个带有蓝色虚线和实线的世界。那些蓝色的虚线和实线，就是页面分界线！你可以用鼠标拖动这些蓝色线条，手动调整每一页的打印范围。比如，你想让某几列固定在一页，或者想把某个图表完整地放在一页，分页预览都能让你直观地做到。这种可视化的操作，远比在“页面设置”里盲调缩放比例来得高效和直观。我个人特别喜欢这个功能，它能让你在打印前就对最终效果一目了然，胸有成竹。

最后，再补充几个小技巧。如果你表格里有很多隐藏的行或列，而你又不想打印它们，放心，Excel在打印时会自动忽略掉那些被隐藏的区域。所以，利用“隐藏”功能也是控制打印内容的有效手段。同样地，如果你只是想打印筛选过的数据，那么“筛选”功能也能派上用场，Excel只会打印筛选后可见的行。

你看，Excel打印显示表格，从来不是一键就能搞定的傻瓜操作。它需要我们像个老练的工程师，对各种参数了然于心，并且根据实际情况进行精细化调整。从最初的打印预览，到深入页面设置的每一个选项卡——纸张、方向、缩放、页边距、打印区域、打印标题，再到分页预览的直观调整，每一步都是为了让你打印出来的表格，不仅是“显示”了，更是“完美显示”。它是一个需要耐心、需要经验、需要反复尝试的过程，但一旦你掌握了这些技巧，那种掌控一切的感觉，简直不要太爽！所以，别再把打印看成一个让人抓狂的黑洞了，把它当成一次和Excel的对话，一次驯服它的机会。相信我，只要你用心去调整，你的表格，就一定能以它最完美的姿态，呈现在纸上。