excel怎么预览打印

说起Excel打印预览这事儿，我跟你讲，这根本就不是个技术问题，这是个哲学问题，是办公室生存智慧的集中体现。多少英雄好汉，表格做得风生水起，函数公式玩得飞起，结果“咔嚓”一下打印出来，要么是张“犹抱琵琶半遮面”的残缺图，要么是洋洋洒洒几十页的废纸，上面就零星几个数字，那一刻，你的专业形象，连同那堆纸，一起被揉进了垃圾桶。

所以，别跟我扯什么数据分析、什么可视化图表，打印预览你玩不明白，一切都是白搭。

梦开始的地方：那个被我们忽视的快捷键

咱们先从最基本的入口说起。很多人，尤其是刚上手的小白，找打印预览能把自己急死，在菜单栏里跟无头苍蝇一样乱撞。记住，朋友，键盘上那两个神奇的按键：Ctrl + P。

按下去。

整个世界都清净了。

你的屏幕右侧，会 magically 出现一个缩小版的“未来”。那就是你那张即将诞生于打印机温暖怀抱的纸的模样。这就是打印预览。别急着点那个大大的“打印”按钮，这片区域，才是你力挽狂澜、拯救森林、避免社死的最后战场。

当然，如果你是那种执着于鼠标操作的“仪式感玩家”，也可以走文件 -> 打印这条路。效果一模一样，殊途同归。但相信我，一个熟练的Ctrl + P，在同事眼中，你的段位立刻就不一样了。

预览界面里的“大逃杀”：常见死法与自救指南

当你按下Ctrl + P，看到的预览画面，十有八九是场灾难。别慌，这是正常现象，说明Excel还保留着它那该死的“个性”。我们要做的是驯服它。

死法一：内容“腰斩”，右边半壁江山离奇失踪

这是最最最常见的惨案。你明明在屏幕上看着好好的一个大宽表，预览里却只剩左边几列，右边的数据仿佛被二维化打击，直接消失在另一个维度。

这时候，你的目光要死死盯住左侧设置区的“缩放”选项。

默认情况下，它可能是“无缩放”。这就是罪魁祸首。点开它，你会看到几个救命的选项：

• 将工作表调整为一页：简单粗暴，不管你表格多大、多长多宽，它都会硬生生给你压缩到一张A4纸里。字可能会小得跟蚂蚁一样，但起码，它是完整的。适合那种内容不多，但就是稍微宽了一点点的情况。
• 将所有列调整为一页：这才是真正的“神器”！我愿称之为“宽表救星”。它会保持你的行高基本不变，然后智能地把所有列都塞进一页的宽度里。如果你的表格有几百行，它会自动分页，但保证每一页的列都是完整的。90%的“内容腰斩”问题，靠它就能解决。
• 将所有行调整为一页：这个相对用得少些，但对付那种特别长的窄表有奇效。

另外，别忘了旁边的“方向”设置。有时候，你把纸张从“纵向”改成“横向”，整个世界就豁然开朗了。别那么死板，让纸躺下来，可能比你费劲去压缩内容要优雅得多。

死法二：多页表格的“无头悬案”

你的表格很长，打印出来有十几页。太棒了。但是，从第二页开始，谁能告诉我每一列的数据到底是个啥？标题行，那个最重要的东西，它只留在了第一页的顶端，剩下的页面全成了“无头骑士”。阅读者得拿着第一页当字典，一页一页地翻看对照，那眼神，充满了对你的怨念。

解决这个问题的关键，不在预览界面里，得暂时退出去。

回到你的工作表，找到菜单栏的页面布局。看到那个叫“打印标题”的按钮了吗？点它！

弹出的对话框里，找到“顶端标题行”这一栏。点击它右边那个带红色小箭头的图标，然后用鼠标，在你的工作表里，直接选中你想要在每一页都重复打印的标题行。可以是一行，也可以是连续的几行。选中后，回车，确定。

