Excel怎么把表格打出来

你有没有过这样的经历？辛辛苦苦在电脑上，对着密密麻麻的Excel表格，敲击、计算、整理了一天，终于大功告成，就差“打印”这一步了。手指头带着胜利者的自信，轻轻一点“打印”按钮，然后，就等着打印机“突突突”地把你的成果吐出来。结果呢？不是表头没了，就是内容被拦腰斩断，要么就是一堆空白页横空出世，或者字小得跟蚊子似的，非得凑到屏幕前才看得清。那一刻，你是不是想把打印机，连带着Excel一起，砸个稀巴烂？别急，别急，我懂你，真的懂。

打印，这看似简单的操作，在Excel里，它简直就是一门玄学，一个充满了挑战的艺术活儿。不是我夸张，这玩意儿，真不是随手一戳就能搞定的，得有点匠心，有点耐心，更得有点……怎么说呢，有点“预览强迫症”。

第一条军规，也是最要命的一条：先看！不看就打，那是败家！

多少次，我看到那帮小年轻，手指头一伸，“打印”就点下去了，然后就听见复印机一阵嗡嗡，下一秒，“哎呀！怎么切了一半！”那心疼纸张啊，比心疼自己钱包还厉害！所以，我的第一课永远是：【打印预览】！对，就是那个小小的，看起来不起眼，却是你打印前最后一道防线的按钮。无论是老版本的“文件”菜单里找“打印预览”，还是新版本直接点击“文件”然后进入“打印”界面，那一片能让你看到打印出来大致样子的区域，就是你的“救命稻草”。别偷懒，认真瞅瞅，一页一页翻过去，看看哪儿不对劲。这是你避免浪费纸张、墨水，更是避免心肌梗塞的第一步。这玩意儿，就跟炒菜前尝尝咸淡一样，是基本功，也是良心活儿。

第二条军规：圈地盘，划重点，告诉Excel你想打啥！

Excel这老好人，默认情况下，它会一股脑儿地把所有有数据的地方都给你往纸上塞，管你用没用，管你是不是垃圾数据，它都当宝贝。所以，我们得主动出击，告诉它：“嘿，小子，我只想要这部分！” 这就是【设置打印区域】的精髓所在。

你得先用鼠标，把你要打印的表格范围，从A1单元格一直拖到你认为的终点，严严实实地框选起来。然后，别眨眼，找到“页面布局”选项卡。这里面，你会看到一个叫做“打印区域”的按钮。毫不犹豫地点击它，选择“设置打印区域”。就这么简单，你的打印范围就固定了。打印机就只认识你画的这个圈，圈外的东西，它看都不看一眼。这招简直是拯救那些“空白页强迫症”患者的灵丹妙药！我跟你说，以前那些打印出来，前面几页是正经表格，后面跟着七八页空白纸的惨案，大半都是因为没设打印区域！

第三条军规：调姿势，玩缩放，让数据乖乖躺好！

你的表格，是“瘦高个”还是“胖矮墩”？数据量大不大？这些都会影响你打印出来的效果。这时候，【纸张方向】和【缩放比例】就得派上用场了。

“页面布局”里，就在“打印区域”旁边，你会看到“纸张方向”。数据列多行少，表格特别宽的，果断选【横向】；数据行多列少，表格特别长的，【纵向】是你的不二之选。别告诉我你每次都“默认”，然后表格就切成好几段了，那样丑不丑？

然后是【缩放】。这简直是Excel打印界里的“奇迹创造”啊！不是说不行，但你得费点心思。别指望它自己就乖乖地“恰到好处”，你需要告诉它，“嘿，把我的内容给我挤在一页宽，或者一页高里！”在“页面布局”选项卡里，找到“缩放比例”，下面有个小小的箭头，点开它，进入“页面设置”对话框。在“页面”选项卡里，有一个“缩放”区域。你可以选择“调整为”多少页宽、多少页高。比如，你想让所有内容都挤在一页纸的宽度里，但高度可以无限延伸，那就把“调整为”设置成“1页宽 × 自动页高”。如果你想所有内容都缩到一页纸上，那就设成“1页宽 × 1页高”，当然，字可能会小得你得拿放大镜看。但起码，它完整了，不是吗？当然，你也可以手动调整【缩放百分比】，但那得有经验，像玩俄罗斯方块一样，一点一点试，直到预览里看着舒服为止。

