我记得特清楚,刚开始工作,做报表那是家常便饭。表格里一堆堆的数据,密密麻麻的,领导让把某个单元格里的内容分段显示,说是为了清晰。我当时心想,这有啥难的?不就是敲回车嘛!
结果呢?敲回车根本没用啊!数据直接跑到下一个单元格里去了。当时那个尴尬,恨不得找个地缝钻进去。后来还是老同事看不下去了,悄悄教了我几招。
最常用的,也是最简单的,就是Alt+Enter。在需要换行的地方,按下Alt键的同时敲回车键,搞定!就这么简单,当时觉得发现了新大陆一样。这个方法适用于Windows系统的Excel。如果你用的是Mac,那就是Option+Enter。
但是,这个方法有个缺点,就是需要手动操作。如果表格里的数据量很大,一个个手动换行,那得弄到什么时候啊?
所以,就要用到Excel的另一个神器:自动换行。选中需要换行的单元格或单元格区域,然后在“开始”选项卡里,找到“对齐方式”那一组,点一下“自动换行”按钮,就OK了。Excel会根据单元格的宽度,自动把内容分行显示。
这个方法方便是方便,但是也有个问题,就是Excel是根据单元格的宽度来自动换行的,如果单元格的宽度不够,那内容就会挤在一起,看起来还是不美观。所以,在使用自动换行的时候,最好先调整好单元格的宽度。
还有一种情况,就是你需要把从其他地方复制过来的文本,粘贴到Excel里,并且保持原来的换行格式。这时候,直接粘贴是不行的,Excel会把所有的内容都放到一个单元格里。
怎么办呢?
这个时候,可以用到Excel的查找和替换功能。首先,把文本复制到Excel里,然后选中包含文本的单元格,按下Ctrl+H(或者在“开始”选项卡里找到“查找和选择”,然后选择“替换”)。
在“查找内容”里输入换行符。这个换行符怎么输入呢?不同的系统可能不一样。在Windows系统里,可以按下Ctrl+J。在Mac系统里,可能需要用其他的组合键,具体可以查一下相关的资料。
在“替换为”里输入你想要用来换行的字符,比如“ ”(空格),或者其他的符号。然后点击“全部替换”,Excel就会把所有的换行符都替换成你指定的字符。
替换完之后,你就可以根据这些字符来分列数据了。选中包含数据的单元格,然后在“数据”选项卡里,找到“分列”。选择“分隔符号”,然后输入你刚才用来替换换行符的字符,点击“下一步”、“完成”,Excel就会把数据按照你指定的字符分列到不同的单元格里。
如果你的文本里本身就有空格或者其他的分隔符,那就可以直接用分列功能来分列数据,不需要先替换换行符。
对了,还有一种比较高级的用法,就是用公式来实现换行。
比如,你想把A1单元格和B1单元格的内容合并到C1单元格里,并且在中间换行,可以用这个公式:
=A1&CHAR(10)&B1
这个公式里的CHAR(10)就是换行符。CHAR()函数可以把数字转换成对应的字符,10是换行符的ASCII码。
这个方法的好处是,你可以根据自己的需要,灵活地控制换行的位置。而且,如果A1或B1单元格的内容发生变化,C1单元格的内容也会自动更新。
当然,用公式来实现换行,需要对Excel的公式比较熟悉。如果你对Excel的公式不太熟悉,可以先从简单的开始学起。
说了这么多,其实Excel里换行的方法有很多种,关键是要根据自己的实际情况选择合适的方法。
对了,还有一点很重要,就是在设置了自动换行之后,如果单元格里的内容没有显示完全,可能是因为单元格的行高不够。这时候,可以双击行号的下边框,Excel就会自动调整行高,让单元格里的内容全部显示出来。
总而言之,Excel的换行,看似简单,其实里面还是有很多门道的。多练习,多摸索,你就能找到最适合自己的方法。不要怕出错,谁都是从小白过来的嘛! 就像我,刚开始连Alt+Enter都不知道,还不是一点点学过来了?
现在,我做报表的速度那叫一个快,换行什么的,根本不在话下。领导都夸我效率高呢!想想当初为了换行挠头的样子,真是觉得好笑。所以说,熟能生巧,只要肯下功夫,没有学不会的东西。加油!
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