excel文件怎么变小

说起Excel文件，真是让人又爱又恨。爱它无所不能，能算能画能管理；恨它，有时候就跟个吞噬硬盘空间的无底洞似的，动不动就几十上百兆，甚至几个G，打开要等半天，保存也要等半天，发给同事还得想方设法压缩。那滋味，简直了，就像给本来就不富裕的硬盘空间施加了无形的压力，每点一下都感觉自己在跟时间赛跑，跟耐心极限拉扯。

你是不是也遇到过，一个文件，明明看起来没多少数据，却比你想象的还要臃肿？或者，一个表格，只是加了几行字，大小却像坐了火箭一样往上蹿？这问题，简直成了办公族心头的一块大石。今天，咱就来好好聊聊，怎么给这些“胖子”Excel文件瘦身，让它们跑得更快，占用空间更小，也让我们自己少受点气。

首先，得从源头抓起——那些“看不见”的垃圾。

你知道吗？很多时候，Excel文件之所以那么大，不是因为你填了多少数据，而是它“记住”了太多你根本不需要的东西。这就像一个装修豪华但堆满了杂物的旧仓库，表面光鲜，内里却是一团糟。

最常见的就是空白单元格、隐藏行和列。我有个同事，喜欢把数据表往下拉好多行，往右拉好多列，觉得这样“有备无患”。结果呢？Excel会把这些你曾经“光顾”过的、或者只是不小心点到的区域都算进去，即使里面空空如也，它也“以为”这里有数据，需要维护。长此以往，文件大小蹭蹭上涨。

怎么解决呢？ 简单粗暴又有效的方法是：选中你实际数据区域以外的所有行（比如你的数据只到第100行，你就选中第101行到最后一行），右键，删除。对，不是隐藏，是彻底删除。列也一样。你会发现，文件大小立马就能掉一大截。这招屡试不爽，堪称瘦身第一式。

其次，那些“华丽”的格式，其实是隐形杀手。

Excel里的条件格式、数据验证，还有各种自定义样式，用得好那是效率利器，用得不好，那就是文件大小的罪魁祸首。尤其是当你在一个超大区域，甚至整个工作表都应用了条件格式，那后果，啧啧，你想想看，Excel得为每个单元格判断条件，这本身就是巨大的开销。

我见过一个表格，密密麻麻的红绿黄，还带各种小图标，好看是真好看，打开也是真慢。后来一检查，嚯！几十条条件格式规则，还互相重叠，甚至指向了已经不存在的区域。这就像你给每个螺丝都涂了不同颜色的漆，还要求漆面随时变色，能不累吗？

所以，定期检查并清理那些多余的、重复的、或者已经失效的条件格式规则，是很有必要的。在“开始”选项卡里找到“条件格式”->“管理规则”，删掉不需要的，或者只应用于有效数据区域。同理，数据验证也一样，只在必要的地方使用。

还有，别小看了那些“自定义样式”。很多人喜欢东拼西凑，把A表的样式复制到B表，再从C表挪点过来，慢慢地，你的Excel文件里就会积累一大堆冗余的自定义样式，虽然你可能一个都没用上。这些东西，它也是占地方的。定期在“样式”组里清理一下，让它回归“纯净”的状态，文件也能轻不少。

图片，这个视觉元素，更是文件大小的“巨头”。

我的天，提到图片，我真的要敲黑板了！很多Excel文件之所以体积庞大，往往就是因为里面塞了未经处理的高清大图。尤其是那种直接截图、直接粘贴进去的，分辨率高，文件体积自然就大。想象一下，你只是想在表格里放个logo或者示意图，结果塞进去一张几兆甚至十几兆的“艺术照”，文件不大才怪。

遇到这种情况，我们的应对策略是：

1. 压缩图片：选中图片，在“图片格式”选项卡里找到“压缩图片”功能。选择“Web（150 ppi）”或“电子邮件（96 ppi）”，并且务必勾选“删除图片的裁剪区域”，甚至可以选择“仅应用于此图片”或“应用于所有图片”。这一步下去，原本几兆的图片可能就剩下几十KB了，效果立竿见影，堪称瘦身杀手锏。
2. 合理插入：如果只是为了展示，可以考虑插入链接而不是直接嵌入图片。或者，将图片处理成较小的格式（如JPEG），降低分辨率再插入。对于那些需要矢量图的地方，也要注意，矢量图本身可能比位图小，但也别滥用，否则也会有负担。
3. 删除隐藏对象：有时候，图片被覆盖了，或者被隐藏了，你根本看不到，但它们仍然存在于文件中。通过“查找和选择”->“定位条件”->“对象”，可以找出所有图片，然后批量删除不需要的。

