excel表格怎么设置打印

哎，这打印啊，真是个老大难！我跟你说，这么多年跟Excel打交道，最让人挠头的操作，除了那些复杂的函数公式，就属这“打印”了。你打开一个几百行的表格，密密麻麻的数字，各种图表，眼看就要交了，结果一打印，哎呦喂，缺胳膊少腿，要么就是一张白纸，要么就是字体小得跟蚊子似的，看着就让人抓狂。那种着急上火的心情，我懂，真的懂。今天咱们就好好掰扯掰扯，怎么才能让Excel表格乖乖地、精准地，打印出你想要的效果。这可不是什么高深莫测的技术，就是一些经验和窍门，掌握了，能省你多少心力！

首先，也是最最基础、最最关键的一步，你得给Excel“划定势力范围”——设置打印区域。我跟你说，多少人踩过的坑，都是因为没搞明白这个！Excel这玩意儿，它可没你那么聪明，它不知道你只想打其中一块数据，它默认就是整个工作表。所以，如果你只想要打印表格的一部分，比如仅仅是A1到G50这块区域，就得老老实实地告诉它。

怎么做呢？简单得要命。你先用鼠标把你要打印的这块区域，从头到尾，仔仔细细地选中。选中之后，瞧好了，在Excel的菜单栏里找到“页面布局”这个选项卡，点进去。然后你就能看到一个“打印区域”的按钮，毫不犹豫地点击它，选择“设置打印区域”。咔嚓一下，就搞定了！这时候，你再用“打印预览”功能（后面我会详细说这个救命稻草），你就会发现，哎，世界清净了，预览界面上只剩下你选中的那块内容了。

当然，有设就有清。有时候你设错了，或者这次打印完了下次要打别的内容，可别忘了回到“打印区域”那里，选择“取消打印区域”。不然下次你打印别的，它还可能“执迷不悟”地只打你之前设定的那一块，那真是分分钟让人想掀桌。

搞定了打印区域，咱们就得进入真正的“指挥中心”了——页面设置。这地方，你可得好好琢磨，它决定了你的表格最终呈现的“姿态”。点击“文件”——“打印”，然后你会看到一个“页面设置”的选项（通常是在打印预览界面的下方或者顶部）。点进去，你会看到好几个选项卡，每个都藏着大玄机。

第一个重要的选项卡，叫“页面”。这里头，缩放功能简直是我的心头肉！有多少次，一个表格，内容就差那么一两列，硬是挤不进一张A4纸里？那种感觉，就像是胖子非要穿小码衣服，怎么看怎么别扭。这时候，“调整为”这个选项就能救你于水火。你可以选择“将工作表调整为1 页宽 x 1 页高”，这意思就是，无论你的表格多宽多高，Excel都会自动帮你压缩，让它完整地呈现在一页纸上。但要注意啊，如果你的表格内容实在太多，这种暴力缩放可能会导致字体小到完全看不清。所以，更常用的其实是“将工作表调整为 1 页宽 x 自动页高”。这样它就只保证你的表格横向在一页纸上完整显示，纵向如果内容多，就自动分页。这种方式，既保证了横向的完整性，又避免了文字过小，是我最常用的缩放策略。当然，你也可以手动调整缩放比例，比如调成90%或85%，这种微调在处理边缘情况时特别好用。

接下来是“页边距”选项卡。很多时候，你打印出来的报表，要么是左边空白一大片，右边文字都快贴边了；要么就是上下空荡荡的，不好看。在“页边距”里，你可以精确地调整上、下、左、右的边距。我个人习惯是，如果表格内容不多，我会把边距调小一点，让内容尽可能地充满页面，显得更饱满。如果你是要装订成册的报告，别忘了给左侧或者右侧留出足够的装订空间，否则装订完，一部分内容就被“吃掉”了，那多尴尬。

这里还有一个我非常喜欢、但很多人容易忽略的小功能，就是“居中打印”。在“页边距”的最下方，你会看到“在页面上居中”有两个勾选框：“水平”和“垂直”。通常我会勾选“水平”，这样无论你的表格多宽，它都会自动在纸张的左右两侧居中，看起来就舒服多了，非常整洁专业。

然后是“页眉/页脚”选项卡。这可是给你的报告“贴标签”的地方！你想想，一个几十页的报告，如果没有页码，没有日期，甚至不知道是哪个文件打印出来的，那管理起来得多混乱？“页眉”和“页脚”就是干这个的。你可以选择Excel提供的一些内置格式，比如“页码，共N页”，或者“文件名”。但更高级的玩法是点击“自定义页眉”或“自定义页脚”。

