excel共享怎么设置

说起Excel共享这事儿，我跟你讲，真是几家欢喜几家愁。早些年，没有云端那些花里胡哨的东西，大家是怎么协作一张表的？邮件！来回发！发来发去，最后谁知道哪个版本是最终的？改来改去，改到最后数据都对不上了，崩溃啊！一个小组的项目，本来挺顺的，结果就因为一张破表，互相指责，那画面感，简直是办公室内斗的经典场景。

所以啊，学会共享Excel，不仅仅是个技术活儿，某种程度上说，它能挽救你的团队协作，甚至是你的心情！别以为就是点几个按钮那么简单，这里面门道多了去了，尤其是那个权限设置，搞不好，你辛辛苦苦做的表，分分钟被不懂的人弄乱，欲哭无泪啊。

首先得说，Excel共享这功能，其实有两种比较主流的玩法。一种是比较“老派”的，Excel软件自带的那个“共享工作簿”功能。另一种，也是现在更推荐、更方便的，是基于云服务，比如微软自己的OneDrive或者SharePoint，或者Teams里面的文件共享。

先说那个“老派”的共享工作簿。它还在那里，路径一般是在“审阅”选项卡里，找到“共享工作簿”按钮。点进去，勾选“允许多用户同时进行修改……”，然后点“确定”。保存文件，然后把这个文件放到一个局域网里大家都能访问到的共享文件夹里。理论上说，大家就可以同时打开这个文件进行编辑了。

但是！敲黑板！这个功能，怎么说呢，它就像个历史遗留下来的老古董，槽点实在太多。首先，它很多新的Excel功能不支持，比如某些高级图表、数据透视表的一些新特性，还有些格式化规则什么的，一共享可能就废了。其次，冲突解决非常麻烦。想象一下，两个人同时改了同一个单元格或者同一行数据，系统会弹出窗口让你选择保留谁的修改。如果很多人同时操作，那画面太美我不敢看，你得不停地处理冲突，效率极低。而且，文件很容易损坏，一不小心就打不开了，所有的心血可能瞬间付诸东流。我以前用过几次，每次都提心吊胆，后来就彻底放弃了，这种方法，除非万不得已，或者数据结构极其简单、协作人数极少，否则，听我的劝，尽量别碰。用这玩意儿，感觉就像在刀尖上跳舞。

现在主流的、省心省力的方式，绝对是基于云的共享。你需要有微软的账号，并且使用OneDrive或者SharePoint（公司里通常用这个，Teams里的文件其实就是存在SharePoint里的）。操作流程简直傻瓜式，但效果天壤之别。

怎么弄？简单到爆炸。你把你的Excel文件保存到你的OneDrive文件夹里，或者公司SharePoint的文档库里。文件在云端了，然后打开这个文件。注意，最好是用新的Office版本，或者直接用浏览器打开Excel Online（网页版Excel），这样体验最好。

文件打开后，看Excel窗口的右上角，有个特别醒目的“共享”按钮。点它！弹出来的窗口就是设置共享的关键了。

这里面大有讲究。你可以选择“发送链接”给别人。生成链接的时候，你可以设置谁可以通过这个链接访问。选项通常包括： 1. “任何人，拥有此链接”（不推荐共享敏感数据！）—— 这个权限最大，任何拿到链接的人都能打开，你甚至可以设置他们是只能查看还是可以编辑。风险极高，慎用。 2. “组织内拥有此链接的人”（如果是企业版SharePoint或Teams）—— 限制在公司内部，相对安全些。 3. “拥有访问权限的人”—— 意思是只有你邀请过或者已经在SharePoint有权限的人才能用这个链接打开。 4. “特定人员”—— 这个最常用，也最安全。选择这个后，你可以在下面输入具体的人员名字或邮箱。

选择了“特定人员”后，重点来了，你要设置他们拥有什么权限！生成链接时，通常会有一个选项：“允许编辑”。 * 如果勾选了“允许编辑”，那他们就能和你同时打开文件，进行共同编辑，实时看到彼此的修改。这就是所谓的实时协作，效率飞起！改数据、加行、设置格式，基本零延迟同步。 * 如果取消勾选“允许编辑”，那么他们就只有查看的权限，只能看，不能改。这对于只需要给大家同步数据，不希望他们编辑的场景非常有用，避免了误操作。

你还可以设置链接的有效期、是否需要密码等等高级选项，根据你的需求来定。

选好权限和人员，点击“应用”，然后复制生成的链接发给大家就行了。或者更直接，就在弹出的共享窗口里，输入收件人的邮箱，然后点击“发送”，系统会给他们发一封包含链接的邮件。

使用云端共享的好处，简直是碾压式的。首先，支持共同编辑，多人同时改一份文件，再也没有恼人的版本冲突（或者说，冲突由系统在后台智能解决了，你几乎感觉不到）。其次，版本历史记录非常完整。每次编辑，系统都会自动保存一个版本，你想回溯到任意一个时间点的数据，轻而易举，再也不怕改错了找不回了。这个功能简直是后悔药！再次，数据安全性更高，尤其是在公司环境中，SharePoint有各种安全策略和备份机制。最后，它跨平台啊！手机、平板、电脑，只要有网络，有权限，随时随地都能访问和编辑，移动办公不要太方便。

当然，用云端共享也有需要注意的地方。首先是网络问题，网络不好共同编辑体验会受影响。其次，文件的大小和复杂度。特别大、公式特别复杂的Excel文件，在网页版或者共同编辑时可能会有些卡顿，但总体来说，比老方法稳定太多了。

总之，关于excel共享怎么设置，我的建议是：忘掉那个老旧的“共享工作簿”吧，那是个坑！拥抱云端！把文件存到OneDrive或SharePoint，然后用右上角的“共享”按钮，设置好权限，尤其是“特定人员”+“允许编辑”或者“只允许查看”，根据你的协作需求来选。这是最省心、最高效、最安全的excel共享方式。学会了，你才能真正体验到多人协作的顺畅，告别以前那种发邮件发到吐血、数据改到崩溃的噩梦日子。权限是核心，协作是目标，云端是手段。记牢这几点，你的Excel共享之路，就顺畅多了。