excel文件怎么打印

说真的，每次看到有人直接在Excel里点那个左上角的“文件”，然后毫不犹豫地按下“打印”按钮，我的心都会咯噔一下。那感觉，就像看到一个新手司机，不看后视镜也不打转向灯，一脚油门就要并道一样。兄弟，你这是在玩火。你以为你点的是“打印”，其实你启动的是“办公室资源毁灭程序”。

打印Excel，这事儿吧，说小不小，说大不大。但它绝对能检验出一个人的基本功，甚至，能看出一个人的“职场品格”。一份打印得乱七八糟、数据被无情截断、看了三页还不知道表头是啥的表格，扔到老板桌上，你猜他会怎么想？他不会觉得是Excel的错，他只会觉得，你这人，糙。

所以，在我们把手放到那个神圣的“打印”按钮上之前，请，务必，发自内心地，把 打印预览 当成你的救世主。记住，Ctrl + P 这个快捷键，它带你进入的不是打印地狱，而是你最后的救赎之地。在这里，你能提前看到即将发生的惨剧——那些被拦腰斩断的表格，那些小到需要用放大镜才能看清的字体，还有那预估高达98页的纸张用量。打印预览就是你的战前侦察，是你的演习场，是你在浪费一整包A4纸之前，唯一的反悔机会。

看到预览里那惨不忍睹的画面了？别慌。这才是战斗的开始。

现在，把你的视线从“文件”菜单挪开，我们去一个更重要的地方：“页面布局” 选项卡。这里，才是你真正的军火库。

首先，最简单的，“纸张方向”。你的表格是又高又瘦，还是又宽又扁？别死脑筋只知道用“纵向”。有时候，简单地把它变成“横向”，世界就豁然开朗了，那些被挤到下一页的列，就这么乖乖地回家了。简单吧？但就是有无数人忘了这一步。

接下来，是真正的核武器——“缩放”。看到那个小小的设置框了吗？里面有个选项叫“将所有列调整为一页”。我跟你讲，这玩意儿简直是神迹。对于那些宽度超了一点点，就导致整个表格被分裂成两半的“微胖”表格，这个功能一键下去，它就自动帮你把所有内容收缩到一页的宽度里。当然，还有“将所有行调整为一页”，甚至“将整个工作表调整为一页”。但后面两个要慎用，除非你的数据少得可怜，否则你打印出来的就是一张“蚂蚁说明书”，每个字都得靠猜。通常，“将所有列调整为一页” 是我们行走江湖最常用的必杀技，记住它，它能救你的命。

搞定了宏观的，我们来看细节。你的表格是不是特别大？几百上千行那种？当你翻到第二页、第三页……第N页的时候，你还记得第一列是“销售额”，第二列是“客户ID”，第三列是“订单日期”吗？鬼才记得住！这时候，你需要一个“定海神针”，它叫 “打印标题”。

还在“页面布局”里，找到那个“打印标题”按钮。点开它，你会看到一个叫“顶端标题行”的输入框。点一下那个输入框，然后用鼠标去你的工作表里，选中你希望在每一页都重复出现的表头那一行（或者好几行）。对，就是这么简单。设置好了，再回去预览一下，翻几页看看。是不是每一页的顶上，都老老实实地出现了那个熟悉的表头？这感觉，就像在茫茫大雾里航行，突然看到了灯塔。从此，你的报表，每一页都有了灵魂。同理，“左端标题列”也是一个道理，对付那些超级宽的表格有奇效。

说到这里，我们必须聊聊一个更主动、更具控制欲的操作：划定你自己的地盘。

有时候，一个工作表里塞满了草稿、临时计算、各种乱七八糟的数据，但你真正想打印的，可能只是中间那一小块区域。怎么办？总不能为了打印把它复制到新文件里吧？太蠢了。这时候，“打印区域” 这个功能就该登场了。用鼠标选中你想要打印的那块风水宝地，然后，在“页面布局”里，找到“打印区域”，点击“设置打印区域”。好了，你已经用一圈无形的“结界”把你的目标框起来了。现在再去打印预览看看，是不是整个世界都清净了？Excel的眼里，除了你选中的那块区域，其他的一切都成了空气。想取消？也简单，“打印区域”->“取消打印区域”，结界解除。

还没完。我们还得对付Excel那个神经质的脾气——分页。

你有没有过这种体验？一张逻辑上紧密相连的表格，Excel偏偏要在最不该断开的地方给你来一刀，硬生生分页。比如，一个小组的数据，组长在第一页，两个组员被甩到了第二页。这简直是职场霸凌。我们要夺回控制权！

点击视图选项卡里的 “分页预览”。你的工作表会瞬间变了模样，背景变灰，内容被蓝色的线条分割成一块一块的。那些蓝色的虚线，就是Excel自作主张的分页符，是它预设的“断点”。而蓝色的实线，是你自己可以掌控的边界。你可以用鼠标，像拖动窗户一样，直接拖拽那些蓝色的虚线！把它拖到你认为合适的位置。比如，你想让某个部门的数据完整地显示在一页，就在这个部门的数据下方，把那条蓝色的分页线拖过去。你甚至可以在任何一个单元格上右键，选择“插入分页符”，强行在这里另起一页。这就是你对Excel的“专制”，告诉它：“听我的，在这里断开！”

最后，我们来聊点“面子工程”，也就是 页眉和页脚。

一份正式的报告，光有数据是不够的。它得有页码，最好还能知道这是什么文件，什么时候打印的。这些信息，就藏在“页眉/页脚”里。还是在打印预览（Ctrl+P）的界面，最下面通常有个“页面设置”的链接，点进去，找到“页眉/脚”选项卡。

你可以用它预设的那些，比如“第1页，共?页”。但作为一个有追求的人，我更推荐你用“自定义页眉/页脚”。点开它，你会看到左、中、右三个框。这里面有很多小按钮，可以插入页码、总页数、日期、文件名、文件路径等等。比如，你想在右下角显示“第X页/共Y页”，就在自定义页脚的“右”框里，先输入“第”，然后点一下那个带“#”的按钮（插入页码），再输入“页/共”，再点一下那个带“##”的按钮（插入总页数），最后输入“页”。看起来是“第 &[页码] 页 / 共 &[总页数] 页”，打印出来就完美了。这几下操作，能让你的文件专业度瞬间提升好几个档次。

所以你看，从一个混乱的、可能要耗费半包纸的Excel表格，到一份整洁、清晰、每一页都有表头、页码清晰的专业报告，你需要的不是运气，而是在按下那个最终的“打印”按钮之前，多一点点的耐心和敬畏。

记住这个流程：先用 Ctrl+P 窥探天机，然后去 “页面布局” 里排兵布阵，调整方向、缩放、打印标题，用 “打印区域” 划定战场，再到 “分页预览” 里去手动切分战果，最后用 页眉页脚 给你这份战报署上大名。

这整个过程，才叫“打印Excel”。至于那个直接点打印的……就让他去面对那台不断吐出废纸的打印机，和老板越来越阴沉的脸色吧。