excel一列怎么排序

你盯着屏幕上那密密麻麻的一列数据，可能是人名，可能是销售额，也可能是一堆乱七八糟的产品编码。你的老板刚刚从你身后飘过，幽幽地来了一句：“小王，把这个月的销售额从高到低排一下，我五分钟后要看。”

你的心头一紧，鼠标指针悬在那一列的列标上，食指蠢蠢欲动，马上就要点下去了。

停！千万别直接点那一列，然后按工具栏上那个大大的“A-Z”或者“Z-A”！

我知道，我知道，它看起来是那么的诱人，那么的直接，仿佛就是为了解决你眼前这个难题而生的。但这个动作，恰恰是Excel里埋得最深、炸得最响的一个“雷”。我见过太多次了，血淋淋的教训。一个实习生，就把整个部门一个季度的客户跟单记录给彻底搞乱了，张三的业绩安到了李四头上，电话号码和公司名称完全错位，那场面，简直是数据界的“车祸现场”，恢复起来能要了人的亲命。

为什么？因为当你只选中一列去排序时，Excel会很“体贴”地弹出一个对话框，问你：“你想干嘛？是扩展选定区域呢，还是以当前选定区域排序？”

这个选择题，就是天堂和地狱的分界线。

如果你选了后者——“以当前选定区域排序”，恭喜你，你成功地只把这一列数据给打乱了，而它旁边的那些列，比如客户姓名、产品类别、日期等等，都还纹丝不动地待在原地。你的数据，在那一瞬间，就从一份有价值的报表，变成了一堆毫无意义的乱码。每一行都失去了它原本的整体性。这就好比你把一班学生的成绩条抽出来单独排序，结果张三的语文成绩，配上了李四的数学成绩，王五的英语成绩，这还怎么看？

所以，正确的、安全的、能让你安稳下班的排序姿势，到底是什么？

别急，我们从最简单、最常用的说起。

最稳妥的单列排序：把你的鼠标当成一个“信使”

忘掉“选中整列”这个危险动作。你只需要做一件事：用鼠标左键单击那一列数据区域里的任意一个单元格。对，你没看错，就是任何一个单元格。

比如，你要按“销售额”这一列排序，你就去“销售额”那一列下面，随便找个数字点一下。这个动作，就像是你在告诉Excel：“喂，老兄，我的注意力现在在‘销售额’这一块儿，接下来的操作，请以它为基准。”

然后，再去看你的工具栏。在“数据”选项卡下面，你会看到那两个熟悉的图标：一个“A↓Z”代表升序（从小到大，从A到Z），一个“Z↓A”代表降序（从大到小，从Z到A）。

现在，你想从高到低排销售额，那就果断点击那个降序按钮。

你会发现，奇迹发生了。整个表格，是整行整行地在移动！销售额最高的那一行，被整体搬到了最上面，包括它旁边的销售员姓名、日期、产品型号，都跟着一起上来了。数据还是那个完整的数据，每一行记录都保持着它原本的“家庭完整性”。

这就是Excel排序的底层逻辑：它默认你表格里的每一行都是一条不可分割的记录。当你指定一个排序基准列时，它会带着它所在的整行一起去寻找自己新的位置。

当简单排序满足不了你时：召唤“排序”大魔王

有时候，老板的要求可没那么简单。他可能说：“先把所有销售按‘大区’分个类，华北的放一起，华南的放一起。然后，在每个大区内部，再按照销售额从高到低排。”

这时候，光点那个“A-Z”图标就不够使了。你需要一个更强大的工具。

还是那个“数据”选项卡，在“A-Z”图标旁边，有一个更大的按钮，就叫“排序”。点它！

一个功能丰富的对话框会弹出来，这才是你真正的指挥中心。

1. “数据包含标题”：这个选项通常Excel会自动勾选。它非常关键！它告诉Excel，你数据的第一行，比如“姓名”、“部门”、“销售额”这些，是标题，是用来描述数据的，不参与排序。不然，你的标题行可能被排到数据中间去，那可就搞笑了。

2. 主要关键字：这是你的第一排序规则。在下拉菜单里，选择“大区”。排序依据，通常是“单元格值”。次序，选择“升序”或者“降序”（按拼音首字母）。

3. 添加条件：这才是精髓！点击左上角的“添加条件”按钮。你会看到下面多出来一行“次要关键字”。在这里，选择“销售额”。排序依据还是“单元格值”，次序选择“降序”。

你可以一直“添加条件”下去，设置第三、第四排序规则。比如，销售额也一样的情况下，再按入职日期排。这个多条件排序功能，能帮你把一锅粥一样的数据，整理得像阅兵方队一样整齐。

点击确定。整个世界都清爽了。你会看到数据先被整整齐齐地分成了几个大区，而在每个大区内部，又是严格按照销售额从高到低排列的。这才是专业的数据处理。

不走寻常路：那些让你惊呼“原来还可以这样”的排序技巧

Excel的排序，远不止按数字大小和字母顺序那么简单。

• 按颜色排序： 你可能习惯给一些特殊数据标记颜色。比如，把需要紧急处理的订单标成红色，把重点客户标成黄色。时间一长，五颜六色的，找起来眼花缭乱。 在那个“排序”对话框里，把“排序依据”从“单元格值”改成“单元格颜色”。然后，在“次序”里，你就可以选择你想置顶的颜色，比如“红色”，然后选择“在顶端”。这样，所有被标红的行，都会“嗖”地一下，集体跑到表格最上面去，一目了然。你还可以继续添加条件，把黄色、绿色的行依次排在后面。

• 自定义序列排序： 这是一个真正能体现你Excel水平的功能。 你想想，如果要按职位排序，比如“总经理”、“总监”、“经理”、“主管”、“专员”，你用升序降序怎么排？按拼音首字母排出来，那绝对不是你想要的顺序。 这时候，就需要自定义列表。 还是在“排序”对话框里，在“次序”那个下拉菜单的最后，你会看到一个“自定义列表”的选项。点进去，在“输入序列”的框里，手动把你想要的顺序打进去，比如： 总经理 总监 经理 主管 专员 （注意，每个一行，用回车隔开） 然后点击“添加”，再点击“确定”。 现在，你再回头按“职位”这一列排序，选择你刚刚创建的那个序列。你会发现，数据真的就按照你定义的这个“官职”大小，完美地排列好了。这个功能，还可以用在按“星期一、星期二...”、“春、夏、秋、冬”这种非标准顺序的排序上。

最后的忠告：排序前的“大扫除”

在你兴冲冲地准备排序之前，请务必检查两件事，否则可能会功亏一篑。

第一，合并单元格。这东西是数据处理的“万恶之源”。只要你的排序范围里存在一个合并单元格，Excel就会罢工，弹出一个无情的提示：“此操作要求合并单元格都具有相同的大小。” 解决方案只有一个：取消所有合并单元格。把它们打回原形，然后把空着的单元格填充上同样的内容。

第二，数字格式的文本。有时候，你从系统里导出的数据，看着是数字，其实是文本。最明显的特征是，它在单元格里是靠左对齐的（真数字默认靠右）。这种“假数字”在排序时会出问题，比如“100”会排在“20”的前面，因为它只认第一个字符“1”比“2”小。你需要把这一列选中，通过设置单元格格式或者分列等功能，把它们转换成真正的数字格式。

排序，看似是Excel里一个再基础不过的操作，但它就像练武的马步。马步扎不稳，后面的招式再花哨都是白搭。真正理解了排序的逻辑，避开了那些常见的坑，你才能真正驾驭你的数据，而不是被它搞得焦头烂额。