excel文件怎么压缩

那个让你抓狂的Excel文件，是不是又卡死了？动一下鼠标，屏幕上就只剩下一个寂寞的沙漏在转圈，或者干脆“未响应”给你看。想把它发给同事，邮件系统却无情地弹出一个大红叉：“附件过大”。

我知道，我知道，你第一时间想到的，肯定是右键，发送到，压缩(zipped)文件夹。

别天真了。

这招，对于一个真正“虚胖”的Excel文件来说，顶多算是给一个三百斤的胖子穿了件紧身衣，勒得慌，体重一两没减。治标不治本。今天我就跟你掰扯掰扯，怎么给你的Excel文件来一次彻头彻尾的“抽脂手术”，让它身轻如燕。

第一刀：向图片开刀，这是脂肪重灾区

你是不是特喜欢直接从微信、网页或者文件夹里，Ctrl+C，然后Ctrl+V，把图片直接粘到单元格里？我告诉你，这个动作，简直是文件膨胀的万恶之源。

你以为只是拖动了几张产品图进去，实际上，每一张未经处理的高清大图，都像一块沉甸甸的铅块，默默地坠着你的文件，直到它再也飞不动。这些图片的分辨率、原始大小，都被Excel老老实实地、毫无保留地塞进了文件里。

正确的做法是什么？

首先，养成好习惯，用“插入”菜单里的“图片”功能，而不是无脑粘贴。但这还不够。真正的杀手锏在这里：

1. 随便选中文件里的任意一张图片。
2. 菜单栏会神奇地出现一个“图片格式”或“格式”的选项卡，点进去。
3. 找到那个毫不起眼的按钮——图片压缩。

点开它，你会看到一个对话框。这里的学问可大了。

• “应用于”：你可以选择“仅此图片”或者“文档中的所有图片”。咱们都到这份儿上了，当然是选择后者，一锅端！
• “更改分辨率”：这里是核心。如果你的图片只是在屏幕上看看，根本不需要打印成巨幅海报，那选择“电子邮件(96 ppi)”或者“Web(152 ppi)”就绰绰有余了。这个选项能极大地、断崖式地降低图片占用的空间。
• “选项”：把“删除图片的剪裁区域”给勾上。你平时在Excel里裁剪图片，只是把多余的部分藏起来了，它可还老老实实地待在文件里占地方呢。勾上这个，才是真正的“切除”。

一套操作下来，你再保存文件看看。一个50MB的文件，可能瞬间就瘦身到5MB。是不是有种豁然开朗的感觉？简直是魔法！

第二刀：清理那些“隐形的幽灵”格式

有时候，你的Excel表里明明没多少数据，文件却大得离谱。这又是为什么？

因为格式。那些你看不见的、被滥用的单元格格式，就是罪魁祸首。

你可能曾经在某一列或者某一行设置了颜色、字体、边框，后来又把内容删了，但格式却像幽灵一样留了下来。更可怕的是，有的人图省事，直接选中整行、整列去设置格式。你知道Excel一共有多少行多少列吗？超过104万行，超过16000列。你这一下，等于给一座空城里的每一块砖都刷了一遍油漆，你说这工程量大不大？文件能不臃肿吗？

怎么找到并干掉这些幽灵？

祭出快捷键大法：CTRL+End。

按下这个组合键，光标会立刻跳到你工作表中“已使用范围”的右下角那个单元格。你看看这个单元格的位置，是不是远远超出了你有数据的区域？如果你的数据明明只有20行，它却一下子跳到了第两万行，那恭喜你，你中招了。

解决方法简单粗暴：

1. 定位到你有效数据的最后一行的下一行。
2. 按下 Ctrl+Shift+↓ (向下箭头)，选中从该行到工作表最底部的所有行。
3. 右键，删除。不是“清除内容”，是“删除”，彻彻底底地让它们消失。
4. 对列做同样的操作。定位到有效数据最后一列的右边一列，Ctrl+Shift+→ (向右箭头)，选中所有多余的列，右键，删除。

