你是不是也见过这样的表格？

一列“是否完成”，里面五花八门，什么样的妖魔鬼怪都有：“是”、“否”、“完成”、“未完成”、“Y”、“N”，运气不好还能碰上几个手滑打出来的“shi”、“fou”，甚至还有几个多情的哥们儿喜欢用“✓”和“✗”。

然后，你的老板让你统计一下，“完成了多少个？”

那一刻，你的内心是不是有一万头羊驼在奔腾？你开始用筛选，一个一个勾选；你开始写一个长到自己都看不懂的COUNTIF或者SUMPRODUCT公式，把所有可能的情况都囊括进去。改一个需求，公式重写一遍。电脑卡了，心也累了。

这就是我想跟你聊的。Excel里关于“是/否”的选择，根本不是一个习惯问题，这是一个关乎你工作效率、数据质量，甚至是你专业素养的哲学问题。

别笑，我没开玩笑。

那个让你抓狂的“文本是非”

我们先来把那些用文本来表示“是/否”的家伙们拉出来批斗一下。

你以为你输入的“是”和“否”，只是简单的两个字吗？不，在Excel眼里，它们是文本。文本是什么？文本是死的数据。它没有逻辑，不会计算，除了能被识别和计数之外，几乎一无是处。

当你用文本“是/否”时，你等于亲手埋下了几颗定时炸弹：

1. 输入不统一的噩梦：就像开头说的，总有人不按套路出牌。空格、大小写、同义词……每一个小小的差异，都会变成你数据清洗时的巨大障碍。你永远无法保证每个人都规规矩矩地输入“是”或者“否”。
2. 计算的“拦路虎”：想直接用SUM函数统计“是”的个数？门儿都没有。Excel不认。你必须得绕个大弯，用COUNTIF(A:A, "是")。如果情况再复杂点，比如“统计A部门已完成的项目数量”，你就得动用COUNTIFS。公式的复杂度和出错率直线上升。
3. 排序和筛选的“小麻烦”：按“是/否”排序，它只会按文本的拼音首字母排。你想让“是”都在前面？每次都得手动调整筛选条件。
4. 国际协作的“隐形墙”：你的表格如果需要给国外的同事看，他们看得懂“是”和“否”吗？“Yes”和“No”倒是认识，但你的公式认吗？数据的一致性瞬间崩塌。

所以，请记住我这句话，把它刻在脑子里：任何时候，都不要用纯文本来表达一个逻辑判断。 这是一种极其业余且后患无穷的做法。

Excel的官方语言：拥抱真正的“逻辑值”

那么，正确的姿势是什么？

很简单，用Excel能听懂的语言跟它交流。而关于“是/否”判断，Excel的母语就是——TRUE 和 FALSE。

这两个单词，不是普通的文本，它们是Excel世界里一种特殊的数据类型，叫做逻辑值（Boolean）。它们天生就是用来做判断的。

当你开始用TRUE和FALSE，你会发现你的世界豁然开朗：

• 绝对的统一性：TRUE就是TRUE，FALSE就是FALSE。没有大小写之分（你输入true会自动变成TRUE），没有同义词，没有歧义。它就像一个开关，只有开和关两个状态，清清楚楚，明明白白。
• 计算上的“神之子”：这才是TRUE/FALSE最牛的地方。在大部分计算中，TRUE等同于数字1，FALSE等同于数字0**。 这意味着什么？ 你想统计有多少个“是”，也就是有多少个TRUE，你还需要COUNTIF吗？ **根本不需要！直接SUM就行了！**=SUM(--A:A)或者=SUM(A:A1)，一个简单的公式就能搞定。前面的--或者后面的1是为了把逻辑值强制转换成数字，简单粗暴，效率极高。 在数组公式或者更复杂的函数，比如SUMPRODUCT里，这种优势会被无限放大。你再也不用写一长串的IF嵌套或者OR判断，直接用TRUE/FALSE`的乘法（逻辑与）和加法（逻辑或）就能构建出极其精妙和高效的逻辑运算。
• 函数的最佳拍档：IF函数简直就是为TRUE/FALSE而生的。=IF(A1, "完成了", "没完成")，看到没？如果A1是TRUE，你根本不需要写=IF(A1=TRUE, ...)，Excel天生就懂IF(TRUE, ...)是什么意思。这让你的公式更简洁、更优雅、更符合逻辑直觉。
• 无国界通用：无论你的Excel是什么语言版本，TRUE和FALSE都是通用的。你的表格发给美国同事，他看到的还是TRUE，发给日本同事，看到的也还是TRUE。数据在全世界畅通无阻。

