excel怎么压缩文件大小

Excel，这玩意儿，用得多了，里面的数据越来越多，表格越来越大，文件大小蹭蹭往上涨。遇到要发个邮件，或者上传个啥的，慢不说，还让人头疼。压缩Excel文件大小，绝对是个技术活，但也没那么玄乎，咱就来聊聊，我是怎么跟这些庞然大物斗智斗勇的。

首先，最直接的，也是最容易被忽略的，就是检查你的Excel里是不是塞满了没用的东西。多余的空行、空列，删！删！删！ 真的，别小看这些空白，它们也会占用空间。尤其是那种拖到几万行的空行，简直是罪魁祸首。选中这些没用的区域，右键，“删除”，干脆利落。我见过不少人，表格拉到最后面，发现几百万行都是空的，文件能不大吗？

再来说说图片。Excel支持插入图片，这挺方便的，但是高清大图往里一塞，文件立马臃肿。所以，插入图片之前，最好先用图片处理软件压缩一下，把分辨率降下来。Excel里面也有压缩图片的选项，就在“格式”菜单里，找找“压缩图片”，试试看，说不定有奇效。记住，目标不是让图片看不清，而是找到清晰度和文件大小之间的平衡点。 我有个朋友，愣是把Excel当图片编辑器用，文件好几百兆，打开都费劲，我劝他换个工具，他还不听，真是…

还有一个容易被忽视的“大户”，就是公式。公式，尤其是那种超级复杂的公式，用多了也会影响文件大小。如果你只是需要公式计算的结果，而不是公式本身，可以把公式转换成数值。怎么操作？很简单，选中包含公式的单元格，复制，然后“选择性粘贴”，选择“数值”。 这样，公式就变成实实在在的数字了，文件大小也会相应减小。当然，这样做就失去了公式的动态计算功能，所以要慎重考虑。

然后就是那些花里胡哨的格式。什么字体颜色、背景颜色、单元格边框，用多了也占地方。如果你的表格只是用来存储数据，而不是用来展示，可以考虑精简一下格式。选择“清除格式”，把那些没必要的装饰都去掉。我见过有人把Excel表格做得跟调色盘一样，五颜六色，虽然好看，但是文件也大得离谱。

还有一些比较高级的技巧，比如使用Excel的二进制格式（.xlsb）。这种格式比默认的.xlsx格式更省空间。不过，.xlsb格式的兼容性可能稍微差一点，所以在使用之前要确认你的同事或者客户能不能打开。打开“另存为”，然后在保存类型那里选择“.xlsb”。

再说说共享工作簿。如果你和别人同时编辑一个Excel文件，而且启用了共享工作簿功能，Excel会记录每个用户的编辑历史，这些历史记录也会占用空间。如果你不需要共享功能了，可以取消共享工作簿。在“审阅”选项卡里，找到“共享工作簿”，取消勾选“允许多用户同时编辑…”。

还有一些“隐藏”的坑。比如，定义的名称。如果你定义了很多名称，但是有些名称已经不再使用了，也要及时删除。打开“公式”选项卡，找到“名称管理器”，把那些没用的名称删掉。

另外，检查一下你的Excel文件里有没有隐藏的行或列。有时候，我们可能会隐藏一些行或列，但是这些隐藏的行或列仍然会占用空间。取消隐藏所有行和列，然后看看有没有需要删除的。

数据透视表，这个也是一个潜在的“肥胖”因素。数据透视表会缓存原始数据，如果原始数据很大，数据透视表也会变得很大。如果你的数据透视表不需要经常更新，可以考虑把数据透视表转换成静态数据。

说到数据，不得不提外部数据连接。你的Excel是不是连接了外部数据库或者其他数据源？如果是，每次打开文件，Excel都会尝试更新这些数据连接，这不仅会拖慢打开速度，还会增加文件大小。如果你的数据不需要实时更新，可以断开外部数据连接。

最后，说一个比较极端的办法，就是把Excel文件拆分成多个小文件。如果你的Excel文件实在太大了，压缩效果也不明显，可以考虑把文件拆分成多个小文件，每个文件只包含一部分数据。这样，每个文件的大小都会大大减小。

压缩Excel文件大小，说白了，就是清理垃圾，优化结构。 没有一劳永逸的办法，需要根据具体情况，选择合适的技巧。 我通常的做法是，先检查有没有没用的东西，比如空行、空列、没用的图片，然后看看有没有可以优化的公式和格式，最后再考虑使用更高级的技巧。 只要有耐心，总能找到办法把Excel文件“瘦身”成功。 记住，保持良好的习惯，定期清理Excel文件，才能避免文件越来越大，越来越臃肿。