excel中筛选怎么用

坦白讲，每次看到同事对着一个几千行的数据表，鼠标滚轮滚到飞起，就为了找几个特定部门的销售记录，我这心里就五味杂陈。那感觉，就像看着一个人非要用牙签去挖一条隧道，又心疼又好笑。Excel里的筛选功能，简直就是上帝为了拯救我们这些“表哥”“表姐”于水火之中而发明的神器，但太多人，真的，就只是把它当成一个摆设。

咱们今天就把这事儿聊透。别跟我扯什么复杂的函数公式，就说筛选，这个你每天都能用到，但可能只用了它10%功力的东西。

一上来，先让那个“漏斗”出现

你打开一张塞满了数据的表格，是不是感觉眼睛都花了？一片黑压压的文字和数字，像蚂蚁军团，看得人头皮发麻。别慌。

第一步，也是最关键的一步，就是把筛选的开关打开。你先用鼠标点一下你数据区域里的任何一个单元格，记住，是任何一个有内容的单元格就行。然后，你有两个选择：

1. 最稳妥的办法：找到菜单栏里的“数据”选项卡，然后你会看到一个大大的、画着漏斗的图标，旁边写着“筛选”。点它。
2. 高手都这么干：直接一套组合键 Ctrl + Shift + L 。按下去，你会听到脑子里“咔哒”一声，世界清净了。

无论哪种方式，结果都是一样的：你表格的每个标题行（第一行）的右下角，都会出现一个精巧的小箭头。看到这些小箭头了吗？它们不是装饰品，它们是你接下来掌控这整个数据世界的魔法棒。从这一刻起，这张表就不是一潭死水了，它活了。

最基本的玩法：打勾，就完事儿了

这小箭头点开，最直观的就是一个列表，里面列出了这一列所有的、不重复的项目。比如你点开“部门”这一列的小箭头，下面可能就是“销售部”、“市场部”、“技术部”、“人事部”……

旁边都有个小小的复选框。默认是“全选”。你想看哪个部门，就把“全选”的勾去掉，然后只勾上你想看的那个，比如“销售部”。点一下“确定”。

奇迹发生了。

整个表格，唰的一下，那些不是“销售部”的行，全都像变魔术一样消失了。它们不是被删了，只是暂时躲起来了，让你能专心致志地看你想看的东西。你的世界瞬间就从一个嘈杂的菜市场，变成了一个安静的图书馆阅览室。

想看多个？没问题，多勾几个就是了。“销售部”和“市场部”的数据放一起看？勾上它俩。用完了，再点一下那个小箭头，选“从‘部门’中清除筛选”，所有数据就又都回来了，完好无损。

这就是最基础的筛选，但已经能解决80%的日常“找数据”问题了。别再用眼找了，求求了。

开始玩点花的：文本、数字和日期的“专属游戏”

如果你的需求只是找个名字、找个部门，那上面的打勾游戏就够了。但如果你老板的需求总是那么刁钻，比如：

• “把所有姓‘王’的销售找出来。”
• “把上个月销售额超过5万的记录都标出来。”
• “把所有产品名称里带‘豪华版’三个字的都给我。”

这时候，光打勾就不够用了。你需要解锁小箭头里隐藏的更多玩法。

点开小箭头，你会看到“文本筛选”、“数字筛选”或“日期筛选”（具体是哪个，取决于你这一列的数据是什么类型）。这才是筛选功能的精髓所在。

文本筛选：玩文字游戏的高手

当你的列是文本，比如姓名、产品名称、地址。点开“文本筛选”，你会看到一堆选项：“等于”、“不等于”、“开头是”、“结尾是”、“包含”、“不包含”……

这简直就是模糊搜索的神器。老板要所有姓“王”的？简单，选“开头是”，输入一个“王”。所有产品名称带“豪华版”的？选“包含”，输入“豪华版”。再也不用一个个去勾选了，尤其是当你有几百个不同产品名称的时候。

这里还有个秘密武器——通配符。 * 星号 * ：代表任意多个字符。比如你想找所有姓“王”，并且名字是三个字的人，比如“王小明”，但你又不想把“王明”找出来。你可以搜 王?? 。 * 问号 ? ：代表任意单个字符。比如你想找“张三”、“李四”这种姓后面跟一个字的，你可以搜 *? 。不对，应该是 ?。不，应该是搜 ??，来代表两个字的名字。