好了，现在再按下你的Ctrl + P。

用鼠标滚轮翻到第二页、第三页……看看发生了什么？奇迹！那该死的标题行，像个忠诚的卫士，稳稳地待在每一页的顶端。这一刻，你就是办公室最靓的仔。

死法三：逼死强迫症的“随缘”分页

Excel的分页逻辑有时候特别“玄学”。它可能会非常无情地从一个完整的模块中间，比如说一个汇总行的上方，硬生生给你切开，分到下一页去。打印出来的报表，看得人想把纸撕了。

这时候，你需要祭出另一个大杀器——分页预览。

这个功能不在Ctrl + P里，它藏在Excel主界面的右下角，状态栏上有三个小图标，最右边那个像田字格里带个分页符的，就是它。或者，你也可以从视图菜单里找到它。

一点进去，你的工作表界面会变成蓝色调。你会看到粗粗的蓝色实线和虚线。蓝色实线是Excel自动帮你划分的页面边界，蓝色虚线则是它“建议”的分页位置。

重点来了：这些蓝色的线，全都可以用鼠标直接拖动！

你可以像上帝一样，重新规划你的打印版图。想让这一行作为本页的结尾？把下面的蓝线拖上来。想把那几列单独打印在一页？拖动垂直的蓝线。这种掌控感，无与伦比。你可以在这里把页面调整得天衣无缝，再回到Ctrl + P去欣赏你的杰作。

死法四：数据“裸奔”，缺少框架感

有时候预览一看，数据是全的，分页也对，但就是感觉不对劲。光秃秃的数字和文字漂浮在白纸上，没有边界，没有区隔。这是因为，你在Excel里看到的那些灰色单元格框线，默认情况下，它不！会！被！打！印！出！来！

想让它打印出来？两个办法。

• 笨办法：回到工作表，选中你的数据区域，老老实实地给它们加上“所有框线”。
• 聪明办法：还在页面布局选项卡里，找到“网格线”这个区域，下面有个“打印”的复选框。勾上它。

现在再Ctrl + P预览一下。看到了吗？所有单元格的灰色网格线都出现在了打印预览里。这招对于草稿或者非正式的文档打印特别方便，省去了手动加边框的麻烦。

进阶操作：从“能打印”到“打得漂亮”

解决了上面那些要命的问题，我们来聊聊怎么让你的打印件更具“专业范儿”。

• 页眉和页脚：在打印预览界面的最下方，你会看到“页面设置”这个蓝色的链接。点进去，切换到“页眉/页脚”选项卡。这里面别有洞天。你可以轻松地给你的打印件加上页码（第X页，共Y页）、公司Logo、文件路径、打印日期等等。别小看这些细节，一个带了页码和标题的报告，跟一个光秃秃的报表，给人的感觉是天壤之别。

• 边距调整：还是在“页面设置”里，或者直接在预览界面右下角，有个显示边距的按钮。点击后，你的预览图上会出现几条黑色的线，代表页面的边距。你可以直接用鼠标拖动这些线，实时调整边-距大小，给你的内容多一点“呼吸空间”。

• 只打印“我想打印的”：有时候你的工作表里杂七杂八的东西很多，草稿、备注、临时数据……但你只想打印中间那一块核心区域。很简单，回到工作表，用鼠标框选你想要打印的那个区域。然后，页面布局 -> 打印区域 -> 设置打印区域。搞定。现在Excel的眼里就只有你选中的这块地方了，Ctrl + P预览一下，整个世界都干净了。想取消也容易，同样路径点“取消打印区域”即可。

说到底，Excel打印预览，它不是一个简单的“看一眼”的动作。它是一套完整的“印前质检系统”，一个让你在按下最终的“打印”按钮前，有机会反思、调整、优化，并最终呈现一份完美作品的“模拟器”。

下一次，当你准备打印一份重要的Excel表格时，请务必虔诚地、郑重地按下Ctrl + P，在那片小小的预览窗口里，花上几分钟，像一个即将上战场的将军，审视你的阵地，调整你的布局。这几分钟，绝对比你打印出错后，浪费的纸张、墨水、时间，以及老板投来的鄙夷目光，要值得多。