excel中下拉菜单怎么设置

Excel里那个下拉菜单，哎呀，说起来简直是表格填写者的救星！你想想，之前填表，部门名称得手打吧？产品类别也得手打吧？状态是“进行中”还是“已完成”也得手打吧？结果呢？“部门A”、“A部门”、“A部”，乱七八糟！统计的时候头都炸了，还得一个一个去筛、去替换。有了这下拉菜单，标准化，效率高，减少错误，简直不要太爽！

那这玩意儿到底怎么设置？其实没你想得那么复杂，核心就在Excel的“数据验证”（Data Validation）功能里。

第一步，你想在哪儿出现下拉菜单？先用鼠标选中那个或者那一片单元格。比如你想在“部门”那一列设置，就把那一列或者你需要填部门的区域框起来。别框错了地方啊，框不对，下拉菜单就出不来。

选中了区域，接下来看Excel顶上的菜单栏。找到“数据”这个选项卡。点进去，然后在“数据工具”那个组里（通常在比较靠右的位置），你就能看到一个叫“数据验证”的按钮了。它的图标嘛，不同版本长得可能有点不一样，但名字就是这个，或者英文版叫Data Validation。点它！

点开“数据验证”后，会跳出一个对话框。这个对话框有几个标签页，通常默认就在第一个叫“设置”（Settings）的标签页里。看“验证条件”（Validation criteria）这里。有一个“允许”（Allow）的下拉框，默认可能是“任何值”（Any value），就是啥都能输的意思。我们得改这个。

点开“允许”的下拉框，找到并选择“列表”（List）。对，就是它！一旦你选择了“列表”，下面就会出现一个“来源”（Source）的输入框。这个“来源”可是关键中的关键！它决定了你的下拉菜单里能显示哪些选项。

“来源”这里有两种玩法，各有优劣。

第一种，最直接的，但只适合选项很少的情况：直接在“来源”框里手动输入选项，选项之间用逗号（英文逗号！）隔开。比如，如果你只想让用户选择“男”或“女”，就在“来源”框里输入 男,女。就这么简单。但你想想，如果你有几十个部门名称，或者几百个产品型号，这样手打进去？别开玩笑了！累死不说，万一打错一个字，或者以后要修改、增加选项，得重新打开数据验证框，在那个小小的输入框里改来改去，烦不烦？烦死了！而且很难保证一致性，有时候不小心用了中文逗号，或者多打了空格，都会出问题。所以，这种方法除非你的选项列表非常短、并且几乎不会变动，否则强烈不推荐！

那么，重点来了！我们用第二种方法，也是最常用、最灵活、最推荐的方法：把选项列表放在Excel表格的某个地方，然后在“来源”里去引用那个区域。

这个“某个地方”可以是当前工作表的旁边几列（如果你不怕它们碍眼的话），也可以是另一个专门的工作表（这可是个好习惯！）。比如，你可以新建一个工作表，名字就叫“字典”或者“选项列表”啥的，然后把所有部门名称，一个萝卜一个坑地，输入到某一列里。比如在“字典”表的A列，A1是“销售部”，A2是“市场部”，A3是“研发部”，以此类推。

回到你刚才设置数据验证的那个单元格（或者区域）。打开“数据验证”对话框，“允许”选择“列表”。然后点一下“来源”输入框旁边的那个带向上箭头的按钮。这个时候，Excel会帮你缩小数据验证对话框，你就可以方便地去选择作为来源的区域了。

切换到你那个存放选项的“字典”工作表，用鼠标框选你刚刚输入的那个部门列表，比如 ='字典'!$A$1:$A$10 （这里的具体引用会根据你实际存放位置和行数变化）。注意看，“来源”框里会帮你自动填入引用地址，通常是带着工作表名称和绝对引用的。框选好了，再点一下那个向上箭头的按钮旁边那个带向下箭头的按钮，或者直接按回车，就回到了数据验证对话框。

