在excel怎么发送文件在哪里

哎呀，这个问题！“在Excel怎么发送文件在哪里？” 每次听到这句话，我都能脑补出提问者那张写满困惑和一丝丝焦躁的脸。是不是在Excel界面上找了半天，翻遍了“文件”、“开始”、“插入”那些菜单栏，就是没看到一个清晰明了的“发送”按钮，然后内心OS：“这微软到底怎么设计的，这么常用的功能竟然藏得这么深？！” 别急，别急，你不是一个人。这简直是每个Excel新手，甚至很多老手都曾踩过的坑。

其实啊，Excel它就只是一个表格处理软件，它不是邮件客户端，也不是即时通讯工具。你不能指望它像微信那样，一点“发送”就“咻”地一下把文件甩到别人那里去。它的“发送”逻辑，跟我们平时在电脑上处理其他任何文件，比如照片、文档，其实是一模一样的。只不过，大家对Excel的“期待”特别高，总觉得它无所不能，所以才有了这种误解。

咱们就从最最最基础，但也最最最常用的方法说起。这就像是走路，你得知道怎么迈腿，对吧？

方法一：老老实实地“另存为”然后“附件”发送

这可以说是最“笨”但也最稳妥，也是使用频率最高的方式了。

首先，你的Excel文件得保存起来，对不对？这是前提中的前提。你辛辛苦苦做的表，总不能还在内存里飘着就想往外发吧？所以，第一步，请务必确认你的文件已经安安稳稳地躺在你的电脑硬盘某个角落了。如果没存过，点左上角的 文件 -> 另存为。这里你得给他起个名儿，比如“2023年Q4销售数据分析报告.xlsx”，然后选个你找得到的地方，比如桌面、文档或者专门的项目文件夹。我个人习惯是，不管文件大小，名字一定要规范，加上日期，这样日后找起来才不至于头大。

存好了吗？好，现在Excel的任务基本就完成了。接下来，你得启用你电脑里的“物流系统”——电子邮件客户端，或者网页邮箱。

如果你用的是 Outlook 这种桌面客户端，那就打开它，点击“新建邮件”。在新建的邮件窗口里，你会看到一个经典的回形针图标，或者写着“附加文件”的按钮。点它！然后，浏览器会弹出一个文件选择框，你就顺着你刚才保存Excel的路径，找到它，选中，然后点击“打开”或“插入”。看，你的Excel文件就乖乖地挂在了邮件的附件列表里了。接下来，填上收件人、主题、正文，点击发送，齐活！

如果你用的是网页邮箱，比如QQ邮箱、网易邮箱、Gmail，流程也大同小异。登录你的邮箱，找到“写信”或者“新邮件”的按钮，点进去。同样会有一个附件的图标，可能是一个回形针，也可能是一个云朵，或者是直接写着“添加附件”。点它，同样是文件选择框，找到你的Excel文件，上传。等它上传完毕，发出去就行。

这个方法，听起来是不是有点“脱裤子放屁”的感觉？哈哈，但这就是最原始、最普遍的文件发送逻辑。Excel只是内容的生产者，而邮件才是内容的“快递员”。

方法二：图个方便，直接拖拽到即时通讯软件

这方法，在我看来，就是“懒人福音”，尤其适合那种“来，给我看下这个表”的临时性需求，或者在团队内部快速共享文件。你是不是也经常遇到这种场景？同事在微信上@你：“那个报表发我一下。”

这个时候，你不用打开邮件，不用点来点去。你只需要： 1. 确保你的Excel文件是已保存状态。 2. 打开你的微信、钉钉或者QQ等即时通讯软件的聊天窗口。 3. 找到你的Excel文件在电脑里的位置（比如在桌面），鼠标左键按住不放，然后直接拖动到你想发送的那个聊天窗口里。 4. 松手！你会发现文件名称已经出现在输入框里，或者直接弹出了发送确认窗口。点发送，OK！

这简直是秒发！方便是真方便，尤其当你只是想给一两个人发一个文件，或者这个文件不需要严格的版本管理和归档时。但是，你得注意了，如果你要发送的文件非常大，或者要发给很多人，又或者你需要确保所有人都拿到的是最新版本，这种直接拖拽的方式就有点力不从心了。一来，大文件传输可能比较慢；二来，随着时间的推移，你可能会发出去N个版本，大家手里都有不同的“最新版”，到时候开会一对比，“你这数据怎么跟我的不一样？”那种尴尬和混乱，想想都头皮发麻。

方法三：未来已来——拥抱云端，链接共享

讲真，如果还在用上面两种方法作为主要的文件共享手段，你就有点out了，尤其是在现代办公环境下。现在，我们谈论文件发送，更多的是在谈论文件共享和协作。这就要提到云存储和在线协作平台了。

想想看，你是不是也用过 OneDrive、百度网盘、Google Drive、Dropbox，或者公司内部的 SharePoint？这些就是你的云端仓库。

我的做法是这样的：我几乎所有的工作文件，尤其是那些需要团队协作的，都会直接保存在云盘上。比如，我用的是 Office 365，所以我的文件基本都在 OneDrive 或者 SharePoint 里。

