excel怎么转换格式

哎，说起Excel格式转换这事儿，我可真是太有发言权了。多少个加班的夜晚，多少根新生的白发，都跟这破格式纠缠不清。你以为Excel只是个表格工具？错！它简直是个脾气捉摸不定的“磨人精”，尤其是当你从各种系统里导出数据，或者需要把数据喂给别的系统时，那格式问题，简直能把你折腾得七荤八素，体无完肤。

还记得上次，我们组里小张，一个刚毕业的实习生，一脸懵地跑过来问我：“王哥，我这个报表，明明是数字，怎么一导出来就变成文本了？加减乘除都不行！” 我一看，嚯，好家伙，单元格里左对齐，前面还有个绿色小三角警告，典型的文本格式数字。这种事儿，简直是Excel日常“骚操作”之一，频率高得你都想骂娘。

咱们就从最常见的几个“坑”开始聊，那些你可能一不小心就踩进去，然后跳也跳不出来的大泥潭。

第一宗罪：数字与文本的无间道

这绝对是Excel里最经典、最烦人的一个“格式转换”戏码。你明明想让它是个实实在在的数字，可它偏偏固执地以文本面目示人。最典型的受害者，就是那些身份证号码、手机号码，或者一些产品编码。你把一长串数字输进去，或者从别的系统里导出来，一眨眼，开头的“0”它就敢给你悄悄地抹掉！你说气不气人？那可是重要的信息啊，没有那个“0”就全错了。

解决办法嘛，有几种，看你情况而定：

• 输入时就防范于未然： 这是最省心的。在输入长串数字之前，比如身份证号，你可以在前面先打一个英文状态下的单引号 ' (撇号)。像这样：'012345678901234567。这个小小的撇号，会告诉Excel：“听着，哥们儿，这玩意儿是文本，别给我自作主张把它当数字处理，尤其别给我删掉前面的零！” 这样，无论你输多长的数字，哪怕前面有零，它都会老老实实地以文本格式显示出来，不会给你捅娄子。当然，前提是你需要它一直是文本。

• 数据导入时的“分列”大法： 如果你是从外部文件，比如CSV或者纯TXT文件里导入数据，而且发现里面的身份证号、手机号已经“缺胳膊少腿”了（前面的0没了），那用“分列”功能，简直是救命稻草。

  1. 选中你那些需要纠正的列。
  2. 去“数据”选项卡，找到“分列”按钮，点它。
  3. 在第一步里，通常选“分隔符号”，或者“固定宽度”，这个根据你的实际数据来。但重点在第三步。
  4. 到了第三步“列数据格式”，这里是关键！选中你那些“缺0”的列，然后把它的“列数据格式”从默认的“常规”改成“文本”！记住，是文本！然后点“完成”。 这招就是强制告诉Excel，这列数据，别给我自作主张把它当数字来处理，更别给我去掉前面的零。如果你原始数据里有零，它就能给你找回来。当然，如果原始文件本身就没零，那神仙也救不了。

• 批量转换文本型数字为真正的数字： 有时候，你导出来的数据，虽然看起来是数字，但Excel把它当成了文本。单元格左对齐，还有那个绿色小三角。这种情况下，如果你想让它们能进行计算，就得把它们变回数字。 最直接的，选中这些单元格，旁边会出现一个感叹号小图标，点开，选“转换为数字”。但这招对付少量数据还行，海量数据就有点麻烦了。 我常用的一个“歪招”，但非常有效：在一个空白单元格里输入数字 1。然后复制这个 1。接着，选中所有你要转换的文本型数字。右键，选择“选择性粘贴”，在弹出的对话框里，选择“运算”下的“乘”。然后确定。 你猜怎么着？所有的文本型数字瞬间变成了真正的数字！因为任何文本乘以1，都会被强制转换成数字。当然，前提是这些文本必须是纯数字，不能包含字母或其他奇怪字符。

第二宗罪：日期，那个变幻莫测的“妖精”

日期格式转换，简直是Excel里的另一个无底洞。有时候，你导出的日期，长得像数字（比如“44567”），有时候，它长得像一段文本（比如“2023/1/1”）。更要命的是，你输入“2023-1-1”，它给你显示“1月1日”，或者“2023/1/1”，甚至“1-Jan”。Excel的日期格式，简直有自己的小心思，老是自作主张。