VBA和宏，效率工具的另一面。

对于会用VBA写宏的朋友来说，宏代码是提升效率的好帮手。但有时候，项目里会积累一些废弃的、不使用的宏模块，或者一些调试过程中留下的无用代码。这些虽然单个体积不大，但聚沙成塔，也会增加文件负担。尤其是当VBA项目引用了外部库，或者包含大量注释和空行时，都会增加文件大小。

所以，定期检查并清理VBA项目，删除那些不再需要的模块、用户窗体或者类模块，保持代码的精简，也能为文件瘦身出一份力。

外部链接，那些“藕断丝连”的羁绊。

你的Excel文件，有没有链接到其他Excel文件、数据库、网页，甚至是一个共享文件夹里的图片？这些外部链接，有时会成为文件膨胀的隐形帮凶。Excel需要记住这些链接的路径，并在打开时尝试更新它们，这不仅拖慢打开速度，有时也会导致文件大小增加。

在“数据”选项卡里，找到“编辑链接”，检查一下里面有没有你已经不需要的外部链接。如果有，断开链接！果断一点，别拖泥带水。特别是那些链接到已经删除或移动的文件的，它们只会不断尝试连接，徒增负担。

保存格式的选择：

这是一个很基础但经常被忽视的点。

• .xlsx (Excel 工作簿)：这是Excel 2007及更高版本的默认格式。它基于XML，本质上是一个压缩包，通常比老旧的.xls格式要小。
• .xlsb (Excel 二进制工作簿)：这个格式知道的人相对少一些，但它可是文件瘦身的秘密武器之一！.xlsb是Excel的二进制格式，它不使用XML，而是直接以二进制形式存储数据。这通常意味着更小的文件大小（有时能小20%到70%），以及更快的打开和保存速度，尤其是对于那些包含大量数据、公式、VBA代码的复杂文件。当然，它的兼容性略低于.xlsx，但对于内部使用或版本控制严格的环境，强烈建议尝试。

我曾有一个文件，从.xlsx格式转存为.xlsb后，直接从80MB降到了30MB，打开速度肉眼可见地变快，那感觉，就像给老旧的电脑加了固态硬盘，瞬间流畅了。所以，如果你对文件大小和性能有极高要求，并且不担心兼容性问题，.xlsb绝对值得一试。

公式优化，那些“懒惰”的计算。

有些公式，比如INDIRECT、OFFSET、TODAY、NOW等，被称为易失性函数。这意味着只要工作簿的任何部分发生变化，甚至只是滚动一下，这些公式都会重新计算。如果你在大量单元格中使用了这些函数，每次操作都会触发全盘计算，不仅拖慢速度，理论上也会对文件造成一定的负担，因为它需要存储更多的计算依赖。

尽量用非易失性函数代替它们。例如，用INDEX/MATCH替代OFFSET，用查找功能或更直接的引用替代INDIRECT。对于数组公式，也要谨慎使用，并且尽量缩小其作用范围，只在必要的数据区域使用，避免应用于整个列或行。

数据透视表与数据模型：

如果你使用数据透视表，并且数据源很大，那么它背后的数据模型也可能会占用大量空间。在创建数据透视表时，尽量导入你需要的数据，而不是一股脑把整个数据库都拉进来。如果数据透视表的数据模型很大，可以考虑使用Power Pivot进行优化，或者定期刷新数据，确保不保留过时的缓存数据。

总结一下我的“土方子”：

其实，Excel文件变大，说到底就是它记录了太多你不需要的东西。清理，清理，再清理！就像你定期清理电脑垃圾一样，给你的Excel文件也来个“大扫除”。

1. 清空多余的单元格区域：记住，不是隐藏，是删除！
2. 管理好你的格式：条件格式、数据验证、自定义样式，用则精简，不用则删。
3. 压缩图片：这是立竿见影的办法。
4. 审视并断开外部链接：斩断那些不必要的“藕断丝连”。
5. 考虑.xlsb格式：对于大型复杂文件，它真的是福音。
6. 优化VBA代码和公式：精简代码，谨慎使用易失性函数。

这些方法，可能需要你花点时间去操作，去检查，但相信我，当你看到那个臃肿的Excel文件瞬间瘦身成功，打开保存都快如闪电的时候，那种成就感，那种流畅感，绝对会让你觉得一切都值了。别再让一个笨重的Excel文件拖慢你的工作节奏了，行动起来，给它们减减负吧！你的电脑，你的时间，都会感谢你的。