这个时候，“来源”框里显示的，就是你刚刚选中的那个区域地址了。看清楚，别选错了。

这种方法的好处那真是太多了！首先，你的选项列表是独立存放的，一目了然，管理方便。以后要加个新部门？直接在“字典”表里那列最后面加一行就行。要改部门名称？直接在“字典”表里改对应的单元格。改完之后，你之前设置了数据验证的那些单元格，下拉菜单里的选项会自动更新！是不是很赞？这才是真正省时省力、易于维护的方式！

除了核心的“设置”标签页，数据验证对话框里还有另外两个很实用的标签页：“输入法信息”（Input Message）和“出错警告”（Error Alert）。

“输入法信息”是干嘛用的？如果你勾选了“选中单元格时显示输入信息”，并且在下面的标题和输入信息框里填了内容，那么当用户选中你设置了下拉菜单的那个单元格时，旁边会弹出一个小提示框，告诉你这个单元格应该怎么填。比如标题写“填写提示”，输入信息写“请从下拉列表中选择部门名称”。这对于第一次使用你表格的人来说，非常有指导作用。避免了他们不知道这里是个下拉菜单，或者不知道该填啥的问题。

“出错警告”这个也超重要！它决定了当用户不选下拉菜单里的选项，而是硬要自己输入别的内容时，Excel会怎么反应。这里有三种样式： * 停止（Stop）：这是最严格的。如果用户输入了不在你列表里的内容，Excel会弹出一个错误提示框，发出警告声，并且不允许他输入，必须改成列表里的选项或者留空。推荐在需要严格控制数据输入的场景下使用。 * 警告（Warning）：会弹出一个警告框，告诉用户输入的内容不在列表中，但会问他是否确定要使用这个值。用户可以选择“是”来接受这个无效输入，或者“否”回去修改。相对宽松一些。 * 信息（Information）：只是弹出一个提示信息，告诉他输入的内容不在列表里，但允许他输入这个值。这个基本就没啥限制作用了，只是个友善的提醒。

你可以在标题和错误信息框里自定义错误提示内容。比如选择“停止”样式，标题写“输入错误”，错误信息写“您输入的内容不在有效部门列表中，请从下拉菜单中选择！”这样用户就知道问题出在哪儿了。

设置好了这三个标签页里的内容（至少“设置”是必须的），就勇敢地点击“确定”按钮吧！

回到你的工作表里，选中你刚刚设置过的单元格。你会发现单元格旁边多了一个小小的向下箭头。这就是下拉菜单的标志啦！点一下这个箭头，你设置的那个列表里的选项就会蹦出来了。以后填这个单元格，点一下箭头，选择对应的项，唰唰唰，别提多快了！而且绝对不会出现输错字或者格式不统一的情况。

要是哪天你不想用下拉菜单了，或者想清除它，也很简单。还是选中那个单元格或区域，去“数据”->“数据工具”->“数据验证”。打开数据验证对话框后，左下角有一个“全部清除”（Clear All）按钮。点一下它，再点“确定”，这个单元格的数据验证规则就撤销了，下拉菜单也就消失了。

再多说两句进阶的。如果你那个存放选项的列表区域比较固定，或者你经常需要在不同的地方引用这个列表，你可以考虑给这个区域定义一个名称。选中那个区域，然后在Excel左上角那个显示单元格地址的地方（叫“名称框”），输入一个你喜欢的名字，比如“部门列表”，然后按回车。这样，这个区域就有了一个名字。以后在设置数据验证的“来源”时，你就可以直接输入这个名字，比如 =部门列表，而不用再去选区域了。这在公式里引用也特别方便，可读性极高！

所以你看，设置Excel下拉菜单这事儿，核心就是玩转“数据验证”里的“列表”选项和“来源”设置。最聪明的方式是把选项列表单独存放，用“来源”去引用那个区域。再辅以输入法信息和出错警告，你的表格就变得智能化、防呆化了。刚开始操作可能有点生疏，但多试几次，熟练了，你会发现这真的是提升Excel表格制作和使用体验的利器中的利器！那些曾经让你抓狂的数据不一致问题，都会迎刃而解。动手试试吧！