excel表格怎么把表格打印出来

哎哟，你问我Excel打印这事儿啊？这可真是个磨人的小妖精，多少英雄好汉，在屏幕前把报表做得花团锦簇、井井有条，结果一按打印，那出来的一页纸，简直就是“车祸现场”——不是内容被截掉半截，就是莫名其妙多出几张空白页，再不然就是标题不见了，看着就让人血压飙升。别提了，我刚开始接触Excel那会儿，为了打一份年终总结，愣是折腾了半个下午，气得我差点把鼠标都给砸了！

其实，这Excel打印，跟Word文档打印完全是两码事。Word那家伙，是天生为排版文字、连续输出而生的，你写啥，它就老老实实给你印啥，顶多是字体大小、页边距调一调。可Excel呢？它是个网格世界啊！你想象一下，那些密密麻麻的单元格，就像是无数个小抽屉，里面装满了数据。它可不管你的抽屉是不是能正好塞满一张A4纸，它只知道把所有抽屉都给你展示出来。所以，我们得指挥它，告诉它哪些抽屉要印，哪些不要，怎么排列才好看。

要我说，搞定Excel打印，首先得把心态放平，把它当成一场跟Excel斗智斗勇的“人机大战”。赢了，成就感爆棚；输了，就当是积累经验了。

咱们废话不多说，直奔主题。要让你的Excel表格在纸上乖乖地、漂漂亮亮地呈现，你必须把目光投向“页面布局”这个选项卡。这简直就是Excel打印的“司令部”，所有的关键指令都从这里发出。

第一步，也是最重要的一步，就是页面设置。点开“页面布局”选项卡，你会看到一个不起眼的“页面设置”小对话框启动器（就是右下角那个小箭头）。点它！一个神奇的窗口就弹出来了。

在这个窗口里，有几个选项是你的救命稻草，务必给我死死盯住：

1. 方向：这是老生常谈了，你的表格是“竖着长”还是“横着长”？如果数据列很多，一页纸横向能多装下好几列，那毫不犹豫地选“横向”；反之，数据行很多，选“纵向”。这个得根据实际情况来，别硬撑。我就见过有人数据都铺到Z列去了，还非要用纵向打印，结果每页只有可怜的几列，看得人头疼。

2. 缩放：啊，这个“缩放”啊，简直就是Excel打印的“万能胶布”！当你发现表格内容总是差那么一两列、一两行就超出打印范围时，它就能派上大用场。“调整为”这个选项，你得记牢了！比如，我想让我的表格全部打印在一页纸上，那我就在“将工作表调整为1页宽1页高”里填上“1页宽”、“1页高”。Excel会自动帮你计算缩放比例，让所有内容挤进一页。当然，如果表格内容实在太多，挤进去就变得像蚂蚁一样小，那就别硬来，该分页还得分页。这时候，你可以选择“缩放比例”，比如把比例调到90%或者85%，让它稍微缩小一点，也许就能完美容纳了。我个人经验，一般情况下，稍微缩放一点，效果最好，既能保证内容完整，又不至于小到看不清。

3. 纸张大小：这个就不用我多说了吧，你打印机里放的是A4纸，你就选A4；放的是A3，就选A3。千万别放着A4的纸，却选了Letter或者Legal，那出来要么是白边一大堆，要么就是内容被切掉。这就像你穿鞋，总得选个合脚的吧？

4. 页边距：很多人都忽略了这玩意儿，觉得不重要。其实不然！页边距太小，内容可能挤到页边，打印出来不好看；页边距太大，又浪费纸张空间。你可以自定义页边距，或者用它预设的“窄”、“宽”选项。我习惯是先用“窄”，看看效果，如果还是不行，再手动微调。而且，这里还有个“居中”选项，你可以让表格内容在纸张上“水平居中”或者“垂直居中”，这样打印出来会显得特别规整、专业。

搞定了“页面设置”，咱们再来说一个比设置更关键，也更容易被忽略的“隐形杀手”——打印区域。

“打印区域”在哪里？它也在“页面布局”选项卡里，就在“页面设置”的旁边。有多少次，我们只是想打印表格的一部分，结果Excel却把整个工作表，包括那些空白的、没用的单元格都给打印出来了？这就是没设定打印区域的锅！

