怎么Excel打印出来

哎呀，这Excel打印，说起来好像是件小事，但真要弄起来，保不齐就卡在那儿了。多少次，我辛辛苦苦做好的表格，满心欢喜地准备递交，结果一打印，那叫一个惨烈。不是这儿错位，就是那儿被截断，要么就是字体小得跟蚂蚁搬家似的，或者颜色深浅不一，把原本清晰的数据搞得乌七八糟。这哪是报表，这简直是让人抓狂的“数据迷宫”！

说到底，Excel这东西，你得懂它“骨子里”是怎么想的。它不像Word那样，天生就是写文章、排版文字的，Excel它本质上是个“计算器”和“数据库”，数据分析是它的强项，打印嘛，那就是它“顺带”的功能。所以，你得像对待一个有点倔脾气的老师傅一样，耐心地去“调教”它。

首先，最关键的一步，就是“页面设置”。别看就这么几个字，里面门道可深着呢。你得点到“文件”里的“打印预览”，然后你会看到一个“页面设置”的选项，点进去。

这里头，我个人最看重的是“页面”选项卡。你得先确定，你的表格是横着放好看（“横向”），还是竖着放（“纵向”）。这得根据你表格的宽度和高度来决定。要是你表格特别宽，横向肯定更合适，要不然竖着打印，左右两边都会被裁掉一大截，看着特难受。

接着是“缩放”。很多人一上来就点“调整为1页宽，1页高”，觉得这样就能把所有内容都打印出来，省事儿！但有时候，这么一来，字体就变得巨小无比，密密麻麻的，看了就头疼。我个人的经验是，如果数据不多，可以直接选择“100%”。如果数据很多，但又不想字体太小，可以尝试“将所有列调整到一页”或者“将所有行调整到一页”。这比硬生生塞到一张纸上要人性化得多，至少还能保证数据的基本可读性。实在不行，你还可以自己设定一个缩放比例，比如85%或者90%，多试几次，找到一个平衡点。

然后是“页边距”。这个也别小看了。太窄了，文件装订的时候容易被打孔机给“吃掉”一部分数据；太宽了，又浪费纸张，而且显得表格不够“饱满”。我通常会把上下左右的页边距都稍微留一点，大约1到2厘米的样子，感觉比较舒服。当然，如果你需要装订，左边距可以稍微留宽一点。

“页眉/页脚”这个功能，我个人非常喜欢用。你想想，打印出来的报告，没个页码，没个标题，多不专业？你可以在这里加上你的公司名称、报告标题、打印日期，甚至你自己的名字。这样，即使文件散了，也能知道这是谁的、什么时候打印的。而且，你还可以选择在“奇数页”和“偶数页”设置不同的页眉页脚，比如偶数页是页码，奇数页是报告标题，这样显得更专业。

再来说说“工作表”这个选项卡。这才是真正考验你对Excel熟悉程度的地方。

“打印区域”：如果你只想打印表格的某一部分，而不是整个工作簿，你一定要先选中那一部分，然后在“页面布局”选项卡里找到“打印区域”，点击“设置打印区域”。这样，它就不会把你不想打印的东西也一起塞进去了。

“打印标题”：这个我用得超级多！特别是那些很长的表格，需要打印很多页。你想啊，每一页都得重复显示表头，不然别人看第二页、第三页的时候，根本不知道那些数字代表什么意思。所以，你必须在“页面布局”里找到“打印标题”，然后选择“顶端标题行”，把你想要重复出现的行选中（通常是第一行或者前几行）。这样，每一页打印出来，你设定的标题都会在最上面，非常清晰。

“网格线”：有时候，我想让表格的网格线也打印出来，让它看起来更像一个真正的表格。在“工作表”选项卡里，勾选“打印网格线”就行。如果不想打印网格线，就把它取消勾选。

“黑白打印”：如果你的打印机不是彩色的，或者你只是想节省墨水，可以勾选“黑白打印”。这会让所有颜色都变成灰度，但至少能保证内容清晰。有时候，即使是彩色打印机，如果表格里的颜色太多太杂，也会影响清晰度，这时候用黑白打印反而效果更好。

“页内标题”：这个功能和“打印标题”有点像，但它更侧重于打印单元格内的标题。如果你的标题不是放在行首，而是藏在某个单元格里，可以使用这个。不过，我个人更倾向于把标题放在表头，用“打印标题”功能来重复显示，这样更符合常规。

“打印质量”：这个选项通常在打印机驱动程序里设置。一般来说，默认的“标准”或者“高质量”就够用了。如果追求极致的清晰度，可以尝试“照片质量”，但那样会更费墨水，而且打印速度也慢。

说到打印机本身，“打印机属性”里也有不少可以调整的地方。

“纸张大小”：确保你选的纸张大小和你实际放进打印机的纸是一致的，比如A4、Letter等。错了一样会打印出错。

“打印方向”：这个和“页面设置”里的“纵向/横向”是呼应的，确保两者一致。

“打印质量”：这里可以细致地调整打印质量，比如“草稿”、“标准”、“优质”。草稿最省墨，但质量不高；优质最清晰，但最费墨。

“高级”选项里，你还可以看到一些更专业的设置，比如“分辨率”、“颜色管理”等。不过，对于大多数日常打印来说，这些高级选项通常不用去动它。

有时候，即使你设置得再好，打印出来的效果也不尽如人意，这时候别急着骂Excel或者打印机，你得反思一下，是不是你的Excel文件本身就存在一些问题。

比如，单元格合并。这东西看着是漂亮，但打印起来，就特别容易出问题。如果合并的单元格跨越多页，那么它在每页的显示方式可能会很奇怪，甚至被截断。我个人的建议是，尽量少用合并单元格，或者在打印前，把重要的合并单元格拆开，单独处理。

再有，自动换行。如果文本太长，Excel会自动换行，但这换行有时候会把本应在一行的内容分到下一行，影响数据的横向对比。这时候，你可能需要调整列宽，或者使用“缩小字号以适应”这个选项，它会在打印时自动调整字体大小，让内容装进单元格里，避免换行。

公式。如果你想打印出公式本身，而不是公式计算出来的结果，你需要在Excel的“公式”选项卡里，找到“公式审计”组，然后点击“显示公式”。这样，你打印出来的就是公式了。但通常我们打印是为了看结果，所以这个选项用得不多。

还有，条件格式。用得好，它能让你的数据一目了然，但如果条件格式设置得太复杂，或者颜色对比度不够，打印出来效果可能会打折扣。有时候，过于花哨的条件格式，不如简洁的黑白网格线来得清晰。

最后，我觉得最重要的一点，就是“打印预览”！不管你怎么设置，最后一定要点一下“打印预览”。它会真实地告诉你，打印出来会是什么样子。看到了问题，再回到“页面设置”里去调整。这是一个反复打磨的过程，没有捷径。别怕麻烦，多看一眼，就能少犯一个错误。

总而言之，Excel打印这事儿，与其说是什么高深的技巧，不如说是一种耐心和细致。你得了解Excel的“脾气”，也得了解你打印机的“习惯”，然后把它们俩“撮合”好。下次再遇到打印问题，不妨试试我说的这些方法，特别是那个“打印预览”，绝对是你的救命稻草！别光顾着做数据，数据的呈现方式，同样决定了它在你手里有多少价值。一个好的打印效果，能让你事半功倍，也能让你在别人面前显得更加专业，更加靠谱。