excel表格怎么设置文本

讲真，每次看到别人发过来的Excel表格，文本格式乱得跟狗啃过一样，我的血压就蹭蹭往上涨。你知道那种感觉吗？字号忽大忽小，对齐方式左右横跳，长长的一串文字直接冲出单元格，把旁边的内容盖得严严实实。这哪是表格，这简直就是对眼睛的公开处刑。

所以，聊聊Excel里怎么把文本拾掇得明明白白，这事儿，太有必要了。这不单是美观问题，更是专业度的体现。

先从最基本的说起：字体和对齐，这是脸面

别笑，很多人连这一步都做不好。

字体的选择，真的别太任性。除非你有特殊的品牌要求，否则答应我，老老实实地用“微软雅黑”、“等线”或者“宋体”，行吗？这些是系统自带的无衬线或衬线字体，清晰、大方，在任何屏幕上显示效果都差不到哪里去。最怕的就是有人选个什么“华文彩云”、“少女体”，在自己的电脑上看着是挺别致，发给别人，别人电脑里没这个字体，一打开，啪，全变成了宋体，排版瞬间崩塌。所以，通用性和易读性，是选择字体的第一要义。

字号也一样。正文内容，一般10号或11号就足够了，标题可以适当加粗、放大一两号。别搞得一个表格里五六种字号，跟打补丁似的。

然后，就是对齐。这玩意儿简直是表格的灵魂。Excel默认的文本是左对齐、数字是右对齐，这本身是一个非常好的习惯，因为它符合阅读直觉。但很多人偏不，非要一股脑全给它“居中对齐”。标题居中，没问题，好看。但大段的文字和数字，你全都给我居中，那表格看起来就像一排长短不一的牙齿，参差不齐，视觉焦点全乱了。

我的建议是：文本内容坚持左对齐，数值数据坚持右对齐。这样一来，小数点自然对齐，文字的起始点也一致，整个表格的垂直线条会非常清晰、规整。

哦对了，还有一个神技，很多人都忽略了的——垂直对齐。你看看你的表格，是不是很多单元格里的文字都趴在底下？特别是在行高被拉开之后，那文字孤零零地躺在单元格底部，显得特别没精神。选中你的数据区域，在“开始”选项卡的“对齐方式”组里，点那个垂直居中的按钮。就这一下，整个表格瞬间就提气了，文字悬浮在单元格的中央，均匀、舒适。垂直居中，永远的神！

文本太长怎么办？两个法宝：自动换行和强制换行

这是个经典问题。一个单元格里要塞进一长串备注或者描述，结果那文字像脱缰的野马，一路狂奔到隔壁好几个单元格的地盘上。如果隔壁单元格有内容，它又被生硬地截断，显示不全。

这时候，你需要自动换行。选中那个单元格，点击“开始”菜单里的“自动换行”按钮。奇迹发生了，Excel会根据单元格的列宽，自动把超出的文字往下推，形成多行。这不比你手动调整列宽，把表格拉得跟长颈鹿一样要优雅得多？

但有时候，我们想在特定的地方换行，而不是让Excel自己决定。比如，一个地址，我想让省市在第一行，详细地址在第二行。怎么办？这时候就要用强制换行。双击进入单元格编辑状态，把光标移动到你想换行的地方，然后，记住这个快捷键：Alt + Enter。按下去，光标就跳到了下一行。这个小技巧，能让你的文本排版具有一种“呼吸感”，主次分明。

那个让人又爱又恨的“合并后居中”

我得单独把它拎出来说说。合并后居中，这个功能，新手特别爱用，尤其是做表头的时候，唰地一下选中好几列，一点，一个漂亮的通栏大标题就出来了，特有成就感。

但是，我跟你讲，这玩意儿就是个美丽的陷阱。在你享受它带来的片刻便利时，它已经为你埋下了无数的雷。一旦你用了合并单元格，筛选、排序、使用公式、VLOOKUP……很多高级功能都会因为它而出错或者无法使用。Excel会哭着告诉你：“此操作要求合并单元格都具有相同的大小”。那时候，你哭都来不及。

那不用它，怎么做出通栏标题的效果呢？有请它的完美替代品——跨列居中。

操作稍微复杂一点点，但绝对值得。同样是选中你要居中的那几个单元格（比如A1到E1），然后右键，选择“设置单元格格式”（或者直接按快捷键Ctrl + 1）。在弹出的对话框里，找到“对齐”选项卡，在“水平对齐”的下拉菜单里，选择那个“跨列居中”。点确定。

看到了吗？效果跟“合并后居中”一模一样！但本质上，A1到E1这几个单元格还是独立的，它们没有被“合并”。你的数据结构是完整的，后续的任何操作都不会受影响。这才是专业人士的玩法。戒掉“合并后居中”，从你我做起。

复制格式的魔法棒：格式刷

当你精心设置好一个单元格的格式——字体、字号、颜色、对齐方式、边框、底纹……然后发现，表格里还有几十个地方需要应用同样的格式。一个个手动设置？别傻了。

这时候，格式刷就该登场了。这简直就是格式化里的魔法棒。

选中你已经设置好的那个“模板”单元格，然后在“开始”选项卡左上角，找到那个小刷子图标，点一下。现在你的鼠标指针旁边会跟着一个小刷子。然后，你去点击你想应用格式的目标单元格，就一下，格式瞬间就被复制过来了。

更厉害的是，如果你要对多个不连续的单元格应用同一种格式，怎么办？双击格式刷！双击之后，那个小刷子就会被“锁定”，你可以连续不断地去“刷”任何你想刷的单元格，刷完之后，按一下键盘上的“Esc”键，就退出了。这个技巧，能帮你节省大把的时间。

让文本自己“说话”：条件格式

最后，说个进阶的。前面的操作，都是让表格变得“好看”，而条件格式，是让表格变得“会说话”。它能根据你设定的规则，自动改变文本的格式。

举个例子，你有一张成绩单，你想让所有不及格的分数（比如低于60分）都用红色醒目地显示出来。

选中所有分数的单元格，点击“开始”->“条件格式”->“突出显示单元格规则”->“小于”。在弹出的对话框里输入60，然后选择一个预设的格式（比如“浅红填充色深红色文本”），确定。

瞬间，所有不及格的成绩都自动变红了。而且，这个格式是“活”的，如果你把一个59分改成80分，那个红色会自动消失；把一个90分改成40分，它又会自动变红。

条件格式的玩法非常多，你可以用它来标记重复值，可以用数据条来可视化销售进度，可以用色阶来显示温度分布……它能让你的数据自己开口告诉你重点在哪里，哪里有异常。这不仅仅是文本设置，这已经是数据可视化的范畴了，能极大地提升你表格的信息传达效率。

所以，你看，Excel里的文本设置，远不止改个字体颜色那么简单。它是一套组合拳，从最基础的字体对齐，到解决实际问题的换行、居中，再到效率工具格式刷，最后到能让数据活起来的条件格式。把这些都玩明白了，你做出来的表格，才能真正脱离“能看”的初级阶段，迈入“专业”、“高效”的殿堂。