不对，我重新说。

• * 代表任意数量的字符。搜 王* 就能找出所有姓王的人，不管他叫王二还是王麻子。搜 *豪华版* 就能找出所有名字里带“豪华版”的产品，不管它前面是“至尊”还是后面是“纪念款”。
• ? 代表单个字符。你想找“王伟”也想找“王炜”，就可以搜 王?。不对，是 王?。好吧，我承认这个例子不太好。应该是你想找所有姓王，且名字是两个字的人，比如“王伟”、“王芳”，你可以搜 王?? 。

数字筛选：跟钱和业绩打交道的利器

这一列如果是销售额、数量、年龄之类的数字，那“数字筛选”就是你的主场。

“大于”、“小于”、“介于”、“前10项”、“高于平均值”……这些选项简直就是为数据分析量身定做的。

• “找出所有不及格的成绩。” —— “小于” 60。
• “找出本月销售额排名前10的员工。” —— “前10项”。
• “找出那些高于平均成本的产品。” —— “高于平均值”。

每次我用这个功能，都能想象到老板看到我秒速拿出结果时，那惊讶中带着赞许的眼神。这种感觉，太爽了。根本不需要复杂的函数，点几下鼠标，答案就在眼前。

日期筛选：跟时间赛跑的你，必须会

处理带日期的表格，比如订单日期、入职日期，手动去找特定时间段的数据，那简直是噩梦。但有了“日期筛选”，一切都变得优雅。

点开“日期筛选”，里面的选项简直太贴心了：“昨天”、“今天”、“明天”、“上周”、“本月”、“上个季度”、“今年”……甚至还有“所有在某时段的日期”。它几乎预判了你所有可能的时间查询需求。

财务要你拉上个季度的所有报销记录？点一下“上季度”，搞定。项目经理问你下周有哪些任务要到期？点一下“下周”，清单奉上。

进阶玩法：当表格开始五彩斑斓

有时候，我们会手动给一些特殊的行标上颜色。比如，紧急的标红色，待处理的标黄色。标完之后呢？难道再用眼睛一行行去看这些颜色吗？

当然不。

筛选功能还有一个隐藏很深但巨好用的功能：按颜色筛选。

你点开那个小漏斗，会看到一个“按颜色筛选”的选项。鼠标放上去，它会自动识别你表格里用过的所有单元格颜色和字体颜色。你想看所有标红的行？直接点击那个红色，瞬间，所有其他颜色的行都消失了，只剩下你标记的重点。

这招在做项目跟进、错误数据排查时，简直是神技。它让你的手动标记，有了实际的、可被机器识别的意义。

终极绝招：高级筛选，让你看起来像个真正的专家

当你的筛选条件变得异常复杂，比如： “找出 销售部 业绩 大于5万 的员工，或者 市场部 业绩 大于8万 的员工。”

注意这个“或者”。普通的自动筛选，在处理这种跨列的“或”逻辑时，会非常吃力甚至无法实现。这时候，就是“高级筛选”登场的时候了。

这东西听起来“高级”，其实就是捅破一层窗户纸。

1. 先造一个“条件区”：你在表格旁边的空白地方，手动写下你的筛选条件。要把标题行也复制过去。比如，你要找上面那个例子，你就这样写：

| 部门 | 业绩 | | :------- | :----- | | 销售部 | >50000 | | 市场部 | >80000 |

看懂了吗？写在 同一行 的条件，是“与”的关系（AND）。写在 不同行 的条件，是“或”的关系（OR）。

1. 召唤高级筛选：在“数据”选项卡里，找到“筛选”旁边的那个更复杂的图标“高级”。点开它。

2. 填空题：它会弹出一个对话框，让你填三个东西：

   • 列表区域：通常Excel会自动帮你选好，就是你整个数据表。
   • 条件区域：就去框选你刚刚手动创建的那个小小的条件表。
   • 操作：你可以选择“在原有区域显示筛选结果”，也可以选择“将筛选结果复制到其他位置”。

我强烈推荐第二个选项！“将筛选结果复制到其他位置”。这意味着，它不会在原地隐藏你的数据，而是直接帮你把符合条件的干净数据，提取出来，复制到一个新的地方。

这意味着什么？这意味着你一步到位，直接生成了一张全新的、干净的、符合你所有复杂要求的报表！这效率，简直是核弹级别的。

掌握了高级筛选，你在办公室里处理数据的段位，基本上就超过90%的人了。

说到底，Excel的筛选，远不止是打个勾那么简单。它是一个层层递进的强大工具，从最简单的查找，到复杂的逻辑判断，再到数据的提取和重组。它就在那里，安静地躺在你的Excel里，等着你去发现它的全部潜力。

别再让你的鼠标滚轮受累了。从今天起，让那个小小的漏斗，成为你驰骋在数据海洋里最得力的船桨。