• 日期显示格式的自定义： 如果你只是想改变日期的“长相”，而不是它的内在数据类型，那很简单。选中日期单元格，右键，选“设置单元格格式”。在“数字”选项卡下，选择“日期”类别，里面有各种预设的日期格式。 但如果你想要的格式不在里面，别急！选择最下面的“自定义”。在这里，你简直可以为所欲为！

  • yyyy-mm-dd：显示为“2023-01-01”
  • yyyy年m月d日：显示为“2023年1月1日”
  • yy/m/d：显示为“23/1/1”
  • dddd：显示为“星期一”
  • mmmm：显示为“一月” 只要你熟悉这些代码（y代表年，m代表月，d代表日，h代表小时，s代表秒），你就能玩转所有日期和时间格式。这简直是Excel给你的一个“魔法棒”，想怎么变就怎么变。

• “数字日期”与“真日期”的转化： 如果你的日期显示成了一串数字，比如“44567”，别慌，那是因为Excel把日期存储为从1900年1月1日开始的天数。选中这些数字，右键“设置单元格格式”，选择“日期”类别，挑一个你喜欢的日期格式，它就会瞬间变回你认识的日期。这招一般都不会失灵。

• 文本日期（比如“20230101”这种没有分隔符的）转日期： 这又是另一个难题。如果你得到的是一列“20230101”、“20230102”这样的纯数字文本，Excel是不会把它当做日期的。这时候，又得请出分列大法！

  1. 选中这列数据。
  2. “数据” -> “分列”。
  3. 第一步和第二步通常都直接“下一步”。
  4. 关键在第三步！选中这列，然后“列数据格式”这里，选择“日期”！并且，一定要在右边的下拉菜单里选对你的日期格式。比如“20230101”这种，你就得选“YMD”（年-月-日）。选对了，点“完成”，你会看到奇迹发生，它们一下子就变成了真正的日期格式，并且可以进行日期计算了。

  如果“分列”也搞不定，那可能要请出文本函数了，比如TEXT(A1,"yyyy-mm-dd")或者DATE(LEFT(A1,4),MID(A1,5,2),RIGHT(A1,2))。这种就稍微复杂一点，但也是屡试不爽的杀手锏。

第三宗罪：Excel文件本身的格式转换

咱们平时最常用的Excel文件格式，无外乎.xlsx和.xls。xlsx是新版Excel的格式，支持更多行、列和更复杂的功能；xls是老版本Excel的格式，兼容性好。

• XLSX和XLS互转： 这最简单了。打开你的Excel文件，点击“文件” -> “另存为”。在“保存类型”的下拉菜单里，你可以选择“Excel 工作簿 (.xlsx)”或者“Excel 97-2003 工作簿 (.xls)”。想转什么就选什么，然后点“保存”就行了。需要注意的是，如果你把xlsx转成xls，如果文件里包含了xls不支持的功能（比如某些新的函数、图表类型或者超过65536行的数据），Excel会提示你兼容性问题，有些数据可能会丢失或者功能会受限。所以，转之前最好确认一下。

• Excel转CSV： CSV（Comma Separated Values），逗号分隔值文件，这玩意儿在数据交换领域简直是“通用语”。很多系统导入导出数据，都只认CSV。 转换方法跟上面类似：打开Excel文件，“文件” -> “另存为”。在“保存类型”里，选择“CSV (逗号分隔)(*.csv)”。点保存。 这里有个大坑，我可得提前跟你说明白：CSV文件不保存任何单元格格式信息，它只保存纯文本数据。也就是说，你Excel里那些花花绿绿的颜色、粗体、斜体、字体大小、甚至千位分隔符、小数位数、日期显示格式，统统都会在转成CSV后丢失！它只会保留数据本身。如果你Excel里某些数字被设置成了1,234.56，转成CSV后，它就成了1234.56；日期2023年1月1日，转成CSV后可能会变成2023/1/1或者1/1/2023，甚至是你原始数据的内部数值表示，比如44567。所以，在转CSV之前，务必确保你的数据在Excel里已经是你想要的纯文本形式了。尤其是那些长数字，如果已经通过单引号变成了文本，转CSV后也不会丢失开头的零。

