excel怎么插入分页

你有没有过这种崩溃的瞬间：辛辛苦苦做了一整夜的Excel报表，上百行，几十列，数据核对得眼睛都快瞎了。然后，信心满满地按下打印键，结果打印机吐出来的东西，简直就是一场灾难。表格的标题留在了第一页，数据主体从第二页一个莫名其妙的地方开始；一张完整的图表被拦腰斩断，一半在这页，一半在那页，呈现出一种诡异的撕裂感；最可气的是，某一页的末尾硬生生切断了一行数据，把一个完整的记录分尸到了两页纸上。

那一刻，想把电脑砸了的心都有。

这背后作祟的“元凶”，就是Excel那个自作聪明的自动分页。它试图帮你，但往往帮倒忙。它根本不懂你的数据逻辑，不懂哪里是内容的自然分界，它只懂机械地按照纸张大小去切割。所以，想要打印出一份体面、专业、让人看得懂的Excel报表，你必须学会一件事——把分页的主动权，从Excel手里夺回来。而这把钥匙，就是手动插入分页符。

别把这事儿想得太复杂，它不是什么高深的函数公式，更像是一种手艺活儿，一种对文档最终呈现形态的掌控欲。

最直接、最经典的方式：在单元格里“画地为牢”

我们先说最基本的操作。假设你有一份员工信息表，你希望每10个员工的信息打印在一页上，方便分发和审阅。

你的目光，需要锁定在那个关键的单元格上。记住这个口诀：光标所在单元格的“左上角”，就是分页符十字交叉的点。

什么意思？假如你希望在第11行开启一个新页面，那么你就得把你的鼠标光标，稳稳地放在 A11 单元格上。然后，深吸一口气，依次点击菜单栏上的 页面布局 -> 分隔符 -> 插入分页符。

点击下去的瞬间，你会看到一条原本可能是虚线的分割线，突然变得“实”了。那是一条深色的、坚决的实线。这条线，就是你亲手划下的楚河汉界。它在无声地告诉Excel：“从这里开始，就是新的一页，不许再往前越雷池一步！”

这就插入了一条水平分页符。

那如果我还想同时插入垂直分页符呢？比如，我不仅希望每10行一页，还希望从F列开始的内容，也打印到新的一页去。

同样，记住那个“左上角”原则。你的光标这次应该放在哪里？没错，是 F11 单元格。选中它，再来一遍 页面布局 -> 分隔符 -> 插入分页符。

这次，你会看到一条横线出现在第10行和第11行之间，同时一条竖线出现在E列和F列之间。它们在F11这个单元格的左上角形成了一个十字。这就是你建立的“坐标系”，Excel的打印机只能乖乖地在这个坐标系里活动。

真正的“上帝视角”：分页预览模式

上面说的方法，好用，但有点“盲操”的意思。你得在脑子里想象分页后的样子。对于复杂的大表，这不现实。

所以，我必须向你隆重介绍一个我个人认为Excel里最伟大的视图功能之一：分页预览。

这玩意儿，才是真正的大杀器。

你怎么找到它？很简单，在Excel窗口的右下角，通常有三个小图标，分别是“普通”、“页面布局”和“分页预览”，点击最右边那个就行。或者，你也可以从顶部菜单栏走：视图 -> 分页预览。

当你第一次点击进入这个模式时，整个Excel表格的画风会突变。背景会变成灰色，你的数据区域被蓝色的线条框起来，并且每一页的区域中间都会有一个巨大、半透明的“第1页”、“第2页”的水印。

这个视图，就是你的“打印作战地图”。

那些蓝色的线条，就是分页符。你会发现，有两种蓝线：

1. 蓝色虚线：这是Excel自动帮你划分的分页线。它在善意地提醒你：“嘿，如果不加干预，我打算从这里切开哦。”
2. 蓝色实线：这代表着你手动插入的分页符，是你的“王命”，是不可动摇的指令。

