怎么打印excel文件

聊到怎么打印Excel，我跟你讲，这玩意儿简直就是一门玄学，一门手艺，甚至可以说是一场修行。

你别笑。我见过太多人了，平时在Excel里函数公式玩得飞起，什么VLOOKUP、数据透视表，那叫一个溜。可一到打印这关，立马歇菜。打印机旁边，总能看到那么几个抓耳挠腮、唉声叹气、对着一堆废纸发呆的“英雄好汉”。那场面，闻者伤心，见者落泪。

为什么？因为大部分人天真地以为，打印Excel，就跟打印Word一样，Ctrl+P，回车，完事儿。

朋友，太天真了。

Word是什么？它是一张规规矩矩的白纸，你写啥，它就印啥，指哪打哪，是个听话的好孩子。Excel呢？它是一片无垠的旷野，是数字的星辰大海。你直接让打印机把这片旷野印出来，它可不就蒙圈了吗？它不知道边界在哪，不知道重点是啥，只能“咔嚓”一下，给你截取它眼中看到的那一小块，剩下的，天知道被甩到哪个犄角旮旯的第二页、第三页去了。

最经典的惨案，莫过于一张好好的表格，数据像脱缰的野马一样，一列孤零零地甩在第二页上，像个被遗弃的孤儿。或者，整张表被缩得比蚂蚁还小，密密麻麻挤在一张A4纸的左上角，拿着放大镜都看不清，仿佛在进行某种神秘的微雕艺术。

所以，想要驯服Excel打印这头猛兽，你得先抛弃那种“一键搞定”的幻想。你要把它当成一次精心的排版设计，一次你和软件之间的深度对话。

第一步，也是最最最重要的一步：打开你的金手指——打印预览。

我得把 打印预览 这四个字给你刻在脑子里。任何时候，在你真正按下那个“打印”按钮之前，请务at least看一眼 打印预览！就这一眼，能救你半包A4纸，能挽救你濒临崩溃的下午。预览界面就是你的沙盘，你的战场地图。在这里，你能最直观地看到灾难即将如何发生——哪一列被无情地分割了，页边距是不是宽得能跑马，页眉页脚是不是空空如也。

第二步：切换到“上帝视角”——页面布局视图。

在Excel的右下角，通常有三个小图标：普通、页面布局、分页预览。我们平常待的都是“普通”视图。但你想搞定打印，就必须学会切换。我强烈推荐 页面布局 视图。

你知道吗，Excel其实藏着一个“上帝视角”，很多人一辈子都没点开过。它叫 页面布局。你点一下，整个世界都变了。原本无边无际的单元格，瞬间被划分成一张张A4纸的模样。你能清晰地看到每一页的边界在哪里，页眉、页脚长什么样。在这个视图里调整列宽、行高，那种所见即所得的感觉，简直不要太爽。你拖动一下列宽，就能立刻看到它会不会“挤出”页面。这比在普通视图里凭感觉瞎猜，强了一万倍。

第三步：圈定你的地盘——设置打印区域。

你的工作表里，是不是经常有些草稿、临时计算、或者根本不想让老板看到的备注？如果你不告诉Excel，它就会傻乎乎地想把所有东西都打印出来。

这时候，打印区域 这个功能就闪亮登场了。它的作用简单粗暴：框选你想要打印的部分，然后到“页面布局”选项卡里，找到“打印区域”，点击“设置打印区域”。搞定。从此以后，无论你按多少次打印，Excel都只会认你圈定的这块地盘，其他的，它假装看不见。这招对于处理那些庞大而杂乱的表格，简直是神技。想取消也简单，同样位置点“取消打印区域”就行。

第四步：缩放的艺术——别无脑“将工作表调整为一页”。

打印设置里有个极具诱惑力的选项，叫“将工作表调整为一页”。对于内容不多的表，它确实是懒人福音。但如果你的表格是个几十行、十几列的大家伙，你还头铁选这个……那打印出来的效果，我前面说过了，就是微雕。

缩放 是门手艺活。你更应该尝试的是“将所有列调整为一页”。这个选项的智慧在于，它只在宽度上做文章，保证你的表格不会被拦腰斩断，而行数嘛，多就多几页，至少每一页都是完整的。或者，你也可以自定义缩放比例，比如缩放到90%、85%，在 打印预览 里一边调一边看，找到那个既能塞下内容，又不至于让字小到看不清的黄金平衡点。

第五步：让每一页都有“灵魂”——打印标题行。

想象一下，你打印了一份长达10页的员工信息表。第一页，表头清清楚楚：姓名、部门、工号、职位……可从第二页开始，全是光秃秃的数据。看到第5页，你已经忘了第8列到底代表啥了，是“入职日期”还是“合同到期日”？你得来回翻到第一页去对照，那感觉，太糟糕了。

解决这个问题的神器，叫 打印标题。在“页面布局”选项卡里，点开“打印标题”，会弹出一个设置框。看到那个“顶端标题行”了吗？对，就是它！点一下输入框，然后回到你的工作表里，用鼠标点击一下你作为标题的那一行的行号（比如第1行）。确定。

好了，现在去 打印预览 里翻页看看。奇迹发生了！无论你翻到第几页，那该死的、重要的标题行，都稳稳地钉在每一页的顶端。那一刻，你会觉得自己的表格瞬间就专业了，高级了。

第六步：我的地盘我做主——手动插入分页符。

有时候，Excel自动分页的地方，总让你觉得很别扭。比如，它非要把一个逻辑上应该在一起的部门数据，从中间硬生生劈开，一半在第一页，一半在第二页。强迫症看了简直想砸电脑。

别急，你可以自己说了算。切换到“分页预览”视图（右下角第三个图标），你会看到蓝色的虚线，那就是Excel预设的分页线。你可以用鼠标像拖动窗户一样，直接拖动这条蓝色的线，把它放到你认为合适的位置。当你手动调整后，虚线会变成实线，代表着你已经“接管”了这里的分页。这种亲手掌控一切的感觉，真的，会上瘾。你也可以直接选中某一行，然后右键“插入分页符”，强行告诉Excel：“从这里，另起一页！”

最后，再啰嗦几句边边角角但同样重要的事：调整页边距、设置页眉页脚（比如加上页码“第 X 页，共 Y 页”）、选择纸张方向（横向还是纵向）。这些都在打印设置界面里，稍微花点心思捣鼓一下，你的打印件就能从“能看”提升到“好看”的级别。

所以你看，打印Excel，它根本不是一个简单的动作，而是一套组合拳。它考验的不是你记忆力有多好，而是你有没有那种“我要让它按我的想法来”的决心和耐心。

下一次，当你站在打印机前，请深吸一口气，别再匆匆忙忙地按下那个按钮。回到你的电脑前，把 打印预览 当成你的仪表盘，把 页面布局 当成你的驾驶舱，用 打印区域、缩放、打印标题 和 分页符 这些工具，好好地“驾驶”你的表格。

当你能从打印机里，拿出一份排版工整、标题清晰、分页合理的Excel表格时，那种成就感，相信我，绝对不亚于你写对了一个复杂的公式。