• Excel转PDF： 这个也很常用，尤其当你需要打印或者分享一个只读的报表时。 “文件” -> “另存为”。在“保存类型”里，选择“PDF (*.pdf)”。点“保存”即可。Excel会根据你的打印区域和页面设置，把内容输出成PDF。你也可以在“打印”选项里，选择“Microsoft Print to PDF”作为打印机，效果也是一样的。

第四宗罪：从“外部世界”拉数据进来时的格式地狱

这块儿是我在工作中最常遇到的烦心事儿。各种业务系统、数据库、或者同事发来的奇奇怪怪的文本文件，需要导入到Excel里进行分析。这时候，格式问题简直是前所未有的复杂。

• TXT/CSV文件导入的“数据获取”大法： 以前我们用“文件”->“打开”，然后选择“所有文件”来打开TXT或CSV，Excel会弹出“文本导入向导”。现在新版Excel更推荐“数据”选项卡下的“获取和转换数据”组里的“从文本/CSV”功能。 这个功能简直是导入外部数据的神器！它能自动识别很多文本文件的格式，比如编码（UTF-8、GBK等），分隔符（逗号、制表符等）。它会弹出一个预览窗口，让你在导入前就可以调整数据类型。 比如，你的某个列在预览里被识别成了“常规”，但你清楚它应该是一个文本（比如身份证号），你就可以在预览里直接点击该列的标题，选择“文本”类型。这样，导入后，那些开头的零就不会丢失了。或者有些日期被识别成了文本，你也可以指定它为“日期”类型。 这个工具的强大之处在于，你可以在导入前就对数据类型进行精细的控制，避免了导入后再进行二次转换的麻烦。而且，它还能记住你的导入步骤，下次再导入类似文件时，可以一键刷新，简直不要太方便！

• 从网页导入数据： 这在以前是个“神话”，现在Excel也能直接干了！“数据” -> “从Web”。输入你要抓取数据的网页地址，Excel会尝试识别网页中的表格，然后让你选择要导入的表格。导入后，你同样可以利用“获取和转换数据”里的工具进行进一步的格式清洗和转换。

我的个人心得和碎碎念：

说到底，Excel的格式转换，很多时候不是它“笨”，而是我们不了解它的“脾气秉性”。它有自己一套数据存储和处理的逻辑。理解了这一点，很多看似无解的问题，都能迎刃而解。

几点小忠告：

1. 先观察，再动手： 拿到一份数据，别急着操作。先看看，那些单元格是左对齐还是右对齐？有没有绿色小三角？日期长得什么样？数字有没有千位分隔符？这些都是格式给你的线索。
2. 善用“设置单元格格式”： 这是最基础也是最强大的工具之一。很多显示格式的问题，都能在这里找到答案。
3. 分列大法，永远的神： 无论是文本转数字，还是文本转日期，或者把一个单元格里的内容按某个分隔符拆开，分列功能总能派上用场。
4. “值粘贴”是良药： 当你对一列数据进行了各种公式计算、格式调整后，如果想把它变成纯粹的数据，不带任何公式或特殊格式，那就复制，然后“选择性粘贴”为“值”。这是个“去伪存真”的好习惯。
5. 数据类型优先级： 在Excel里，数字的优先级最高，然后是日期/时间，最后是文本。Excel总是倾向于把看起来像数字的东西处理成数字，哪怕它本该是文本（比如手机号）。所以，当我们想保留文本的特性时，就要明确地告诉Excel：“这是文本！”

你看，这些年跟Excel打交道，我学到的不仅是那些功能按钮怎么点，更重要的是理解它背后的逻辑，还有面对各种“疑难杂症”时，那种不放弃、抽丝剥茧的耐心。有时候，一个简单的格式转换，就能让你的数据焕然一新，工作效率蹭蹭往上涨。所以啊，别小看这些格式问题，它们可是你数据分析路上的一个个小关卡，过不去，寸步难行！