所以，别犹豫了，从今天起，信奉TRUE和FALSE。这是你从Excel新手迈向高手的关键一步。

一个同样优秀，甚至更直观的选择：1和0

我知道，肯定有人会说，“TRUE和FALSE输起来好长啊，不习惯。”

行，没问题。这里还有一个非常棒的替代方案，甚至在某些场景下比TRUE/FALSE更受欢迎，那就是用数字 1 和 0。

用1代表“是/完成/同意”，用0代表“否/未完成/不同意”。

这个方案的好处显而易见：

1. 输入极快：小键盘敲一下就行，速度飞起。
2. 计算直观：它本身就是数字，求和、求平均都极其方便。想统计个数？直接SUM。想计算完成率？直接AVERAGE，得到的结果就是百分比。这一点，TRUE/FALSE还得转换一下，1/0则是天生如此。
3. 兼容性强：几乎所有的数据分析软件和编程语言，都认1/0这套逻辑。如果你要把数据导出到Python、R或者数据库里做进一步分析，1/0是通行世界的硬通货。

1/0和TRUE/FALSE可以说是“是非”判断里的“绝代双骄”。它们的核心思想是一致的：用一种可计算、无歧义的标准化数据类型，来替代模糊不清的文本。

我个人更偏爱TRUE/FALSE，因为它在语义上更清晰，一看就知道是逻辑判断。但1/0在计算上的便利性和输入的快捷性，也让它拥有无数拥趸。

你怎么选？看你的具体场景和个人喜好。但无论如何，请在这两者之间做选择，而不是回到文本的“石器时代”。

怎么才能“逼”着自己和团队用对？

道理都懂了，但习惯很难改。你用对了，你同事老王还在用“是”和“否”怎么办？

很简单，上手段。用Excel的工具来规范它。

我给你一个最佳实践：数据验证（Data Validation）。

选中你要输入“是/否”的那一列，然后：

1. 点击菜单栏的“数据” -> “数据验证”。
2. 在“允许”下拉菜单中，选择“序列”。
3. 在“来源”框里，手动输入TRUE,FALSE（注意，是英文逗号）。
4. 确定。

搞定！

现在，这一列就变成了一个只能选择TRUE或FALSE的下拉菜单。谁也别想在里面输入“是”或者其他乱七八糟的东西。这就从源头上杜绝了数据不规范的问题。

如果你更喜欢1/0，就在来源里输入1,0。

这一个小小的设置，就是为你自己，为你未来的数据分析，建立一个坚不可摧的“数据堡垒”。

总结一下我的观点，或者说，我的执念：

在Excel里处理“是/否”问题，从来就没有什么“怎么选都行”。选择用文本，就是选择了一条通往混乱和低效的泥泞小路；而选择用TRUE/FALSE或者1/0，才是踏上了一条通往清晰、高效和专业的康庄大道。

这不仅仅是一个小技巧，这是一种数据思维。你的表格，反映的是你的工作逻辑。一个清晰、规范、易于分析的表格，远比一个花里胡哨但内部数据一团糟的表格，更能体现你的专业价值。

下次再建表时，当你的手指习惯性地想敲下“是”或“否”时，请停一下。想一想今天我说的这些，然后，骄傲地敲下TRUE，或者1。

信我，未来的你会感谢现在这个小小的改变。