怎么打印excel文档

打印Excel，这事儿吧，说简单也简单，点一下“文件”，再点一下“打印”，完事。但你要是真这么干了，十有八九，打印机吐出来的那一叠纸能让你当场怀疑人生。你以为你打印的是一张清爽的表格，结果出来的是东一榔头西一棒槌，数据被拦腰斩断，表格的右半边直接私奔到了另一张纸上，留你一个人在风中凌乱。

所以，咱们今天不谈那些教科书式的废话，就聊聊怎么把Excel这头犟驴驯服，让它老老实实地按照你的想法，把东西印在纸上。

第一道护身符：打印预览，你的救世主

记住这个快捷键，Ctrl+P。把它刻在脑子里，融进血液里。在你真正按下那个写着“打印”的按钮之前，Ctrl+P是你唯一的救赎。它会把你即将犯下的所有愚蠢错误，赤裸裸地展现在你面前。

当你按下Ctrl+P，别急着看左边的设置，先看右边那个预览窗口。底下那个“1 / X”的页码，是你判断灾难级别的核心指标。如果你的表格明明就一页A4纸的内容，这里却显示“1 / 15”，恭喜你，你已经成功阻止了一场森林砍伐运动。

这时候，深呼吸，别慌。预览窗口就是你的战场沙盘，左边的设置就是你的兵器库。

核心战场：搞定“页面布局”这个总司令

Excel打印的一切妖魔鬼怪，根源基本都在“页面布局”这个选项卡里。这里才是你排兵布阵的主场。

• 方向，横着还是竖着？ 这可能是最简单也最容易被忽略的。你的表格是不是很宽？一堆列的那种？那就别犹豫，“纸张方向”选“横向”。别死心眼地非要在“纵向”这棵树上吊死，妄想把一个宽胖子塞进一件紧身衣里，结果就是那一列列倒霉蛋被无情地甩到第二页、第三页……

• 缩放，大力出奇迹的地方 这是最关键的魔法。在“页面布局”里，找到那个叫“缩放”的区域。这里有两个选项，是神是坑，全看你怎么用。

  1. “将工作表调整为一页”：这是核武器，终极手段。当你表格不大不小，就差那么一丁点被挤到第二页时，用它。比如宽度差一点，或者高度差一点，Excel会自动帮你把所有内容压缩到一页纸里。简单粗暴，效果拔群。
  2. 但！是！ 如果你的表格本身内容就很多，非要用这个功能，那就是一场灾难。Excel会忠实地执行你的命令，结果就是把一头大象硬塞进火柴盒，打印出来的字小得跟蚂蚁似的，还得拿放大镜看。这时候，你就该考虑下面那个选项。
  3. “调整为X%大小”：这是精细化操作。你可以手动调整缩放比例，比如95%、80%。配合着Ctrl+P的预览窗口，一点一点试，直到所有列都安分地待在一页里，同时字号还能看得清。这需要一点耐心，但效果绝对比“一页搞定”来得优雅。

• 页边距，那道无形的墙 有时候，就差那么一两个字符的宽度，一整列就被挤出去了，气不气人？这时候别急着缩放，先去“页边距”看看。选择“窄”边距，能瞬间给你释放出不少宝贵的横向空间。你甚至可以“自定义页边距”，把上下左右的数值调到最小，抠门到极致，榨干A4纸的每一寸肌肤。

进阶必杀技：驯服那些不听话的表格

搞定了上面那些，你已经能解决80%的打印问题了。但想成为真正的高手，还得掌握下面这几招。

• 打印标题行，长表格的福音 想象一下，你打了一个20页的员工信息表，除了第一页，后面的19页都只有光秃秃的数据，谁知道那一列列的数字代表的是姓名、工号还是工资？简直是反人类设计。 这时候，“打印标题”功能就是神。 在“页面布局”选项卡里，点击那个小小的“打印标题”按钮，会弹出一个“页面设置”窗口。找到“顶端标题行”那一栏，点击右边那个带红色箭头的图标，然后回到你的工作表，用鼠标选中你想要在每一页都重复显示的标题行（比如第一行或者前两行），回车，确定。 再去Ctrl+P预览一下，翻几页看看。是不是每一页的顶上都出现了那个熟悉的标题？世界瞬间就美好了。同理，“左端标题列”也一样，适用于那些特别长的、需要向右滚动的表格。

• 打印区域，我的地盘我做主 一个工作表里，可能既有你的最终成果表格，旁边还有一堆草稿、计算过程、备注，乱七八糟。如果你直接打印，这些垃圾也会被印出来。 最聪明的办法是，先用鼠标选中你真正想打印的那个干净的表格区域，然后去“页面布局” -> “打印区域” -> “设置打印区域”。 这么一来，Excel就像在这块区域周围拉起了警戒线，无论你按多少次打印，它都只会打印这片“保护区”里的内容。想取消？“取消打印区域”就行了。这个功能，用四个字形容：指哪打哪。

• 分页预览，上帝视角的手术刀 这是我个人最爱的一个功能，它让你从被动的调整者，变成了主动的规划师。 在视图选项卡里，找到“分页预览”。 点击之后，你的工作表界面会瞬间变了模样。你会看到蓝色的实线和虚线。蓝色的实线是硬性的分页符，通常是页面的边界。蓝色的虚线是Excel自动帮你划分的分页符。 最妙的地方在于，你可以用鼠标直接拖动这些蓝色的虚线！ 比如，你发现自动分页把一个完整的模块从中间给切开了，很不爽。你就把鼠标移到那条蓝色的虚线上，按住它，直接把它拖到你想要分页的地方。你可以精确地控制每一页打印到哪里结束，从哪里开始。这种掌控感，无与伦比。调整完了，再切回“普通”视图就行。

最后的仪式感：页眉页脚和一些小细节

当你把版面都调教好之后，可以来点锦上添花的东西。

在Ctrl+P的打印设置界面，最下面有个“页面设置”的链接，点进去，切换到“页眉/页脚”选项卡。

在这里，你可以给你的文档加上页码（比如“第1页，共?页”），加上公司名称、制表人、打印日期，甚至文件路径。这会让你的打印成品显得非常专业，像一份正式的报告，而不是一张随手打的草稿。

另外，在“工作表”选项卡里，你还可以勾选“网格线”（打印出Excel的灰色单元格边框）和“行号列标”（打印出A/B/C...和1/2/3...），这在某些需要核对数据的草稿场景下非常有用。

总结一下，打印Excel的精髓不在于那个“打印”按钮，而在于打印之前的“预览”和“布局”。把它当成一次排版设计，而不是一次简单的输出。多用Ctrl+P，多去“页面布局”里捣鼓，多试试“分页预览”，你会发现，让打印机吐出你想要的东西，其实没那么难。

别再让一堆废纸消耗你的耐心和公司的经费了。