做完这个操作，记得一定要保存文件。Excel只有在保存的时候，才会真正释放那些被删除的空间。重新打开，你会发现文件又小了一圈。

第三刀：给数据透视表“断奶”

数据透视表（PivotTable）是个好东西，但它也是个吃内存的大户。

为了让你能快速地切片、筛选，数据透视表默认会创建一个“数据高速缓存”，相当于把你引用的源数据，完完整整地复制了一份，藏在了自己的“小金库”里。这就意味着，你的文件里，同样的数据，存了两遍。你说它能不胖吗？

怎么让它别那么贪吃？

1. 选中你的数据透视表。
2. 在“数据透视表分析”或“选项”选项卡里，找到“选项”。
3. 在弹出的对话框里，切换到“数据”选项卡。
4. 看到那个“保存源数据与文件”了吗？把它前面的勾去掉！
5. 再把下面的“刷新时刷新数据”勾上。

这样设置之后，数据透视表就不再私藏小金库了，每次打开文件或者刷新时，它会直接去源数据那里拿最新的。文件体积自然就下来了。当然，代价是每次刷新可能会慢一丢丢，但这跟一个臃肿到打不开的文件比起来，简直不值一提。

终极绝活：改变文件的“基因”

如果上面三刀下去，你的文件还是胖得不行，那咱们就得用点“基因改造”技术了。

你现在用的Excel文件，后缀是不是.xlsx？这是一种基于XML格式的文本文件。说白了，它在用一堆代码和标签来描述你的数据和格式，优点是兼容性好，但缺点是有点啰嗦，不够紧凑。

Excel其实提供了一种更古老、但更高效的文件格式——二进制工作簿。

操作极其简单：

点击“文件” -> “另存为”，在“保存类型”的下拉菜单里，选择“Excel 二进制工作簿 (*.xlsb)”。

就这么一下，别的什么都不用改。

.xlsb格式是用二进制来存储数据的，没有那么多文本标签的废话，读取和写入的速度更快，生成的文件体积也小得多。对于那些包含大量数据、公式或者VBA宏的复杂文件，效果尤其显著。有时候，一个100MB的.xlsx文件，存成.xlsb格式后，可能只有30MB。

这招几乎是立竿见影的。当然，它也有个小小的“缺点”，就是因为是二进制格式，一些第三方的、只能读取XML的程序可能就打不开它了。但对于绝大多数日常在Excel环境里使用的人来说，这根本不是问题。

一些需要随手清理的“杂物”

除了上面这些大头，还有一些零零碎碎的东西，也值得你花点时间清理一下：

• 名称管理器：在“公式”选项卡下，有个叫“名称管理器”的玩意儿。有时候因为复制、移动工作表，这里会残留大量失效的、无用的名称定义。把那些带着#REF!错误或者你根本不知道是啥的名称，统统删掉。它们就像家里堆满垃圾的阁楼，占地方还碍眼。
• 条件格式：检查一下你的条件格式规则，是不是也应用到了整行整列？如果是，赶紧修改范围。
• 各种形状和对象：有时候一些看不见的文本框、线条也藏在角落里。用F5或Ctrl+G调出“定位”对话框，点击“定位条件”，选择“对象”，确定。所有“飘”在工作表上的东西都会被选中，看看有没有不需要的，删掉。

给Excel瘦身，其实更像是一种工作习惯的修炼。它考验的不是你懂多少高级函数，而是你对细节的把控和对效率的追求。一个清爽、高效的Excel文件，不仅能让你自己用着舒心，也是对每一个需要接收、打开你文件的人的尊重。

所以，下次再面对那个让你想砸电脑的庞然大物时，别再只会右键压缩了。像个外科医生一样，打开它，一层层地剖析，找到病灶，精准下刀。那种把一个臃肿不堪的文件，整治得服服帖帖的成就感，试过一次，你就会上瘾。