第四条军规：表头别跑，页码别丢，细节决定成败！

想象一下，你打印了一份三十多页的报表，每一页都有数据，但除了第一页，其他页面都没有表头。于是，你拿着报表，不停地翻回第一页去看：“哎，这列数据到底是什么意思？”是不是很抓狂？【打印标题】就是来拯救你的！

同样在“页面布局”选项卡，找到那个小小的“打印标题”按钮。点开它，你会进入“页面设置”对话框，切换到“工作表”选项卡。这里有两个关键选项：“顶端标题行”和“左端标题列”。如果你想让每一页都重复显示你的表头（比如第一行），那就点击“顶端标题行”旁边的那个小图标，然后回到你的工作表，用鼠标选择你想要重复的行（比如$1:$1）。同理，如果你的表格特别宽，你希望每页都能看到关键的左侧列，那就设置“左端标题列”。这功能简直是懒人福音，也是专业报表的标配！

还有【页眉页脚】，那是你打印出来的文档的“名片”。不想让你的报告看起来像个无名小卒？在“页面设置”对话框里，切换到“页眉/页脚”选项卡。你可以自定义页眉、页脚，添加页码、总页数、日期、时间，甚至你的文件名、公司Logo。这玩意儿一加上去，整个文档立马就显得高大上了，不是吗？页码尤其重要，谁想拿到一叠没页码的散装文件？

第五条军规：精确控制，强迫症的福音——【分页符】！

有时候，Excel自动分页的地方总是不尽如人意。它可能把一个逻辑上应该连在一起的表格，硬生生从中间切开，搞得你哭笑不得。这时候，【插入分页符】就显得尤为重要了。

在“视图”选项卡下，有一个“分页预览”模式。点进去，你会看到你的表格被蓝色的虚线和实线分割成一页一页。那些蓝色的虚线就是Excel自动帮你分好的页。如果你觉得某个地方切得不好，你可以用鼠标拖动那些虚线，把它们移动到你想要的位置。比如，你希望某个数据区块必须在一页上显示，那就把分页符移到这个区块的上方或下方。如果你想在一个特定位置强制分页，那就选中你希望分页点下方的单元格（或者右侧单元格），然后在“页面布局”选项卡里，点击“分隔符”，选择“插入分页符”。这种精细化控制，简直是强迫症患者的福音，也让你打印出的表格更加符合你的预期。当然，如果你玩脱了，也可以选择“删除分页符”，一切重来。

第六条军规：终极奥义，也是最环保的办法——【导出PDF】！

说真的，有时候我们根本不需要真的把表格打印到实体纸上。很多时候，我们只是需要一个固定格式的，易于分享和查看的电子文档。这时候，【导出为PDF】就是你的不二选择！

Excel现在非常聪明，无论是“文件”菜单里的“另存为”，还是“打印”界面里，你都可以选择“Microsoft Print to PDF”或者直接“导出”为PDF格式。这种方法的好处简直数不胜数：它固定了排版，无论你在哪台电脑上打开，它的显示效果都一模一样，不会因为软件版本、字体缺失等问题而走样；它环保，省去了纸张和墨水；它易于分享，一个PDF文件，无论多大的表格，都包在里面。对我来说，如果不是非得签字盖章的纸质版，我几乎所有的报表都会先导出PDF，再进行分享或存档。这不仅提高了效率，也大大减少了打印出错的风险。

一些絮絮叨叨的忠告：

别指望Excel能“懂你”。它是个工具，你得告诉它你想干什么，而且得说得清清楚楚、明明白白。 打印前，先看看你的数据有没有【隐藏的行或列】，那些隐藏起来的，它可能不会打出来，但有时候，它会影响你的分页或者缩放。 还有，【单元格的格式】也会影响打印效果，比如文字溢出单元格，或者颜色设置得太浅，打印出来可能就看不清了。 别怕犯错。我第一次用Excel打印，也打印了一堆废纸。但每一次的“失败”，都是你下次成功的基石。多试，多看，多琢磨，慢慢地，你就能成为一个真正的“Excel打印大师”。

这玩意儿，就像我老家炖鱼一样，火候、调料、时间，都得拿捏得刚刚好。少一点，淡而无味；多一点，又喧宾夺主。Excel打印也是如此，这些小小的设置，每一个都像那锅炖鱼里的香料，恰到好处才能成就一道美味。别嫌烦，等你把一份复杂的报表，打印得整整齐齐，清清楚楚，完美无瑕地呈现在领导面前时，那种成就感，我跟你说，比发了工资还美！相信我，这都是经验之谈，都是我拿一张张废纸堆出来的真理。去试试吧，你会爱上那种把Excel表格“驯服”的感觉！