excel批注怎么打印

说起Excel批注怎么打印这个事儿，我跟你讲，这绝对是无数办公室“表哥”“表姐”深夜加班，对着打印机抓耳挠腮的经典场景之一。你辛辛苦苦，在一个庞大的数据表里，给几十上百个单元格加上了详尽的批注，可能是对某个异常数据的解释，可能是给同事下一步操作的提示，也可能是老板让你记下的修改痕迹。总之，这些黄颜色的小三角，背后藏着的全是信息和心血。

然后，最戏剧性的一幕来了。你信心满满地点击“打印”，打印机一阵轰鸣，吐出一张……干干净净、光溜溜的表格。那些批注呢？它们就像从未存在过一样，人间蒸发了。那一刻，血压是不是“噌”地一下就上来了？感觉自己几个小时的工作，白干了。

别慌，这事儿我踩过的坑，比你走过的路都多。这根本不是Excel的bug，而是它一个相当“反直觉”的默认设置。Excel的逻辑是：打印，就是打印表格本身的数据和格式，那些附加的、用于协作和审阅的“批注”，默认情况下，不上“正席”。你想让它们也跟着上桌，得手动去请。

这个“请”的动作，藏得还挺深。你别去“文件”菜单里的打印预览那里瞎找，那里头的设置项，翻个底朝天也找不到开关。真正的秘密，藏在功能区的“页面布局”选项卡里。对，就是那个你平时可能只用它来调整页边距和纸张方向的地方。

找到“页面布局”，然后把你的目光向右移动，找到一个叫做“页面设置”的小组，看到右下角那个小小的、不起眼的斜向箭头了吗？就是它！点它！一个名为“页面设置”的弹窗会“DUANG”地一下跳出来。这个弹窗，才是解决所有打印难题的“万神殿”。

在这个弹窗里，有四个选项卡：“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”、“工作表”。我们的目标，就在最后一个，“工作表”。点进去，你会看到一片新天地。这里面全是关于打印的高级控制选项，比如“打印标题”（就是那个能让你每一页都带上表头的神仙功能），而我们今天的主角，就安静地躺在中间位置，一个叫做“批注和备注”的下拉菜单里。

看到它，你就离成功不远了。点开这个下拉菜单，你会发现里面有三个选项：

1. （无）： 这是万恶之源，是默认选项。就是它，让你的批注在打印时消失得无影无踪。
2. 工作表末尾： 这是第一种解决方案。
3. 工作表中所显示： 这是第二种，也是更直观的一种解决方案。

现在，我们得好好聊聊这两种打印方式的区别，因为这直接决定了你的打印成果是“井井有条的报告”，还是“一目了然的草稿”。

方案一：井然有序的“工作表末尾”

选择“工作表末尾”，可以说是最省心、最规整的一种方式。它的工作逻辑是这样的：Excel会先完完整整地把你所有的表格数据打印出来，一页、两页、十页……不管多少页，先打完。然后，它会自动另起一页，创建一个批注的“附录”。

这个附录会非常清晰地列出： * 单元格位置：比如 C5。 * 批注创建者：比如 张三。 * 批注的具体内容：比如 “此数据需与财务部二次核对”。

它会像清单一样，把你表格里所有的批注，一个不落地全部罗列出来。

这种方式的优点显而易见：整洁、专业。你的主数据表格干干净净，没有任何干扰。附在后面的批注列表，逻辑清晰，非常适合用作正式的报告、存档文件，或者需要提交给领导、审计人员的材料。别人拿到手，先看数据，再翻到最后看批注详情，一目了然。

但它的缺点也同样突出：不够直观。阅读者需要来回翻页，在数据表和批注附录之间反复横跳，才能把批注和对应的单元格关联起来。如果批注数量特别多，这种来回对照的体验，说实话，挺折磨人的。

方案二：所见即所得的“工作表中所显示”

这个选项，“工作表中所显示”，就完全是另一种风格了。它的意思是，你在屏幕上把批注摆成什么样，打印出来就是什么样。这听起来是不是特别棒？但这里面有个巨大的“陷阱”，无数人在这里翻了车。

你以为选了这个选项就万事大吉了？天真了。如果你只是选了它，但工作表上的批注还是默认隐藏的（只显示一个红色小三角），那打印出来，照样是一片空白！

所以，要使用这个方案，必须分两步走：

第一步：让所有批注“现出原形”

你得先去功能区的“审阅”选项卡。在“批注”或“备注”（新版Excel里，旧式的“批注”改名叫“备注”了，这个我们待会儿细说）这个功能组里，找到一个叫“显示所有批注/备注”的按钮。按下去！

一瞬间，你表格里所有隐藏的批注框，会像雨后春笋一样，全部冒出来，带着小箭头指向它们各自的单元格。场面一度可能非常混乱，几十个黄色的框框互相堆叠、遮挡，密密麻麻的像一群受惊的鸽子。

第二步：手动整理“案发现场”

这时候，你就得像个交通警察一样，去疏导这些拥堵的批注框。用鼠标一个一个地拖动它们，调整它们的大小和位置，确保它们既不会遮挡住重要的表格数据，也不会互相压盖。这是一个纯粹的体力活，有点像在玩拼图游戏。把它们摆放得错落有致，让每一个批注框和它指向的单元格都能清晰地被看到。

完成了这两步，你把批注的布局整理得差不多了，这时候再回到“页面布局”->页面设置->工作表，选择“工作表中所显示”，然后点击打印预览。你会惊喜地发现，打印预览里的画面，就和你屏幕上整理好的样子，一模一样！

这种方式的优点是极度直观。批注就直接“贴”在对应的数据旁边，阅读者一眼就能看到哪个数据有问题，问题是什么。非常适合用在团队内部的讨论、校对、工作草稿等场景。大家围着这张打印稿，指指点点，沟通效率极高。

缺点嘛，也很明显。如果批注太多，整个版面会显得非常凌乱，甚至有点“丑”。而且，为了给批注框腾出空间，你可能需要把表格的缩放比例调得很小，导致打印出来的字也小得可怜。最关键的是，前期的手动整理，太费时间了！

一个重要的小插曲：新版Excel的“批注”与“备注”

如果你用的是Microsoft 365或者比较新的Excel版本，你可能会发现一个变化。传统的黄色便签式批注，现在被更名为“备注” (Notes) 了。而“批注” (Comments) 这个词，被赋予了新的含义，变成了一种可以回复、可以@同事、可以解决的“对话式”评论。

那么问题来了，这种新式的、带对话线程的“批注”能打印吗？答案是：默认不能。上面我们讲的所有打印方法，主要针对的都是传统的、现在叫做“备注”的东西。新式的对话式批注，其设计理念是用于在线协作，而不是打印输出。所以，如果你想让你的说明文字被打印出来，老老实实地去“新建备注”，而不是“新建批注”。这个区别，一定要搞清楚，不然你可能从一开始就用错了工具。

总而言之，Excel批注怎么打印这个问题的核心，不在于操作有多复杂，而在于理解Excel的设计逻辑，并根据你的具体需求，选择最合适的呈现方式。

• 想要一份正式、干净的归档文件？用“工作表末尾”。
• 想要一份直观、高效的讨论草稿？用“工作表中所显示”，但别忘了先“显示所有备注”并手动排版。

掌握了这个藏在“页面设置”深处的秘密，你就再也不会在打印机前手足无措了。下次，当你的同事还在为打印不出批注而跳脚时，你就可以慢悠悠地走过去，轻描淡写地帮他点开那个神秘的设置窗口，深藏功与名。这种感觉，相当不错。