正确的做法是：选中你真正需要打印的单元格区域，然后点击“打印区域”——“设置打印区域”。这样，Excel就只认识你选定的那一块儿了。如果你之前设置过打印区域，现在想打印不同的地方，就先“取消打印区域”，再重新设置。这招，绝对能帮你省下大把的纸张和墨水！

接下来，还有一个神器，能让你在纸上打印出“活灵活现”的表格，那就是“分页预览”！这玩意儿简直就是Excel打印的“上帝视角”。

去哪找它？在“视图”选项卡里，或者直接看Excel右下角的状态栏，那里有三个视图模式图标，选择中间那个小方块（带虚线的），就是“分页预览”了。

点进去你会发现，整个工作表会变得有点灰蒙蒙的，而你设置的打印区域则会变成白色。最神奇的是，它会用蓝色虚线和蓝色实线帮你划分好每一页的边界！看到那些蓝色的线了吗？虚线是可以拖动的！如果某一行或某一列刚好被虚线截断，看起来很不舒服，或者你希望某些内容能在一页上完整显示，那你就大胆地拖动那些蓝色虚线，把它们调整到合适的位置。Excel会根据你的拖动，自动帮你重新计算分页。这种所见即所得的调整方式，简直是打印界的福音！比你对着密密麻麻的数字瞎猜强一百倍。

还有个小技巧，如果你的表格标题行或标题列比较长，需要跨页打印，但又想让每一页都显示标题，那你就得用“打印标题”了。这个选项也在“页面布局”里，点开“打印标题”，它会跳出“页面设置”对话框，切换到“工作表”选项卡。

在那里，你会看到“顶端标题行”和“左端标题列”两个输入框。点击旁边的折叠按钮，然后直接在工作表中选中你的标题行（比如第一行）或者标题列（比如A列），回车确认。这样，不管你的表格打多少页，每一页都会自动重复显示这些标题，读者一眼就能看懂，省去了翻来覆去对照的麻烦。这个功能，对于那些动辄几十页、上百页的报表，简直就是“雪中送炭”！

当你把上面这些都设置好后，别急着按“打印”！切记！切记！一定要先进行打印预览！

怎么预览？最简单的，Ctrl + P 走起！或者点击“文件”——“打印”。右边的大框框，就是你的表格在纸上呈现的真实模样。在这里，你可以一页一页地翻看，检查每一页的内容是否完整，标题是否重复，有没有多余的空白页。如果发现问题，就回到之前的步骤，重新调整。直到你在预览里看到它完美无缺，跟你的预期一模一样，那才能按下那个红色的“打印”按钮。

我个人有个习惯，在最终打印到纸上之前，我会先选择打印机为“Microsoft Print to PDF”或者你电脑上安装的其他虚拟PDF打印机，把Excel内容先“打印”成一个PDF文件。这样，不仅可以保存一份电子版的“打印效果”文件，还能在不浪费纸墨的前提下，更直观地检查打印效果。PDF的预览效果，几乎和实体打印出来的一模一样。如果PDF都没问题，那实体打印出来也八九不离十了。

最后，再给大家一些小提醒，都是我这些年踩过的坑，希望你能绕开： * 隐藏的行列：如果你表格里有隐藏的行或列，它们在打印时是不会显示的。如果你想打印它们，记得先取消隐藏。 * 空白页：有时打印出来会莫名其妙多出几页空白纸。这很可能是因为你在不经意间在很远的单元格里输入了一个空格或者一个小符号，Excel误以为那是你的“数据”区域，于是把它们也纳入了打印范围。解决办法是，在“分页预览”模式下，仔细检查那些灰蒙蒙的区域，如果看到很远的虚线框住了一小块空白区域，那多半就是这个原因。直接调整打印区域，或者找到那个隐藏的“元凶”删除掉。 * 选择打印内容：在“打印”对话框里，你还可以选择是“打印活动工作表”、“打印整个工作簿”，还是“打印选定区域”。平时最常用的是“打印选定区域”，选中一部分内容，然后直接Ctrl+P，打印出来。这个很方便，但前提是，你得先选中。

Excel打印，说到底就是一场对细节的把控。它不像Word那样“傻瓜式”操作，但一旦你掌握了这些核心技巧，你会发现，它远没有你想象中那么难。多尝试，多观察，多总结，很快你就能成为打印Excel表格的高手！相信我，那种看着自己精心制作的表格，完美无瑕地从打印机里吐出来时的满足感，绝对能让你忘掉之前所有的烦恼。加油！你一定行的！