在这里，你可以把页眉页脚分成左、中、右三个部分。左边写公司名称，中间写文件路径，右边写日期时间；或者左边放Logo图片，中间写报告标题，右边放页码。它提供了很多插入按钮，比如插入页码、总页数、日期、时间、文件名、工作表名等等。我特别喜欢插入“&[路径]&[文件名]”到页脚，这样万一纸质文件丢了，还能知道它是从哪个电脑哪个文件夹出来的。这些小细节，往往能体现出你的专业度。

最后，也是“页面设置”里最最最重要的一个选项卡——“工作表”！这个选项卡里藏着两个绝世秘籍，尤其对于多页报告，简直是神来之笔。

第一个秘籍，叫“打印标题”。你想想看，一个几百行的表格，分成好几页打印出来。第一页有表头“姓名、部门、销售额”等，清清楚楚。可到了第二页、第三页呢？上面的表头不见了！你得来回翻着看，才知道这一列数据到底是什么意思。是不是特别恼火？这时候，你只要在“打印标题”里设置“顶端标题行”，选中你的表头所在的那一行（比如$1:$1），那么好了，每一页打印出来，都会自动重复显示这个表头！是不是瞬间觉得世界美好了？同样，如果你的表格是横向很宽，有很多列，需要分页，你也可以设置“左端标题列”，确保每一页都能看到关键的识别信息。这个功能，简直是为那些长篇大论的报告量身定制的！

第二个秘籍，是“打印网格线”和“打印行号列标”。有时候，你可能希望打印出来的表格带有Excel原生的网格线，或者想把A、B、C列标和1、2、3行号也打印出来，方便对照。勾选这两个选项就行。但我个人经验是，绝大多数专业的报告，都不会打印网格线和行号列标，那样会显得太“原始”，不够简洁。不过，这完全取决于你的需求，灵活选择就好。

还有，在“工作表”选项卡里，你还能设置“打印顺序”，是先“下然后右”还是“右然后下”，这对于分页多的表格来说，能保证页码的逻辑顺序正确。

以上这些设置，你每调整一步，都请务必、必须、一定要养成一个习惯：使用打印预览功能！ 我跟你说，不看预览就打印，简直是浪费纸墨的行为！在“文件”——“打印”的界面，左边是各种设置，右边大大的区域就是打印预览。你的所有调整，无论是打印区域、缩放、页边距、页眉页脚，还是重复标题行，都会实时地反映在预览界面上。你可以在这里翻页检查，确保每一页的内容都符合你的预期。预览无误了，再点击那个大大的“打印”按钮，这才是最稳妥、最有效率的做法。

除了这些基础设置，我还要给你支几个进阶的“偏方”。

第一，手动插入和调整分页符。有时候，你可能不希望Excel自动分页，而是想让某几行数据，或者某个图表，必须完整地出现在同一页上。这时候，“分页符”就派上用场了。在“视图”选项卡下，选择“分页预览”。这时候你的工作表界面会变成一个蓝线框框的世界，虚线代表自动分页符，实线代表手动分页符。你可以直接拖动这些蓝线来调整分页位置。如果想在某个地方强制分页，选中你希望作为下一页第一行的单元格，然后到“页面布局”选项卡，点击“分隔符”，选择“插入分页符”。这种手动控制，能让你的打印布局达到极致的精准和美观。用完别忘了切换回“普通”视图。

第二，别忘了打印机本身的属性设置。有时候，你明明Excel里都设置好了，打印出来还是不对劲。这时候，不妨检查一下你的打印机设置。在打印预览界面，选择你的打印机，然后点击“打印机属性”。这里通常可以设置纸张大小、打印质量、彩色或黑白、单面或双面打印等等。有些时候，你的纸张大小在Excel里选的是A4，但打印机属性里默认却是Letter，那肯定就出问题了。这个小细节，往往能解决一些意想不到的打印故障。

打印Excel表格，它不是简单地按一下打印键那么粗暴，它更像是一门艺术，需要你仔细揣摩，耐心调整。从最初的打印区域划定，到页面设置里的缩放、页边距、页眉页脚，再到工作表里的重复标题行，每一步都蕴含着让你的报告更专业、更清晰的秘诀。最重要的是，永远记住那句话——“预览！预览！预览！” 实践出真知，多操作几次，你会发现，那些曾经让你头疼欲裂的打印问题，其实都可以被你精准、优雅地“驯服”。下一次，当你拿着一份排版完美、内容清晰的Excel打印件，那种油然而生的成就感，真的会让你觉得所有的折腾都值了！