1. 保存到云端： 在Excel里编辑好文件后，我不是“另存为”到本地桌面，而是直接 文件 -> 另存为 -> OneDrive 或 SharePoint，然后选个合适的文件夹保存。这样，文件就直接“住”在了云端。它不再只是你本地电脑上的一个文件，它有了一个“云端地址”。
2. 获取共享链接： 文件在云端后，我需要分享给谁，就直接在 OneDrive 或 SharePoint 的网页端或者同步客户端里，右键点击那个Excel文件，选择 共享 或者 复制链接。
3. 设置权限： 这一步至关重要！复制链接之前，系统会让你选择权限。比如：“任何人都可以查看”、“特定的人可以编辑”、“设置密码访问”、“设置有效期”。我通常会根据接收人的角色和需求来设定，比如，如果只是让同事看看数据，我会选择“任何人可以查看”；如果需要他们修改，就选“特定的人可以编辑”。这个权限管理，邮件附件可给不了你！
4. 发送链接： 拿到这个共享链接后，你就可以通过邮件、微信、钉钉，甚至短信，把这个链接发给任何人了。

这种方式的优势简直不要太多： * 永远是最新的版本： 文件在云端，大家点开的都是同一个文件，任何修改都会实时保存和同步。再也没有“你的是旧版”这种扯皮了。 * 多人实时协作： 想象一下，你和你的同事可以同时打开同一个Excel文件，实时编辑，各自看到对方的修改，这效率简直飞起！ * 摆脱附件大小限制： 再大的Excel文件，你发一个链接过去，对方点开就能看，不再需要担心邮箱附件大小的限制。 * 跨设备访问： 手机、平板、其他电脑，只要能上网，能登录你的云账号，随时随地都能访问和编辑你的Excel文件。 * 版本历史记录： 即使有人误删或者改错了，云端通常都自带版本历史记录功能，你可以随时回溯到之前的任何一个版本，简直是后悔药！

所以，如果你的工作环境支持，我强烈建议你，把云存储和链接共享当成你的第一选择，这才是高效办公的王道。

方法四：Excel自带的“邮件发送”功能——有点鸡肋

你可能会说，你不是说Excel不是邮件客户端吗？那我怎么在 文件 -> 共享 里看到了“通过电子邮件发送”这个选项呢？

你没看错，Excel确实有这么一个功能。点进去，你会看到几个选项，比如“将副本作为附件发送”、“将工作簿作为 PDF 发送”等等。点一下，它确实会尝试帮你新建一封邮件，并把当前的Excel文件（或PDF版本）作为附件加载进去。

但是，为什么我前面说它“有点鸡肋”呢？ 1. 依赖 Outlook： 这个功能通常需要你的电脑上安装并配置好了 Microsoft Outlook 这样的邮件客户端。如果你用的是其他邮件客户端或者网页邮箱，它可能就没法正常工作。 2. 不够灵活： 它只是简单地帮你“打包”并“启动”邮件发送流程，权限设置、版本管理这些高级功能它依然无法提供。 3. 体验不佳： 相比于直接在邮件客户端里添加附件，或者直接在云盘里复制链接，这个内置的“发送”入口，在我看来，多了一层封装，反而没那么直观和便捷。很多时候，它只是把我当前的Excel文件变成了一个新的附件，发送出去后，跟我的本地文件就没有半点关联了，依然面临版本混乱的问题。

所以，我个人基本不使用这个功能。除非你的工作流程是强制绑定Outlook，且你只在偶尔需要发送一个“快照”给别人时，可以考虑。

方法五：打包压缩，应对大文件或多个文件

有时候，你可能不只一个Excel文件要发，可能还有PDF报告、图片、其他文档等等。或者，你的Excel文件本身就“身宽体胖”，几十兆甚至上百兆，直接发邮件可能超出邮箱附件大小限制。这时候，我们就需要“打包”了。

打包就是压缩。在你想发送的文件夹或者文件上，右键点击，选择 发送到 -> 压缩(zipped)文件夹。系统会自动把你的文件或者文件夹压缩成一个.zip格式的文件。这个.zip文件通常会比原文件小很多，而且多个文件也被归拢到一个文件里了，发送起来就方便多了。

接收方收到.zip文件后，只需要右键点击，选择 全部解压缩，就能把里面的文件还原出来。

我的碎碎念与建议：

说了这么多，其实在Excel怎么发送文件在哪里这个问题，最终落脚点还是在于你对文件管理和文件共享理念的理解。Excel本身不负责“在哪里”，它只负责“是什么”。而“在哪里”和“怎么走”，是你的操作系统、你的邮箱、你的云盘、你的即时通讯工具在负责。

• 养成良好习惯： 无论如何，都请养成随手保存的习惯。Ctrl+S 是你的好朋友。给文件起一个清晰、规范的名字，加上日期和版本标识（比如v1、v2、final），这能让你少走很多弯路。
• 区分场景：
  • 临时、非正式、小文件、少人： 直接拖拽到微信/钉钉。
  • 正式、外部、需要归档： 邮件附件发送。
  • 团队协作、实时更新、大文件、多人： 强烈建议使用云存储和共享链接。这才是王道，它能从根本上解决你的版本控制和协作效率问题。
• 关注安全： 如果你的Excel文件包含敏感数据，比如客户资料、财务信息，请务必考虑加密（Excel自身有密码保护功能），或者在发送前脱敏。通过云盘共享时，也要注意权限设置，别把“编辑”权限给了不该给的人，甚至别把“查看”权限都放给了“所有人”。
• 与接收方沟通： 如果你不确定对方喜欢什么方式，或者对文件格式有要求（比如只接受PDF），简单问一句：“您希望我以附件形式发给您，还是发个云盘链接？”这能大大提高沟通效率，避免反复折腾。

你看，一个看似简单的问题，背后牵扯的学问还真不少。掌握了这些，你就能在面对“在Excel怎么发送文件在哪里”这种灵魂拷问时，从容不迫地，甚至带着一丝优越感，给出最专业的解决方案了。毕竟，我们不只是会用工具，我们更要懂得驾驭工具，让它们为我们高效服务，而不是反过来被它们困扰，对吧？