最神奇的地方来了。在分页预览模式下，你可以直接用鼠标拖动那些蓝色的分页线！

是的，你没看错，就是拖动！

觉得Excel自动分的这条虚线不合理？把鼠标指针移到那条蓝色虚线上，当指针变成一个双向箭头的时候，按住鼠标左键，直接把它拖到你想要的位置！比如，你发现它正好切断了一个部门的数据，你就把它往上或者往下拖，拖到一个部门完整结束的地方再松手。

松手的一瞬间，那条虚线就会变成实线。这就意味着，你把Excel的“建议”变成了你自己的“命令”。

这种感觉，就像在玩战略游戏，你用鼠标在地图上划定边界，规划领土。哪里是一页，哪里是另一页的开始，完全由你说了算。你可以把一个本来要打印成6页的混乱表格，通过拖拽蓝线，精确地调整成4页逻辑清晰的报告。这种掌控感，无与伦-比。

删掉那些不听话的“界线”

有增就有删。有时候我们插入分页符后又后悔了，或者表格调整了，原来的分页符位置不合适了，怎么办？

也很简单。

如果你是用第一种方法插入的，就把光标移动到你当初插入分页符的那个单元格的“右下角”区域。比如，你当初在F11插入了一个十字分页符，现在你就把光标移动到F11，或者F12，或者G11，总之就是那条线的下方或右方。然后再次点击 页面布局 -> 分隔符，你会发现菜单里多了一个 删除分页符 的选项，点它就行了。

如果你是在分页预览模式下，那就更直观了。直接把那条你亲手设置的蓝色实线，拖回到它原来作为虚线的位置，或者干脆把它拖出打印区域的边界，它就自动消失了。

还有一个“一键还原”的终极大法。当你把分页符搞得一团糟，想推倒重来时，直接点击 页面布局`` ->分隔符->重设所有分页符**。世界瞬间清净了，所有你手动设置的实线都会消失，一切回到Excel最初的自动分页状态。这招，是强迫症和完美主义者的福音。

分页之外，你还需要知道的“打印美学”

学会了插入分页符，你仅仅是解决了“内容不被撕裂”这个基本问题。但要让打印出来的东西真正拿得出手，你还得懂点“打印美学”。

1. 打印标题行/列

这是血的教训。一张几十页的表格，只有第一页有标题行，后面几十页全是光秃秃的数据。看报告的人得来回翻到第一页去看到底每一列代表什么，不骂你才怪。

在 页面布局 选项卡里，找到 打印标题 这个按钮。点开它，在“顶端标题行”那个框里，用鼠标选中你希望在每一页都重复出现的标题行（比如第1行）。同理，“左端标题列”也可以设置。设置好之后，无论你的报表有多少页，每一页的顶上，都会清清楚楚地印着标题。这是专业素养的体现。

2. 缩放调整

有时候，你的表格就差那么一点点，就差一列或者两行，导致硬生生多出一页纸，上面只有孤零零的几条数据，特别难看。

这时候，别急着手动调整列宽行高。试试 页面设置 里的 缩放 功能。你可以把“缩放比例”从100%微调到95%或者90%，往往就能奇迹般地把所有内容“挤”到一页里。

更绝的是，它还有“将所有列调整为1页宽”或者“将所有行调整为1页高”的选项。这是一个强力工具，但要慎用，因为它可能会把你的字体缩得像蚂蚁一样小。

3. 页眉页脚与页边距

最后，别忘了那些细节。在打印预览界面设置一下页眉页脚，加上页码“第 X 页，共 Y 页”，或者在页脚加上公司名称、制表人、打印日期。再适当调整一下页边距，让内容在纸张上显得居中、舒展，而不是挤在角落里。

这些细节，就像一套得体的西装，能让你那份数据内核优秀的Excel报表，外在也同样出色。

总而言之，别再让Excel的打印功能主宰你了。从插入分页符开始，到分页预览的运筹帷幄，再到打印标题和缩放的精雕细琢，一步步夺回控制权。当你能随心所欲地决定一张A4纸上应该呈现哪些内容，以何种方式呈现时，你才算真正驯服了Excel这头猛兽。